Accès au dossier du client : obligation ou courtoisie professionnelle?

Vendredi midi, vous apprenez que vous avez un nouveau client d’audit. Voilà une excellente façon de conclure la semaine!

Après avoir terminé votre processus d’acceptation de client, vous communiquez avec le CPA précédent pour lui demander s’il y a des facteurs dont vous devez tenir compte avant d’accepter la mission d’audit. Lorsque vous lui téléphonez pour convenir de la date à laquelle vous pourrez avoir accès au dossier d’audit de l’année précédente, vous êtes surpris d’apprendre qu’il refuse de vous donner accès à son dossier d’audit de l’année précédente.

Que vous soyez dans le cas de l’ancien ou du nouveau CPA, voici ce que vous devez savoir quant à l’accès au dossier de travail d’un CPA (ex : dossier d’audit) :

• En tant que CPA, vous devez respecter le droit du client, ou de son représentant spécialement autorisé, de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet dans l’exécution du contrat et d’obtenir copie de ces documents, et ce, même si ses honoraires sont impayés;¹
• Outre ses états financiers et sa déclaration fiscale, vous devez remettre à votre client les documents qui le concernent, entre autres :
  • tous les documents originaux qu’il vous a remis (ex. : contrat de location, entente bancaire, factures, etc.); et
  • tous les documents que vous avez créés qui supportent les états financiers (ex : écritures de journal, fichiers de consolidation, supports pour les notes aux états financiers, feuilles maîtresses, détail du calcul de l’impôt reporté, etc.) ou tout autre document de cet acabit qui ne serait pas déjà énuméré plus haut.
• Les normes de certification (audit et examen) mentionnent que le CPA doit faire du travail sur les soldes d’ouverture et donnent à titre d’exemple la révision du dossier du prédécesseur comme une façon d’obtenir des éléments probants, suffisants et appropriés dans les circonstances.²
• Présentement, il n’existe aucun article spécifique dans le code de déontologie obligeant un CPA à donner accès à son dossier de travail au CPA successeur, à l’exception des documents concernant le client tel que mentionné ci-dessus. Toutefois, l’Ordre travaille présentement à la refonte du code de déontologie, et celui-ci contiendra éventuellement des dispositions plus détaillées quant aux modalités de la collaboration avec le CPA successeur.
• Rappelez-vous que le CPA est lié par le secret professionnel. Vous devez donc obtenir l’autorisation de votre client, de préférence par écrit, avant de remettre les documents qui le concernent ou de donner accès à votre dossier de travail. Des exemples de lettre d’autorisation de client et de lettre à faire signer par le CPA successeur sont disponibles dans les modèles de lettres pour les missions d’audit, d’examen et de compilation disponibles sur le portail de développement professionnel Vivo.

Alors… Obligation ou courtoisie professionnelle? Donner accès à votre dossier de travail ou à une partie de votre dossier de travail est un geste qui est non seulement empreint de courtoisie professionnelle envers votre collègue, mais qui démontre aussi que, malgré le fait que vous avez perdu un client, vous continuez d’agir dans l’intérêt de celui-ci, parce qu’effectivement, vous êtes un professionnel!

¹ Code de déontologie, articles 46 et 46.1
² NCA 510 paragraphe 6 et NCME 2400 paragraphe 55