Courrier des autorités fiscales : un virage numérique est en cours

Dans un souci d’efficacité et de modernisation, les autorités fiscales délaissent progressivement les communications postales traditionnelles au profit du courrier en ligne.

La transition vers des modes de transmission numériques transforme en profondeur le processus de partage d’information. En plus d’être écologique en réduisant l’usage du papier, cette transition augmente la rapidité des communications, favorise la disponibilité de l’information et contribue à la protection des renseignements.

Cet article résume les transformations en cours à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec (RQ) qui concernent les entreprises et les particuliers, et offre des conseils spécifiques aux CPA.

Entreprises

Agence du revenu du Canada¹

Depuis le 16 juin 2025, les entreprises ne reçoivent plus leur correspondance par la poste. Celle-ci est plutôt déposée en ligne, dans leur dossier d’entreprise. 

Quelles correspondances sont visées?

Ce changement vise les correspondances suivantes qui concernent l’impôt des sociétés ou les déclarations :

• Avis de cotisation ou de détermination;
• Lettres;
• Formulaires;
• Relevés;
• Autres correspondances visées par ce changement. 

Qui est concerné?

• Les entreprises déjà inscrites à « Mon dossier d’entreprise », même si aucune adresse courriel ne figure au dossier;
• Les entreprises ayant donné accès à leur dossier en ligne à un représentant autorisé;
• Les entreprises ayant procédé à de  nouvelles inscriptions à des comptes de programme de l’ARC.   

Quelles entités ne sont pas concernées?

• Les organismes de bienfaisance, sauf s’ils ont fait le choix de recevoir leur courrier en ligne;
• Les entreprises non-résidentes SI :
  • Aucun propriétaire ou administrateur, qui est un résident canadien, n’a accès à « Mon dossier d’entreprise »; ET
  • L’entreprise ne dispose pas d’un représentant autorisé qui a accès au dossier en ligne de l’entreprise via « Représenter un client »².

Inscription aux avis par courriel

Les entreprises sont invitées à s’inscrire aux avis par courriel, si ce n’est pas déjà fait.

Notez que l’inscription à ce service se fait de façon automatique lorsqu’une adresse courriel est indiquée au compte. 

Pour changer l’adresse courriel ou en ajouter une nouvelle, jusqu’à un maximum de 3, le propriétaire de l’entreprise ou son représentant doit :

1. Se connecter à « Mon dossier d’entreprise » ou à « Représenter un client »;      
2. Accéder au « Profil » de l’entreprise;
3. Sélectionner « Gérer les préférences pour les avis ». 

Préférence pour la correspondance papier

Une entreprise qui souhaite continuer à recevoir son courrier en format papier au lieu du courrier en ligne doit en faire la demande de l’une des manières suivantes :

• En ligne, dans la section « Gérer le courrier pour mon entreprise » du profil de « Mon dossier d’entreprise »; 
• En remplissant le formulaire RC681, Demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise, et en le faisant parvenir par la poste à son centre fiscal.

La demande peut être effectuée par le propriétaire, un administrateur ou un représentant légal. 

Notez qu’aucune confirmation ne sera transmise au contribuable par l’ARC concernant le changement de la méthode de correspondance. De plus, tant que la demande n’aura pas été traitée par l’ARC, vous pourriez continuer de recevoir votre courrier en ligne. 

Il est important de maintenir à jour l’adresse postale de l’entreprise, puisque tout avis de courrier non livrable entraînera un retour au courrier en ligne.

Revenu Québec

Dès l’automne 2025, RQ passera aux communications électroniques pour la majorité de ses communications aux entreprises.

Voici un résumé de cette transition et des actions à prendre³ : 

RQ a également développé un document d‘aide à la tâche pour accéder à « Mon dossier pour les entreprises ».  

Particuliers

Agence du revenu du Canada

Les particuliers continueront à recevoir leur courrier papier. Toutefois, l’ARC souhaite les sensibiliser à l’utilité de se créer un dossier en ligne. 

Utilité de « Mon dossier »

Ce service permet aux particuliers inscrits d’effectuer certaines actions, notamment :

• Consulter leurs renseignements personnels ayant trait à l'impôt sur le revenu et aux prestations;
• Gérer leurs affaires fiscales en direct en accomplissant des actions telles que :
  • Modifier leur déclaration de revenus personnelle;
  • Procéder à un changement d’adresse. 
• Soumettre des documents;
• Suivre l’avancement des dossiers soumis à l’ARC;
• Enregistrer un avis de différend officiel. 

Autoriser un représentant⁴

Depuis le 15 juillet 2025, les particuliers doivent passer par leur dossier en ligne pour autoriser leur représentant professionnel à accéder à leur dossier, un processus similaire à celui mis en place pour les entreprises. 

Un autre processus⁵ est toujours possible pour les particuliers n’ayant pas de dossier en ligne. Ce processus requiert, entre autres, de fournir la copie d’un avis de cotisation datant d’au moins 6 mois  et le dépôt par le représentant, grâce à l’option « Soumettre des documents », de la page d’attestation préalablement signée par le contribuable.  

Courrier en ligne

En s’inscrivant à « Mon dossier », le particulier recevra son courrier en ligne, sauf celui qui ne peut être envoyé par voie électronique. 

