Un meilleur benchmarking est-il synonyme d’une performance accrue?

Selon le sondage annuel sur les outils et les tendances de gestion mené par Bain & Co. en 2017, le benchmarking (ou l’analyse comparative) se classe au troisième rang des outils employés par les dirigeants d’entreprise derrière la planification stratégique et la gestion des relations avec la clientèle, qui figurent toutes deux en tête.

Les entreprises consacrent beaucoup de temps à surveiller ce que font leurs compétiteurs. En effet, les entrepreneurs se livrent à cette pratique depuis toujours afin de garder une longueur d’avance sur la concurrence. Les dirigeants de la fonction finance n’y font pas exception. D’ailleurs, la plupart des données générées au sein des services des finances se prêtent bien au benchmarking. Les dirigeants financiers avisés mettent donc régulièrement au banc d’essai leurs équipes afin d’évaluer leur rendement. Les données financières publiées par la majorité des sociétés spécialisées en benchmarking concurrentiel révèlent que les équipes des finances subissent des pressions pour devenir plus productives et plus stratégiques.

Les opinions sont tranchées en ce qui concerne la valeur ajoutée des données de benchmarking. Personnellement, j’estime qu’elles constituent un bon moyen d’obtenir des informations tendancielles sur le rendement des processus, des groupes et des fonctions. Toutefois, elles ne doivent jamais servir comme valeurs absolues à suivre. J’ai été témoin de situations où les clients les utilisaient pour justifier leur effectif. Or, cette pratique comporte un degré élevé de risque. 

Voici quelques commentaires sur le sujet tirés d’un échange récent sur LinkedIn :

« Je crois que le benchmarking est une bonne pratique, mais il ne constitue pas une panacée comme certains le pensent. Si votre société est le chef de file dans son secteur, à quoi sert-il de la comparer à d’autres entreprises? Consacrez votre temps à ce qui peut faire évoluer votre société, plutôt qu’à ce que vous savez déjà. À ce titre, plusieurs exemples du monde du sport et des affaires viennent à l’esprit. Lorsqu’il courait le mile, une épreuve de course à pied, Roger Bannister ne comparait pas ses performances à celles de ses concurrents. Il n’avait qu’un seul objectif en tête : réaliser ce qui semblait impossible à l’époque, soit parcourir une distance d’un mille (1 609 mètres) en moins de quatre minutes. C’est la même chose avec Apple et son iPhone. La société n’a pas effectué d’analyse comparative de différents téléphones. Elle a simplement transformé une idée en réalité. Donc, jetez un œil critique sur le benchmarking. Ne perdez pas complètement de vue ce que font les autres, mais visez l’excellence et bouleversez votre secteur. »

« Je trouve que l’utilité et la disponibilité des analyses comparatives varient selon le secteur d’activité et dépendent grandement des processus opérationnels de chaque entreprise. Prenons comme exemple une imprimerie. Les données comparatives sont-elles fondées sur un échantillon d’imprimeurs traditionnels ou d’entreprises d’impression en ligne? Je doute que les chiffres soient suffisamment détaillés pour les différencier. Il faut donc interpréter et utiliser les données avec soin. » 

« Je crois que le benchmarking est utile, dans la mesure où il peut permettre aux membres d’une organisation d’amorcer une discussion sur la performance de certains indicateurs par rapport aux valeurs de référence et en fonction de la stratégie d’ensemble. Une société cotée fera toujours l’objet d’analyses comparatives, que ce soit en fonction de mesures financières, d’indices, de cotes de risque de crédit, etc. On ne peut y échapper. »

Vu les commentaires des participants à cet échange, il y a des enjeux importants à considérer lorsqu’on effectue une analyse du benchmarking.

La collecte de données internes comparables à celles dans la base de données d’analyse comparative peut exiger beaucoup de temps et d’efforts. Pour faciliter cette démarche, il existe des outils qui permettent de récupérer automatiquement les données stockées dans le système de planification des ressources de l’entreprise aux fins de suivi des processus que la société souhaite améliorer.

Cependant, il est possible que les données auxquelles vous comparez votre organisation ou fonction finance ne soient pas appropriées, c’est-à-dire trop vastes (grand nombre d’entreprises dans divers secteurs) ou trop restreintes (petit nombre d’entreprises dans un secteur spécifique). La vraie question consiste à savoir si le groupe de référence comporte un nombre suffisant d’entreprises pour être statistiquement valide et comparable. (Reportez-vous au texte en marge pour en savoir plus sur les facteurs à considérer lors de la sélection d’une base de données d’analyse comparative.)

Il existe différentes sources de données de benchmarking, les plus importantes étant les cabinets de gestion de services TI Gartner, The Hackett Group et l’American Productivity & Quality Center (APQC). Les données de benchmarking sont également recueillies par des groupes sectoriels et des associations professionnelles, comme l’Institute of Financial Operations, qui est issue de la fusion de l’International Accounts Payable Professionals (IAPP), l’International Accounts Receivable Professionals (IARP), la National Association of Purchasing and Payables (NAPP) et l’Association for Work Process Improvement (TAWPI).

L’analyse comparative n’est pas synonyme de meilleure pratique ou de pratique de pointe, ces dernières étant considérées, après analyse, comme les meilleures et les plus avancées, respectivement, sur les plans de l’efficience et de l’efficacité. De son côté, l’analyse comparative est le processus qui consiste à recueillir les mesures clés d’une organisation et à les comparer à celles versées dans une base de données précises provenant de diverses entreprises comparables. Une société pourrait même élaborer une base de données des pires processus de la demande d’achat au paiement, puis établir des strates correspondant au premier quartile, à la médiane, ainsi qu’aux troisième et quatrième quartiles. Certes, un tel exercice ne serait pas très utile, mais cet exemple démontre que les données comparatives peuvent provenir d’une grande variété de sources. 

L’information recueillie au moyen du benchmarking est extrêmement importante pour une organisation qui cherche à progresser. Ce qui importe, avant tout, est de savoir comment trouver des données comparatives, les utiliser et interpréter les résultats qui en découlent.