Protection des renseignements personnels

À qui s'applique la Ligne directrice?
Quand recueillons-nous vos renseignements personnels?
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
Comment obtenons-nous votre consentement?
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Comment conservons-nous vos renseignements personnels?
Comment pouvez-vous consulter et corriger vos renseignements personnels?
Comment est mise à jour la Ligne directrice?
Comment communiquer avec nous?

contexte

L’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (ci-après « l’Ordre ») est soucieux de la protection de la vie privée et s’engage à prendre des mesures raisonnables afin d’assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’il recueille, via son site Web ou tout autre moyen technologique, et qu’il utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités.

La ligne directrice sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Ligne directrice ») a pour but de vous aider à comprendre les pratiques de l’Ordre en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels. Elle vous informe également sur vos droits concernant vos données personnelles.

Portée

La Ligne directrice s’applique à tous les membres et candidates et candidats à l’exercice de la profession (ci-après « candidates » et « candidats ») de l’Ordre, clientes et clients, bénévoles (ex. : membres de comité et groupes de travail, regroupements régionaux), donatrices et donateurs, internautes ou toutes autres personnes faisant appel aux services de l’Ordre.

En fournissant à l’Ordre des renseignements personnels (entre autres par l’intermédiaire de son site Web, de votre dossier sécurisé, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la Ligne directrice.

La Ligne directrice ne s’applique toutefois pas aux sites Web ou applications exploités par des tiers. L’Ordre n’est donc pas responsable de leurs politiques, de leurs procédures ou de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Comme la décision vous revient d’accéder à un autre site Web, il est de votre responsabilité de lire les politiques applicables à ces autres sites avant de procéder ou de fournir de l’information personnelle.

Lois applicables

Le Code des professions (RLRQ, c. C-26)¹ prévoit que l’Ordre est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) lorsque le renseignement personnel est détenu dans le cadre de son contrôle de l’exercice de la profession et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses autres fonctions et activités.

Collecte de renseignements

Processus de collecte

L'Ordre recueille vos renseignements personnels de plusieurs façons, notamment lorsque vous :

• utilisez cpaquebec.ca, equivalence.cpaquebec.ca, vivo.cpaquebec.ca, formation.cpaquebec.ca, emploicpa.cpaquebec.ca, dictionnaire.cpaquebec.ca et 20minutescpa.ca (collectivement son « site Web »);
• remplissez nos formulaires;
• communiquez avec lui en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel;
• publiez du contenu sur ses médias sociaux;
• procédez à votre inscription à l’une de ses formations ou activités;
• effectuez un don à la Fondation des CPA du Québec.

L’Ordre peut également recueillir certains renseignements personnels lorsqu’il procède à un sondage, en s’assurant d’utiliser les résultats seulement pour les fins déterminées et de façon dépersonnalisée, et certains renseignements personnels concernant votre navigation sur son site Web, votre navigateur Web et sur vos habitudes de navigation sur Internet. Dans la mesure où cela serait fait à l’aide d’outils technologiques, tels que des témoins de connexion, afin d’effectuer du profilage, de vous localiser et/ou de vous identifier, cette collecte sera effectuée dans la seule mesure où vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins de connexion que l’Ordre utilise, veuillez consulter la Ligne directrice sur les témoins de connexion, laquelle doit être lue conjointement avec la présente ligne directrice.

Renseignements recueillis

L’Ordre ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées. L’information recueillie varie selon le moyen de communication utilisé et selon que vous êtes candidate ou candidat, membre, cliente ou client ou autre. 

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance sociale, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, sexe, langue et numéro de cliente ou client. Dans le cas des membres, des candidates et des candidats, ces renseignements peuvent aussi inclure le numéro d’identification, le statut auprès de l’Ordre, le dossier académique relatif au parcours CPA ou autre, certains renseignements médicaux, le curriculum vitae, l’information relative à l’assurance responsabilité professionnelle ainsi que les résultats d’examens et les diplômes. Dans le cas des membres qui exercent en cabinet, que ce soit à titre de propriétaire unique ou en société, à titre d’associée ou associé ou encore d’actionnaire, les renseignements personnels peuvent notamment inclure le nom des personnes associées, des actionnaires et les résultats d’inspections.

Caractère public

Le Code des professions² prévoit que certains renseignements personnels d’une candidate, d’un candidat ou d’une ou un membre de l’Ordre sont publics. 

