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Coordonnateur administratif, Événements

Identification du poste

Titre 
Coordonnateur administratif, Événements
Type de poste
Syndiqué, Classe 4
Statut
Permanent
Horaire du poste
35 heures/semaine (en télétravail pour le moment)
Vice-présidence
Rayonnement de la profession
Titre du supérieur immédiat
Directeur adjoint, Événements
Date d'affichage
26 janvier 2021

Rôle dans l'organisation

Le titulaire du poste est responsable de coordonner le processus relatif à l’envoi des permis, les communications liées aux événements de même que la gestion des inscriptions et la production du matériel. Il participe également au processus opérationnel et à logistique des événements de l’organisation.

Principales responsabilités/activités

  • Coordonne les processus relatifs à la production des listes des nouveaux membres, et à la gestion, la conservation et la distribution des permis, le montage des coffrets de bienvenue et la production des certificats et des trophées reliés à tout événement statutaire de l’Ordre et des regroupements;
  • Assure la coordination, l’intégration de contenus et la diffusion des communications électroniques sous sa responsabilité. Collabore au développement des gabarits, effectue le montage et la validation des envois, les tests d’assurance-qualité, le processus d’approbation et la surveillance des données afférentes;
  • Voit à l’activation des plans de communications liés aux événements. En ce sens, coordonne la traduction, effectue la relecture d’épreuve, voit à la mise en ligne ainsi qu’à leur diffusion;
  • Gère les inscriptions des événements de l’Ordre, effectue les suivis auprès des membres, supervise l’accueil et collabore à la résolution des problèmes logistiques;
  • Effectue le montage des différents formulaires (inscription, sondage, etc.), les tests d’assurance-qualité et l’intégration dans les différentes plateformes de communication. Révise de façon ponctuelle l’efficacité des outils disponibles et émet des recommandations;
  • Participe à la préparation des analyses post-mortem de chaque activité en effectuant des sondages de satisfaction ainsi que la conciliation des données statistiques, et effectue le suivi de la facturation des inscriptions auprès de l’équipe des finances;
  • Fournit un soutien logistique et administratif aux activités de son secteur, en ce sens tient à jour le calendrier des événements, coordonne l’impression du matériel et les envois avec l’équipe de l’entrepôt, et assure le maintien de l’inventaire pour les événements; 
  • Met à jour les bases de données et tableaux de bord inhérents aux événements. Voit au maintien du registre électronique des archives événementielles;
  • S’assure de la conformité des renseignements demandés et transmis aux fournisseurs et aux bénévoles, de l’intégrité des listes de diffusion et de l’obtention des consentements préalables.

Qualifications requises

Formation et expérience

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, bureautique, intervention en loisir ou autre domaine connexe
  • 2 à 4 ans d’expérience dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires

Communications orales et écrites

  • Excellente connaissance du français
  • Très bonne connaissance de l'anglais

Connaissances des outils

  • Excel + + 
  • Logiciels d’éditique et de diffusion + + +
  • Powerpoint + + 
  • Word + +

Champs d'expertise

  • Expérience clients + + 
  • Gestion de projets + + 

Compétences professionnelles

  • Agilité et innovation
  • Collaboration
  • Prise de décision
  • Qualité du travail
  • Sens de l'organisation

Les personnes intéressées peuvent faire parvenir leur curriculum vitae par courriel à rh@cpaquebec.ca. Seuls les candidats retenus seront contactés.


Veuillez prendre note que l'Ordre des CPA conserve tous les curriculum vitae qu'il reçoit pour une période d'un an à compter de la fin de l'appel à candidatures. Ces curriculum vitae sont versés dans une banque de candidatures pour d'éventuelles offres d'emploi au sein de l'Ordre. Si vous ne souhaitez pas que nous conservions votre curriculum vitae dans notre banque de candidatures, veuillez nous en faire part dans votre message. 

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