Cessation d’exercice et fermeture d’un cabinet

Vous prenez votre retraite, effectuez une réorientation de carrière ou prévoyez démissionner de l’Ordre et devez fermer votre cabinet?

Voyez les 4 étapes à suivre afin de mettre votre dossier en règle à l’Ordre et clore vos activités en bonne et due forme comme le prévoit le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec1.

Cessation à la suite du décès d’un CPA

Si vous faites partie de la succession d’un membre décédé et que vous devez fermer son cabinet, nous vous invitons à consulter le guide à l'intention des successions et à communiquer avec l’Ordre par courriel à cessationexercice@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288.3256 [2611], ou sans frais au 1 800 363.4688.


Étape 1 – Mettre à jour vos renseignements professionnels

En premier lieu, il est important d’informer l’Ordre et le gestionnaire du régime d’assurance responsabilité professionnelle de votre nouvelle situation professionnelle.  

Votre dossier à l'Ordre

Si vous êtes toujours membre de l’Ordre et avez déjà fermé votre cabinet, connectez-vous à votre dossier afin de mettre fin à votre emploi et ajouter un nouvel emploi le cas échéant. Profitez-en pour mettre à jour vos activités professionnelles.

Vous prévoyez fermer votre cabinet prochainement? Informez l’Ordre de vos intentions par courriel à cessationexercice@cpaquebec.ca et effectuez d’abord les étapes 2 à 4 de la cessation d’exercice. 

Si vous n’êtes plus membre de l’Ordre et n’avez plus accès à votre dossier en ligne, veuillez communiquer avec l’Ordre afin de l’informer de votre nouvelle situation professionnelle.

Assurance responsabilité professionnelle

Informez le gestionnaire du régime d’assurance responsabilité professionnelle, ACPAI Assurance, de votre nouvelle situation professionnelle en mettant à jour vos coordonnées et en remplissant une nouvelle déclaration.

Assurance responsabilité professionnelle excédentaire

Avisez votre fournisseur ou gestionnaire de votre assurance responsabilité professionnelle excédentaire (ACPAI Assurance ou un autre courtier le cas échéant) que vous cessez d’offrir vos services en société, s’il y a lieu. 

Assurez-vous également d’avoir la couverture subséquente de 5 ans.


Étape 2 – Désigner un cessionnaire 

Avant même d’envisager la fermeture de votre cabinet, vous devez désigner un cessionnaire pour vos dossiers. Si tel n’est pas le cas, c’est maintenant le moment de le faire. 

Qui peut être nommé cessionnaire de vos dossiers?

Un cessionnaire est un CPA (détenant un permis de comptabilité publique dans le cas de missions d’audit et/ou d’examen) qui prend en charge les dossiers d’un membre CPA qui ferme son cabinet et qui cesse de pratiquer la profession. Compte tenu des exigences liées à ce rôle, la plupart du temps, il s’agit de membres offrant leurs services à des tiers dans les mêmes domaines que le cédant.

Il arrive qu’un CPA qui demeure membre puisse conserver lui-même ses dossiers et assumer le rôle de cessionnaire. Il doit cependant obtenir l’autorisation de l’Ordre et fournir certains renseignements à cet effet.

Si le cessionnaire choisit de démissionner ou de renoncer à son permis de comptabilité publique, le cas échéant, pendant la période de conservation des dossiers prévue au règlement, il devra alors désigner un autre cessionnaire et céder obligatoirement tous ses dossiers. 

Quel est le rôle du cessionnaire?

Le cessionnaire joue un rôle précis lors d’une cessation. Il doit notamment : 

  • Éplucher les dossiers et poser les actes urgents requis pour protéger le client le cas échéant;
  • Avoir et maintenir les connaissances à jour dans les domaines d’activités liés aux dossiers cédés afin de pouvoir répondre aux questions des clients;
  • Conserver les dossiers pendant un minimum de 5 ans tout en respectant la durée de conservation exigée par d’autres organismes (ex. : gouvernement);
  • Avoir le permis adéquat le cas échéant (de comptabilité publique pour les missions d’audit et/ou d’examen);
  • Reprendre tous les dossiers, qu’ils soient physiques et/ou électroniques;
  • Le cessionnaire n’a pas l’obligation de reprendre la clientèle du membre dont le cabinet est fermé, c’est-à-dire de poursuivre la collaboration dans le futur. Le client est libre de faire affaire avec le professionnel de son choix. Il doit cependant demeurer cessionnaire pour toute la période prévue au Règlement et ne peut transférer les dossiers à un autre CPA qui aurait repris la clientèle;
  • Le cessionnaire n’est pas non plus responsable des actes posés par l’ancien CPA dans ces dossiers en cas de poursuite;
  • Si une rémunération est demandée par la personne responsable du transfert/tri de dossiers, le tout doit être négocié directement entre les parties. Rien n’est prévu en ce sens au Règlement.
Quel est le délai de conservation des dossiers et comment les détruire le moment venu?