En ce qui a trait à une ou un membre, cela inclut son nom, son sexe, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone professionnel, son statut auprès de l’Ordre, la date de son inscription au tableau de l’Ordre, le fait qu’elle ou il détient une assurance responsabilité, les permis et autorisations spéciales qui lui ont été délivrés, ses antécédents disciplinaires et les restrictions à sa pratique. 

En ce qui a trait à une candidate ou un candidat en stage, cela inclut son nom, son sexe, les renseignements sur le lieu où elle ou il exerce ses activités professionnelles, les activités professionnelles qu’elle ou il est autorisé à exercer, la date où elle ou il a commencé et celle où elle ou il a cessé l’exercice de ses activités professionnelles et, le cas échéant, les sanctions que lui a imposées le Conseil d’administration³.

Ces renseignements sont accessibles sur le site Web de l’Ordre ou en communiquant avec lui, et il se doit de les fournir. Dans des cas exceptionnels, il est possible d’être dispensé de la divulgation de certains renseignements personnels lorsque l’Ordre est d’avis qu’il existe des motifs légitimes de croire que la sécurité d’un individu pourrait être compromise. Si vous désirez demander une dispense de l’obligation de divulguer certains renseignements personnels, vous pouvez le faire aux adresses suivantes :

• Membres : tableauCPA@cpaquebec.ca
• Candidates et candidats : candidatCPA@cpaquebec.ca

Utilisation des renseignements

L’Ordre prend des mesures pour qu’uniquement les membres du personnel et les bénévoles ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès. L’ensemble du personnel de l’Ordre et des bénévoles est assujetti à un code d’éthique qui requiert de protéger l’information confidentielle que l’Ordre détient et un engagement est signé à cet effet.

L’Ordre utilise et communique vos renseignements personnels principalement :

• pour confirmer votre identité, répondre à des demandes d’information, effectuer des paiements ou des inscriptions (cotisations, formations, événements, dons, etc.) et maintenir à jour le tableau de l’Ordre;
• pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités de son site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisatrices et utilisateurs de son site Web;
• sous réserve de votre consentement à l’activation des technologies sous-jacentes, pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisatrices et utilisateurs de son site Web, créer de nouveaux produits et services et concevoir de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités;
• pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable;
• sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, pour vous présenter des occasions de carrière, de développement, ou d’implication bénévole;
• pour vous demander de faire toute autre déclaration nécessaire pour le contrôle de l’exercice de la profession et protéger autrement le public;
• à toute autre fin permise ou requise par la loi.

Consentement

En visitant le site Web de l’Ordre, en communiquant avec lui, en lui fournissant des renseignements personnels (par courriel, à travers ses médias sociaux, en personne ou par téléphone) ou en acceptant de recevoir des courriels de sa part, vous consentez aux principes de la Ligne directrice. Toutefois, l’Ordre vous demandera un consentement explicite pour utiliser et communiquer vos renseignements personnels si ceux-ci s’avèrent sensibles, dans la mesure où cela est requis en vertu de la loi applicable.

Si vous désirez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec l’Ordre en tout temps aux coordonnées indiquées à la section Joindre l'Ordre de la Ligne directrice. Le retrait de votre consentement peut avoir des effets négatifs sur l’habileté de l’Ordre à vous offrir certains produits et services. De plus, même en cas du retrait d’un tel consentement, en vertu de la loi, l’Ordre peut avoir le droit ou l’obligation de maintenir la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de certains renseignements personnels.

Communication des renseignements

L’Ordre peut communiquer les renseignements personnels de ses membres, candidates et candidats aux autorités qui ont le droit de les exiger, ainsi qu’à CPA Canada et aux autres associations régionales, provinciales et internationales de CPA. Cette communication est faite afin de permettre à ces organismes d’émettre des permis et autorisations spéciales, de faciliter la mobilité des membres et des candidates et candidats, de gérer les programmes et de communiquer des informations exigées par la loi. Ces organismes peuvent aussi utiliser vos renseignements personnels pour vous contacter afin de vous offrir de l’information relative à des programmes de développement, à des fins de sondage, de statistiques ou de relations publiques.

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, l’Ordre peut communiquer vos renseignements personnels :

• à la Fondation des CPA du Québec afin que cette dernière puisse vous transmettre des communications ciblées portant sur la sollicitation de dons, la promotion des programmes de bourses, des reçus fiscaux et sur d’autres projets ou événements;
• à ses partenaires afin qu’ils puissent vous présenter des produits et services.

