Comité d'audit

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Rôle

Le comité d’audit aide le Conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités de surveillance de l’information financière, de la gestion des finances, des activités d’audit interne, de la gestion des risques, de la gestion de la sécurité de l’information, des activités d’audit externe et des procédés appliqués par l’Ordre pour s’assurer de la conformité aux lois et règlements applicables. Pour remplir son rôle, chaque membre du comité doit comprendre ses responsabilités, les activités et le fonctionnement de l’Ordre ainsi que les risques auxquels celui-ci est exposé.

Responsabilités

Le comité est permanent et possède notamment les responsabilités suivantes :

Surveillance de l’information financière

  • Analyser les plus récentes prises de position de nature professionnelle ou réglementaire et comprendre leurs répercussions sur les états financiers
  • Examiner avec la direction et les auditeurs externes la pertinence et le degré de prudence des conventions comptables, des estimations clés et des jugements posés par l’Ordre
  • Réviser et recommander les orientations budgétaires au Conseil
  • Réviser et recommander le budget annuel, y compris l’échelle des cotisations
  • Examiner la situation financière au cours de l’exercice
  • Acquérir des connaissances au sujet des secteurs qui représentent le plus de risques financiers et déterminer comment la direction parvient à les gérer
  • Évaluer au besoin la politique de placement et veiller au respect de celle-ci
  • S’assurer de la qualité et de l’intégrité des états financiers annuels et de leur conformité aux normes comptables canadiennes en fonction des informations reçues
  • Recommander au Conseil l’approbation des états financiers annuels audités

Surveillance du contrôle et de la direction, Gestion des risques

  • Approuver le plan d’action de la direction, Gestion des risques et revoir périodiquement son état d’avancement
  • S’assurer que la direction, Gestion des risques rend des comptes directement au comité
  • S’enquérir, auprès de la direction et du directeur, Gestion des risques, d’éventuelles limitations du champ d’intervention de la direction, Gestion des risques susceptibles de l’empêcher de mener à bien ses missions
  • S’assurer que la direction Gestion des risques a les ressources requises afin de réaliser son mandat
  • Revoir la performance, le degré d’indépendance et l’objectivité de la fonction d’audit interne

Surveillance des activités de contrôle et d’audit interne

  • Revoir et approuver au besoin la charte d’audit interne
  • Recevoir et étudier les rapports, constations et recommandations importantes de l’audit interne
  • Passer en revue les actions de la direction suite aux recommandations de la direction, Gestion des risques
  • Superviser l’établissement, par la direction, d’un système adéquat de contrôles et de procédures internes et vérifier l’efficacité de ces contrôles et procédures internes

Surveillance de la gestion des risques

  • Veiller à l’application de la politique de gestion intégrée des risques de l’Ordre
  • S’assurer que l’Ordre s’est doté du cadre stratégique et organisationnel de la gestion des risques adéquat
  • Recommander au Conseil l’approbation du profil de risques de l’Ordre
  • Approuver et surveiller la matrice des risques lié au profil ainsi que les analyses de risques planifiées1 suite à la préparation de ce profil
  • Faire rapport au Conseil d’administration

Surveillance de la sécurité de l’information

  • Veiller à l’application de la politique de sécurité de l’information de l’Ordre
  • S’assurer de l’adéquation de cette politique avec le système de gestion de la sécurité de l’information (SGSI) mis en place
  • Approuver les actifs informationnels critiques
  • Approuver l’identification des risques et des menaces auxquels sont exposés ces actifs informationnels ainsi que le plan d’action2 pour les gérer et veiller à sa mise en application
  • Suivre les indicateurs de performance mis en place par la direction afin de s’assurer de l’efficacité du SGSI

Surveillance des activités d’audit externe

  • Rencontrer les auditeurs externes afin de revoir le plan d’audit annuel ainsi que les résultats de l’audit, et s’assurer qu’aucune restriction ou limite ne leur a été indûment imposée
  • Informer les auditeurs externes des intérêts et préoccupations du Conseil ou du comité exécutif à l’égard de l’audit des comptes et affaires de l’Ordre
  • Recevoir chaque année un rapport des auditeurs externes confirmant leur indépendance, rapport indiquant tous les mandats effectués pour l’Ordre, et s’assurer de leur objectivité
  • Approuver, et ce, avant l’engagement de quelque somme excédentaire que ce soit, tous les services autres que les services d’audit que les auditeurs doivent rendre à l’Ordre
  • Veiller à obtenir et à analyser en temps opportun les principales conclusions ou recommandations des vérificateurs
  • Passer en revue le rapport des auditeurs externes
  • Rencontrer à huis clos les auditeurs externes afin de s’assurer que la direction n’a imposé aucune restriction et de traiter de toute question qui de l’avis de l’auditeur doit être discutée en privé
  • Évaluer annuellement le rendement des auditeurs externes, notamment en consultant la direction
  • Recevoir de la direction copie de la lettre de déclaration fournie aux auditeurs externes
  • Faire des recommandations au Conseil quant à la nomination des auditeurs externes ou le renouvellement de leur mandat annuel, la durée totale des mandats annuels ne pouvant dépasser cinq ans sans appel d’offres et de permettre à l’auditeur en poste de poser sa candidature dans le cadre de l’appel d’offres
  • Approuver la rémunération des auditeurs externes
  • S’assurer de l’efficacité de la coordination entre la direction, Gestion des risques, l’audit externe et la vice-présidence, Administration
  • Régler les désaccords entre la direction et les auditeurs externes concernant la présentation de l’information financière

Respect des lois et règlements applicables aux activités de l’Ordre

  • Surveiller les processus mis en place par la direction pour assurer la conformité aux lois et règlements qui la concernent et en évaluer l’efficacité
  • Obtenir de la direction des comptes rendus concernant les questions de conformité et passer en revue les rapports qui peuvent lui être fournis de temps à autre, soit par la direction, Gestion des risques ou de toute autre provenance, à cet effet
  • S’assurer que toutes les questions de conformité à la réglementation qui pourraient avoir une incidence sur les états financiers ont été prises en compte dans l’élaboration de ces états
  • Examiner les conclusions de tout examen mené par des organismes de réglementation

Autres responsabilités

  • Afin de reconnaître l’importance fondamentale du rôle de l’éthique, le comité doit notamment s’enquérir de l’application des règles adoptées par le Conseil et la direction de l’Ordre dans le but de formuler au besoin des recommandations quant à la pertinence et l’application des règles édictées dans les codes d’éthique et les politiques en vigueur
  • Réviser les dépenses du président et chef de la direction et du président du Conseil
  • Participer à la sélection du vice-président, Administration et du directeur, Gestion des risques
  • Évaluer annuellement le rendement du comité
  • Faire une vigie afin d’alimenter le Conseil sur des éléments pour lesquels l’Ordre devait prendre position sur la place publique
  • Remplir toute autre fonction que lui confie le Conseil

1  Pré-identifiées au plan de la section Surveillance de la direction gestion des risques.
2 Directives, lignes directrices et autres mesures d’atténuation.

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