Selon le Règlement, le délai de conservation des dossiers est de 5 ans. Il s’agit d’un minimum. Les dossiers doivent être conservés plus longtemps, notamment si d’autres lois ou règlements l’exigent, par exemple les différents paliers de gouvernement pour les dossiers de fiscalité des particuliers qui doivent être conservés plus de 5 ans.

En tout temps, les dossiers doivent être détruits de manière confidentielle afin d’assurer la confidentialité de l’information contenue dans les documents.


Étape 3 – Remplir la déclaration relative à la cessation d’exercice

Après avoir fait les démarches nécessaires pour désigner un cessionnaire et informer l’Ordre et le gestionnaire du régime d’assurance responsabilité professionnelle de votre nouvelle situation, vous devez effectuer la déclaration relative à la cessation d’exercice auprès de l’Ordre.

Renseignements à fournir dans la déclaration
  • le nom du cessionnaire et ses coordonnées 
  • la date de cessation d'exercice et une copie de la convention de cessation signée par les deux parties
  • la liste de tous vos dossiers, actifs et inactifs, des 5 dernières années, le type de mandats réalisés, l'année où ils l'ont été ainsi que la date de fin d'exercice de chacun d'eux 
  • la confirmation du transfert physique et/ou électronique de tous vos dossiers (actifs et inactifs des 5 dernières années) au cessionnaire et la confirmation de réception de ceux-ci par le cessionnaire 
  • une copie de l'avis envoyé à vos clients afin de les aviser de la situation et du nom du cessionnaire et de ses coordonnées 
  • une confirmation écrite de vos activités professionnelles à la suite de votre cessation

Étape 4 – Céder vos dossiers physiques et/ou électroniques

Il est maintenant venu le temps de céder vos dossiers au cessionnaire.

Dossiers à céder

Vous devez remettre tous vos dossiers physiques et/ou électroniques au cessionnaire désigné. Toutefois, il est possible de conserver certains dossiers vous-même et d’assumer le rôle de cessionnaire si vous demeurez membre de l’Ordre. Consultez l’étape 2 pour en savoir plus.

Originaux à remettre aux clients

Les documents originaux des dossiers doivent être remis aux clients. 

Le cessionnaire peut accepter de conserver seulement des dossiers en version électronique. Toutefois, les conditions de transfert, dont le délai de conservation, demeurent les mêmes. Il faudra peut-être alors détruire certains dossiers par la suite, et ce, toujours de manière confidentielle.

 IMPORTANT : Le dossier du client contient les copies des documents de travail du CPA (lettre mandat, états financiers, déclarations fiscales, etc.) et les documents originaux du client du CPA (ex. : factures, chèques, T4, talons de paye, procès-verbaux (livre de minutes, etc.)).

Le dossier de travail du CPA contient toutes les copies des échanges avec le client (lettre mandat, déclaration de la direction, courriels), les feuilles de travail, la copie signée par le client des documents résultant de son travail (états financiers, déclarations fiscales, etc.). Cette partie du dossier appartient exclusivement au CPA et il a l’obligation de la conserver. Les dossiers de travail du CPA ne peuvent être remis au client.



Des questions?

N’hésitez pas à faire appel à notre équipe pour vous accompagner dans les différentes étapes de la fermeture de votre cabinet en communiquant avec nous par courriel à cessationexercice@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288.3256 [2611], ou sans frais au 1 800 363.4688.

NOTES

  1. Le Règlement ne s’applique pas lorsque la société dans laquelle vous exercez ou exerciez continue d'être exploitée par d’autres associés ou actionnaire CPA toujours en pratique. Il y a cependant lieu d’aviser l’Ordre de tout changement dans la structure de celle-ci et de s’assurer notamment que les règles de dénomination sociale et de logo sont toujours respectées.

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