Lorsque l’Ordre communique vos renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent à titre de mandataires, il prend des mesures raisonnables pour que les règles énoncées dans la Ligne directrice soient respectées, et ces tiers lui fournissent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Conservation des renseignements

L’Ordre conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la Ligne directrice selon la nature et l’objet de la conservation, notamment pour se conformer à ses obligations légales, régler les différends et exécuter les contrats avec ses clientes et clients ou partenaires et dans la mesure autorisée par les lois applicables. Il peut conserver les renseignements personnels pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et de la raison pour laquelle ils sont détenus en conformité avec son calendrier de conservation.

Vos renseignements personnels sont stockés et traités au Québec. Lorsque l’Ordre engage des fournisseurs de services tiers, il peut arriver, dans des cas particuliers et après une analyse des enjeux de sécurité et de la loi applicable, qu’il accepte que certaines données soient stockées et traitées à l’extérieur du Québec, par exemple ailleurs au Canada ou aux États Unis, ou transitent temporairement à l’étranger. En utilisant le site Web de l’Ordre, vous consentez au transfert de renseignements dans d’autres provinces canadiennes et pays autres que ceux de votre résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont assujettis aux lois de la province, du territoire ou de l’état du pays où ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation conformément à ses lois. 

L’Ordre maintient des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession. À noter qu’aucune méthode de transmission Web ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. L’Ordre ne peut donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous lui transmettez électroniquement ou fournissez; vous le faites à vos propres risques. Il ne peut pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de protection physiques, technologiques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec l’Ordre aux coordonnées indiquées à la section Joindre l'Ordre de la Ligne directrice.

Droits d'accès et de rectification

Les lois prévoient que toute personne a le droit de demander l’accès aux renseignements personnels que l’Ordre détient à son sujet et le droit de rectifier ces derniers. Toute personne concernée peut également soumettre une demande :

• de retrait de son consentement à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements personnels;
• de portabilité de ses données dans un format structuré et couramment utilisé;
• de cessation de la diffusion de ses renseignements personnels ou de désindexation (ces derniers droits étant prévus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).

Pour que les renseignements personnels que l’Ordre détient à votre sujet soient exacts et à jour, vous devez l’informer de tout changement en mettant à jour votre dossier sécurisé sur son site Web ou en communiquant avec lui aux coordonnées indiquées à la section Joindre l'Ordre. 

Sur demande écrite et présentation d’une preuve d’identité appropriée, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que l’Ordre détient à votre sujet et, s’il y a lieu, demander que les rectifications nécessaires y soient apportées, selon ce que la loi autorise ou prescrit.

Les membres, candidates et candidats ont par ailleurs une obligation de maintenir leur information à jour.

Mise à jour

Cette version de la Ligne directrice est la plus à jour. Si des changements importants y sont apportés, l’Ordre vous en informera avant qu’ils n’entrent en vigueur conformément aux lois applicables.

La Ligne directrice sur la protection des renseignements personnels est également disponible en version PDF.

Au besoin, vous pouvez également consulter la version précédente de la Ligne directrice.

Joindre l'Ordre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels ou les pratiques en matière de protection des renseignements personnels de l’Ordre (y compris en ce qui concerne ses fournisseurs de services), veuillez communiquer avec l’une des personnes suivantes.

• En ce qui concerne les documents ou renseignements détenus par le Bureau du syndic de l’Ordre, communiquez avec Paule Bouchard, FCPA auditrice, syndic.
  T. 514 288-3256, poste 5049 ou sans frais au 1 800 363-4688
  syndic@cpaquebec.ca

• En ce qui concerne l’Ordre :
  
  Pour toute demande en lien avec vos renseignements personnels, communiquez avec Josée Blanchard, CPA, vice-présidente aux technologies et aux systèmes d’information et responsable de la protection des renseignements personnels.
  T. 514 288-3256, poste 2505 ou sans frais au 1 800 363-4688
  aprp@cpaquebec.ca
  
  Pour toute demande de documents ou de renseignements détenus par l’Ordre, communiquez avec Me Anne Lemire, directrice aux affaires juridiques et responsable de l’accès à l’information.
  T. 514 288-3256, poste 2506 ou sans frais au 1 800 363-4688
  accesdocument@cpaquebec.ca

¹ Articles 108.1 et 108.2
² Voir notamment les articles 46.1, 46.2, 108.7 et 108.8
³ Article 108.8 et paragraphe i de l’article 94 du Code des professions.