Suivi post-inspection et résultats

L’inspection de votre cabinet est maintenant terminée. Voici les étapes subséquentes qui concluront la démarche. 

Étape 1 – Rapport d’inspection et facturation

Passeport Multi Usagers Dans un délai de 60 jours après l’inspection

Rédaction et révision du rapport
Le rapport rédigé par l’inspecteur est révisé par la direction de l’inspection. Durant cette étape, il est possible que l’inspecteur communique avec le répondant du cabinet si des éclaircissements sont nécessaires.
Transmission du rapport final et de la facture

Un courriel de notification sera envoyé à l’adresse du répondant indiquant qu’une communication a été déposée au dossier employeur, et ce, dans les 60 jours suivant la date de la fin de l’inspection. Les documents suivants y seront déposés :

  1. La lettre de transmission indiquant notamment :
    • la date de la réunion du comité à laquelle le dossier sera présenté pour évaluation;
    • une invitation à commenter les éléments constatés au rapport, en remplissant un plan d’action (voir étape 2); 
    • une invitation à nous soumettre vos commentaires en répondant à un court sondage afin de nous permettre d’améliorer le processus d’inspection.

  2. Le rapport d’éléments constatés et le rapport de suggestions, s’il y a lieu. 

    Notez que ces rapports sont la propriété exclusive du comité d’inspection professionnelle et qu’ils sont confidentiels et ne peuvent être reproduits ni transmis, en tout ou en partie, qu’au personnel de l’établissement inspecté.

  3. La facture d’inspection.

    La facture pour l’inspection est préparée en fonction des tarifs approuvés par le Conseil d’administration.

    Tout paiement de frais liés à l’inspection professionnelle doit être effectué par chèque (payable à l’Ordre des CPA du Québec) ou par carte de crédit (Visa ou MasterCard) en communiquant avec nous par téléphone au 514 288-3256, poste 2610 ou sans frais au 1 800 363-4688. 

Étape 2 – Préparation et traitement du plan d’action

Passeport Multi Usagers Après la réception du rapport d’inspection

À cette étape du processus, le plan d’action est facultatif mais recommandé.

Un modèle de plan d'action est disponible pour aider les cabinets à structurer leurs réponses aux éléments constatés. 

Si le cabinet n'est pas en accord avec les éléments constatés du rapport, des explications et des pièces justificatives peuvent être soumises avec le plan d'action. Afin que vos remarques soient prises en considération par le comité, il est préférable de transmettre le plan d’action au moins une semaine avant la date de réunion du comité.

Tous les plans d’action sont relus par la direction de l’inspection et un suivi est effectué avec le cabinet si jugé nécessaire.

Étape 3 – Évaluation des dossiers par le comité

Passeport Multi Usagers Lors de la réunion du comité (le comité se réunit environ six fois par année)

C’est le comité qui décide du résultat de l’inspection et des conséquences s’il y a lieu.

Résultats et conséquences possibles

L’inspection est terminée et ne nécessite aucune autre action de la part du cabinet 
Un cabinet est considéré avoir pleinement satisfait aux exigences de l’inspection professionnelle lorsque les éléments constatés n’ont pas ou ne pourraient pas avoir une incidence importante sur les états financiers. Dans ce cas, aucun plan d’action ou autre mesure de suivi n’est nécessaire. Le cabinet poursuivra son cycle d’inspection régulier à moins que des changements importants ne surviennent dans son organisation ou dans son portefeuille de clients.
Le cabinet doit prendre des mesures déterminées pour satisfaire aux exigences du programme d’inspection professionnelle pour le cycle en cours
Généralement, le cabinet devra alors soumettre un plan d’action ainsi que le calendrier projeté pour la mise en œuvre des actions afin de corriger les éléments constatés au rapport d’inspection professionnelle. Le comité peut décider de faire un suivi plus rigoureux à l’égard de certaines composantes des plans d’action, répondant à des problèmes particuliers soulevés lors de l’inspection. Les mesures prises par le cabinet peuvent ainsi faire l’objet d’un suivi post-inspection, ce qui occasionnera des frais additionnels pour le cabinet. Les associés du cabinet peuvent aussi devoir s’engager à suivre un ou des cours de perfectionnement.
Le cabinet n’a pas satisfait aux exigences du programme d’inspection professionnelle

Un cabinet est considéré n’avoir pas satisfait aux exigences lorsque des lacunes importantes sont constatées dans la comptabilisation de certaines transactions ou encore que des procédures clés n’ont pas été effectuées. De telles situations nécessiteront une ou plusieurs mesures parmi les suivantes :

  • Plan d’action avec validation de la mise en œuvre
  • Stage de perfectionnement consistant en un contrôle qualité des dossiers par un superviseur nommé par l’Ordre avant ou après l’émission des rapports 
  • Cours de perfectionnement
  • Réinspection partielle ou complète

Étape 4 – Communication officielle du résultat d’inspection

Passeport Multi Usagers Dans les jours suivant la réunion du comité

Dans les jours suivant la tenue de la réunion du comité, une lettre décrivant le résultat d’inspection ainsi que les conséquences sera déposée au dossier employeur. Un courriel de notification sera envoyé à l’adresse du répondant indiquant qu’une communication a été déposée.

Les résultats des cabinets pour lesquels aucun stage de perfectionnement n’est recommandé ne sont pas présentés au comité exécutif. 

Contestation du résultat et des conséquences 
Les membres pour lesquels un stage de perfectionnement avec ou sans limitation du droit d'exercice sera recommandé par le comité d’inspection au comité exécutif, peuvent, selon les modalités énoncées dans la lettre, demander par écrit à être entendus par le comité d’inspection, en mentionnant les raisons pour lesquelles ils demandent à être entendus. La demande doit être transmise, par courrier recommandé, au secrétariat de l'Ordre. Une audition est alors fixée auprès des membres du comité d’inspection professionnelle lors de la réunion précédent celle du comité exécutif au cours de laquelle le stage de perfectionnement sera approuvé, s’il y a lieu.
Stage de perfectionnement recommandé 

Les membres pour lesquels un stage de perfectionnement avec ou sans limitation du droit d'exercice est recommandé par le comité d’inspection au comité exécutif recevront une lettre supplémentaire après la tenue de la réunion du comité exécutif qui est habituellement la semaine suivant la réunion du comité d’inspection. 

Cette communication est déposée au dossier employeur et comprend le nom du surveillant attribué, le type de stage, la date de début du stage et les actions à prendre.

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