Le registre des déplacements : pour qui et pourquoi?

Que vous soyez employé, employeur, actionnaire ou travailleur autonome, les raisons de tenir un registre des déplacements sont nombreuses.

Par ailleurs, pour les employés qui bénéficient d’une automobile fournie par leur employeur, la tenue d’un tel registre constitue une obligation dont le non-respect est passible de pénalités au Québec.

Automobile mise à la disposition d’un employé

Lorsqu’un employeur met une automobile à la disposition de l’un de ses employés¹, il doit généralement calculer 2 avantages imposables et les inclure dans le revenu de l’employé² :

• un avantage pour droit d’usage, déterminé en fonction de la période où l’automobile est mise à la disposition de l’employé à des fins personnelles, peu importe qu’elle soit utilisée ou non à de telles fins; et
• un avantage pour frais de fonctionnement, déterminé en fonction de l’usage que l’employé fait du véhicule à des fins personnelles³.

Obligations de retenues et de remises

L’employeur est également tenu d’effectuer des retenues au titre de l’impôt sur le revenu et du Régime de pension du Canada (RPC)/Régime de rentes du Québec (RRQ) à l’égard de montant de tels avantages imposables⁴. L’employeur est aussi généralement tenu de remettre la TPS/TVH et la TVQ à l’égard de ces avantages imposables.

Renseignements à recueillir

Afin de pouvoir respecter ses obligations en matière de déclarations et de remises, l’employeur doit amasser une foule de renseignements bien précis, incluant :

• le coût d’origine ou les frais de location de chaque véhicule fourni à un employé;
• les frais de fonctionnement engagés à l’égard de chaque véhicule fourni à chaque employé visé⁵;
• un registre des montants qui lui sont remboursés par l’employé à l’égard de son usage et des frais de fonctionnement reliés au véhicule mis à sa disposition;
• le nombre total de kilomètres parcourus avec l’automobile par l’employé ainsi que le nombre de kilomètres parcourus par ce dernier en relation avec son emploi.

Tenue d’un registre obligatoire pour l’employé

Depuis 2005 au Québec, tout employé qui bénéficie d’une automobile fournie par son employeur a l’obligation de tenir un registre de ses déplacements effectués avec le véhicule.

Si l’employé utilise uniquement l’automobile à des fins personnelles, il lui est possible d’inscrire au registre seulement le nombre de jour pendant lesquelles le véhicule a été mis à sa disposition ainsi que le kilométrage indiqué à l’odomètre au début et à la fin de l’année (ou de la période au cours de laquelle l’automobile a été mise à sa disposition).

Ce registre doit être remis à l’employeur au plus tard le 10 janvier de l’année suivante si l’automobile est à la disposition de l’employé à la fin de l’année ou dans les 10 jours suivant la fin de la période au cours de laquelle l’automobile a été à sa disposition. L’employé qui ne respecte pas cette exigence est passible d’une pénalité de 200 $.

Autres situations exigeant la tenue d’un registre

Outre les automobiles fournies à un employé par son employeur, les situations où un véhicule est utilisé en partie à des fins commerciales et en partie à d’autres fins sont nombreuses. On peut notamment penser :

• à l’actionnaire-dirigeant, ou une personne qui lui est liée, qui utilise le véhicule qui appartient à la société à des fins personnelles;
• au travailleur autonome qui utilise son véhicule à des fins d’affaires et à des fins personnelles⁶;
• à l’employé qui utilise son véhicule personnel aux fins de son emploi et qui réclame une compensation à cet égard à son employeur ou qui déduit des dépenses d’automobile dans le calcul de son revenu imposable, selon le cas;
• au propriétaire d’immeubles locatifs qui utilise son véhicule afin d’accomplir certaines tâches dans le but de gagner un revenu de location.

De façon générale, les lois fiscales n’imposent aucune obligation précise quant à la tenue d’un registre des déplacements dans ces circonstances. Les autorités fiscales exigent toutefois que tout contribuable conserve des registres permettant de déterminer de façon objective ses impôts et taxes à payer. De plus, les tribunaux ont à maintes reprises confirmé que la tenue d’un registre des déplacements adéquat était un élément essentiel afin d’éviter la contestation par les autorités fiscales des dépenses d’automobile ou des montants d’avantages imposables déclarés relativement à l’utilisation personnelle d’une automobile.

Ainsi, bien qu’il n’existe aucune obligation légale de tenir un registre des déplacements, le contribuable demeure responsable de fournir des preuves suffisantes afin de démontrer l’exactitude de ses demandes relatives à l’usage commercial qui est fait d’un véhicule.

Le registre des déplacements détaillé

La meilleure façon de démontrer l’utilisation qui est faite d’un véhicule est de conserver un registre détaillé de tous les déplacements effectués pendant toute l’année, en précisant pour chaque déplacement effectué pour affaires :

• la date;
• la destination (nom et adresse du client);
• la raison du déplacement; et 
• la distance parcourue.

Cette information devrait être consignée séparément pour chaque véhicule utilisé à des fins commerciales et personnelles, en prenant soin de noter le kilométrage indiqué au compteur au début et à la fin de l’exercice. Un registre devrait également être tenu afin de compiler les frais de fonctionnement de chacun des véhicules visés.

Finalement, il existe sur le marché certains outils, comme le système Odotrack, qui permet de recueillir les renseignements requis sans effort. Cet outil permet d’enregistrer le kilométrage effectué pour affaires en captant vos déplacements au moyen d’un système de GPS et en transmettant ensuite les données vers un système central par l’entremise d’un réseau cellulaire.

Jean-François Thuot, CPA,CGA
Associé, Fiscalité
Raymond Chabot Grant Thornton

Membre du groupe technique sur la fiscalité et les taxes à la consommation de l’Ordre des CPA du Québec 

Notes
¹ Ou d’une personne qui lui est liée.
² Généralement, la valeur de l’avantage doit être estimée en cours d’année et calculée avec précision, avec les ajustements nécessaires, en fin d’année, une fois les informations réelles disponibles.
³ Avantage réduit de tout remboursement effectué par l’employé à l’employeur à l’égard de tels frais, à l’intérieur des délais prescrits.
⁴ Aucune retenue au titre de l’assurance-emploi et du régime québécois d’assurance parentale n’a à être effectuée à l’égard d’un tel avantage imposable.
⁵ Essence, frais d’entretien et de réparation, frais d’immatriculation, primes assurances, etc.
⁶ L’utilisation d’un registre simplifié est dans certains cas possible.