Imaginez qu'un sinistre survienne dans vos locaux - Par Desjardins

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Est-ce que la destruction des documents et des archives compromettrait les activités ou pire, l'existence, de l'entreprise?

La protection des documents de valeur concerne toutes les entreprises : contrats, factures, comptes clients, bases de données, archives, manuscrits, documents historiques, plans d'architecture, etc. Tout doit être protégé contre les risques de destruction.

Certaines mesures peuvent être appliquées pour réduire le risque de perdre des documents de valeur ou des archives. Quant à leurs délais de conservation, ceux-ci varieront en fonction de leur nature (p. ex. : juridique, fiscale, sociale, etc.).

Coffre-fort, chambre forte ou voûte

  • Il est important de conserver ces documents dans un endroit qui est résistant au feu et au cambriolage, comme un coffre-fort, une chambre forte ou une voûte. Pour les études notariales, le coffre-fort ou la chambre forte doit être à l'épreuve de l'humidité et du feu pour un minimum d'une heure, à une température de 927 degrés Celsius.
  • Après chaque usage, tout document devrait être rangé dans un coffre-fort ou une chambre forte le plus rapidement possible.
  • Enfin, il ne faut pas oublier que ces documents peuvent aussi être endommagés par l'eau provenant des systèmes de gicleurs automatiques. À cet égard, un système d'extincteurs à base chimique est préférable.

Numérisation

  • En plus de libérer de l'espace dans les locaux de l'entreprise et de réduire les coûts d'archivage, la numérisation permet d'accéder rapidement aux documents, même à distance. Elle permet aussi d'éviter les manipulations de papier qui peuvent mener, à la longue, à une détérioration du document.
  • Tous les documents peuvent être numérisés, mais dans certains cas, l'original ne doit pas être détruit. Celui-ci doit être conservé dans un endroit sécuritaire, au même titre que les autres documents numérisés.
  • Par ailleurs, lorsque la numérisation est utilisée dans le but de se départir des copies papier, le transfert d'un support à un autre doit, entre autres, respecter certaines conditions établies par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information et par le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires.
  • L'entreprise peut effectuer elle-même la numérisation de ses documents ou faire appel à un sous-traitant spécialisé dans ce domaine. Que vous reteniez les services d'un employé à l'interne ou ceux d'un sous-traitant, il est d'usage de faire signer une entente de confidentialité afin de protéger les données sensibles qui seront numérisées.

Sauvegarde et archivage

Il convient d'abord de faire une distinction entre les deux modes :

  • La sauvegarde permet de dupliquer des documents numérisés et ceux-ci peuvent être modifiés ou remplacés. Elle est généralement utilisée pour des besoins à court terme.
  • L'archivage permet de conserver des documents numériques sur une longue période de temps que ce soit pour des raisons légales, historiques ou informatives. La durée de l'archivage varie en fonction de la valeur des documents numérisés.

Avec les systèmes informatiques d'aujourd'hui, il est facile de copier les comptes clients quotidiens et de transférer les données à un deuxième ordinateur situé dans un autre emplacement.

Des copies électroniques des documents et des factures devraient être effectuées quotidiennement. Certaines conditions doivent être respectées pour conserver des documents sur support informatique, entre autres :

  • Protéger l'accès aux données avec un mot de passe et suivre les bonnes pratiques dans la création de celui-ci.
  • Maintenir un registre des personnes ayant accès aux documents ou y apportant des modifications. Enfin, il est tout aussi important de conserver ces données informatiques dans le coffre-fort ou la chambre forte de votre entreprise.

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