Les éléments actuellement accessibles en ligne sont les suivants :

• Avis de cotisation;
• Avis de nouvelle cotisation;
• Avis de prestations;
• Avis de redressement;
• Rappels d’acomptes provisionnels;
• Lettres sollicitant des renseignements et des documents pour certains programmes;
• Demandes concernant une vérification. 

Inscription aux avis par courriel⁶ 

La demande d’inscription aux avis par courriel peut être faite de plusieurs façons : 

• En fournissant une adresse électronique lors du premier accès à « Mon dossier »;
• En indiquant une adresse électronique lorsque de la production d’une déclaration de revenus à l’aide du logiciel ImpôtNet ou en version papier;
• Par le représentant professionnel, en indiquant l’adresse électronique dans le formulaire T183 ou dans la TED;
• En communiquant par téléphone avec le service « Demandes de renseignements sur l’impôt des particuliers et des fiducies ».    

Un avis est envoyé automatiquement par courriel lors d’un changement ou d’une mise à jour liés aux éléments personnels du dossier du particulier, telles son adresse, la gestion de ses accès, etc.  

Des avis facultatifs par courriel peuvent également être envoyés en ce qui concerne : 

• Une demande de crédit d’impôt pour personnes handicapées;
• Des documents soumis;
• Les déclarations T1/nouvelles cotisations;
• Les chèques non encaissés;
• Une demande d’ACE;
• Les feuillets de renseignements fiscaux.

Préférence pour la correspondance papier⁷ 

Un particulier qui souhaite continuer à recevoir son courrier en format papier doit modifier ses préférences dans « Mon Dossier ». 

Pour ce faire, il doit décocher l’option « Courrier électronique » dans les « Préférences d’avis » de son profil. 

Revenu Québec

Au moment de la rédaction de cet article, RQ n’avait pas encore mis en place de mesures similaires à celles de l’ARC pour les particuliers. 

Sécurité de l'information

Agence du Revenu du Canada

• Demander des renseignements personnels ou financiers;
• Demander des cartes de crédit prépayées ou des cartes-cadeaux;
• Utiliser un langage ou un ton intimidant;
• Menacer de vous faire arrêter ou d’envoyer la police à votre domicile.

Revenu Québec

RQ a dédié une page Web à la cybersécurité et une autre à ses pratiques en matière de communications.

Lors de ses communications avec les contribuables, RQ :

• N’utilise jamais le courriel⁹ ou les textos pour :
  • Aviser d’un paiement, d’un remboursement ou d’un virement;
  • Aviser d’une modification au dossier d’un contribuable;
  • Demander des renseignements personnels;
• Ne laisse jamais de messages téléphoniques contenant des renseignements confidentiels.

Bons réflexes à adopter

Les CPA ont un devoir de conseil et d’accompagnement envers leurs clients. Ainsi, leur devoir n’est pas de gérer le courrier et les correspondances des clients, sauf si un mandat écrit le prévoit spécifiquement¹⁰.           

Il est essentiel de clarifier avec le client, idéalement par écrit, le rôle de chacun ou chacune, en spécifiant les responsabilités qui incombent au client et au ou à la CPA. 

• Par exemple, si le client est le seul à recevoir les communications, il faut spécifier que ce dernier doit transmettre rapidement à son ou sa CPA une copie de toutes les communications reçues des autorités fiscales qui nécessitent son intervention.

Les CPA devraient :   

• Informer leurs clients et leur offrir des services-conseils lorsqu’ils ou elles prennent connaissance d’une nouvelle mesure en vigueur émise par les autorités fiscales;
  • Par exemple, le passage au courrier en ligne de l’ARC et de RQ.
• Rappeler à leurs clients l’importance de tenir à jour : 
  • L’adresse postale et les adresses courriel inscrites à leur dossier auprès des autorités fiscales;
  • La liste des représentants professionnels qu’ils ont autorisés à avoir accès à leurs dossiers fiscaux;
• Créer et maintenir à jour une liste des clients qui leur ont accordé l’autorisation d’accès en ligne et hors ligne à leurs dossiers fiscaux, et y consigner la date d’expiration de cette autorisation, le cas échéant;
• Demander à leurs clients de révoquer l’accès du représentant professionnel à leurs dossiers à la fin du mandat¹²; 

   

• Rappeler à leurs clients de consulter régulièrement leur courrier en ligne de l'ARC et de RQ afin de transmettre rapidement au représentant professionnel les correspondances pouvant requérir une action. Gardez en tête que :
  • Le délai de réponse accordé à une communication pourrait être de 15, 21, 30 ou 90 jours selon le document émis par les autorités fiscales;
  • Le courrier est réputé reçu à la date où il est déposé en ligne;
  • Un délai de réponse trop long à une communication peut entraîner, entre autres, les conséquences suivantes :
    • Perte du droit d’opposition à une cotisation en raison du non-respect des délais prescrits;
    • Émission d’un avis de nouvelle cotisation à cause d’une demande de renseignement ignorée;
    • Perte de la possibilité d’obtenir un délai additionnel de réponse à une demande;
    • Imposition d’intérêts et des pénalités pour cause de soldes impayés.
    • À ce sujet, consultez l’article Gestion des délais en fiscalité – Prévenir et agir avant qu’il ne soit trop tard.