Optimisez votre gestion documentaire électronique

ACTIVITÉ OFFERTE EN PARTENARIAT

  • Partenaire : Formations Qualitemps
  • Inscription/annulation : Suivez la procédure habituelle de l’Ordre des CPA.
  • Confirmation d’inscription finale envoyée par : Formations Qualitemps
  • Prix : Veuillez consulter la grille tarifaire ci-dessous. Les prix sont sujets à changement sans préavis.
  • Lieu de formation  : Vérifiez votre confirmation d’inscription. 
  • Repas : Le repas du midi n’est pas compris.

La prolifération des documents, tant électroniques que sur papier, est le lot des dernières décennies. Or, ce phénomène a eu des conséquences désastreuses pour les individus et pour les entreprises.

Notre approche est basée sur la méthode 5S. À ce titre, elle permet d’orienter la gestion documentaire vers les processus internes en les uniformisant et en les optimisant. La démarche permet aussi l’amélioration des lieux de travail, toujours selon les mêmes objectifs.

Objectifs du cours

  • Appliquer les principes 5S dans un contexte de bureau
  • Amélioration de l’efficacité des espaces de travail
  • Pouvoir concevoir un plan de classification conforme aux processus de l’organisation
  • Élaborer des méthodes de gestion documentaire efficaces
  • Mettre sur pied une méthode commune et reconnue pour la gestion des documents électroniques, des courriels et des documents papier.
  • Doter les individus ou les équipes de bonnes pratiques de gestion documentaire
  • Retrouver rapidement ses dossiers informatiques, courriels ou papiers
  • Uniformiser la façon de classer les documents, de gérer les versions et de les conserver
  • Mettre en valeur les documents corporatifs
  • Mieux intégrer les nouveaux employés
  • Pouvoir élaborer une stratégie d’implantation
  • Meilleure collaboration entre les employés
  • Améliorer de façon substantielle l’efficacité des individus et des équipes

Contenu détaillé du cours

Que sont les 5S?

  • Principe de base et gains potentiels du 5S
  • Le 5S appliqué au bureau
  • Les conditions de succès du 5S
  • La phase préparatoire
  • S’interroger sur ses besoins
  • Déterminer la portée des améliorations
  • Établir des balises (coûts, durée, etc.)
  • Identifier les possibilités d’amélioration
  • Exemple de grille d’analyse
  • Tableau d’analyse des zones de travail
  • Exemple de tableau d’analyse
  • Préparer un dossier pour la direction
  • Impliquer le personnel et la direction
  • La démarche 5S, étape par étape
  • La gestion documentaire
  • La démarche 5S appliquée à la gestion documentaire
  • L’importance de l’information dans une entreprise
  • L’avancement des technologies et la gestion documentaire
  • Les besoins les plus courants
  • Quelques notions générales en gestion documentaire
  • Les 5 grands critères d’un système de gestion documentaire performant
  • Les différentes caractéristiques d’un document
  • Comment concevoir un plan de classification efficace
  • Les différences à considérer pour la classification électronique
  • Une méthode de classification qui respecte les mécanismes du cerveau
  • Un plan de classification orienté sur les processus internes
  • Modèles de plan de classification pour faciliter la réflexion
  • Comment nommer un document
  • Comment gérer les versions
  • L’importance d’inclure la gestion des courriels à la démarche
  • Gestion et classement avancés des courriels
  • Comment élaborer un calendrier de conservation électronique ou papier
  • L’importance d’élaborer un protocole et des instructions de travail pour la gestion des documents dans les entreprises
  • Comment élaborer un protocole et des instructions de travail
  • Comment implanter les changements et les maintenir

Approche pédagogique

  • Énoncés théoriques et interactifs
  • Exercices à partir d’exemples de cas
  • Exercices pratiques
  • Plan d’action précis en fonction de chaque participant et élaboré tout au long du cours.

Matériel de cours

  • Un manuel de référence complet et détaillé sur les 5S bureau servant aussi de guide d’implantation
  • Un manuel de référence complet et détaillé sur la gestion documentaire servant aussi de guide d’implantation.
  • Des modèles de plan de classification
  • Des exemples de protocoles et de politiques internes de gestion documentaire

Clientèle cible

Adjointes administratives, techniciens, personnel de bureau, gestionnaires, administrateurs, chefs d’équipes et toutes les personnes qui exécuteront, qui initieront ou qui superviseront la démarche d’amélioration.

Description complète


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