Envoi de documents par voie électronique : mesure d'assouplissement de la Chambre des notaires du Québec

La Chambre des notaires confirme qu’elle autorise exceptionnellement tout notaire à transmettre ses pièces comptables par voie électronique à son auditeur devant procéder à l’audit de la comptabilité en fidéicommis si ce dernier est dans l’impossibilité de se rendre à l’étude notariale pour cause d’urgence sanitaire liée à la COVID-19. 

L’auditeur voulant se prévaloir de cette mesure devra préalablement s’engager par écrit auprès du notaire à détruire de façon sécuritaire les fichiers électroniques après l’audit, exception faite des documents et renseignements qu’il a l’obligation de conserver à son dossier. De plus, tant le notaire que l’auditeur devront utiliser des moyens de transfert sécurisés dans le cadre de leurs échanges. La Chambre des notaires rappelle également que le notaire n’est pas autorisé à se dessaisir de ses pièces de comptabilité en fidéicommis originales, lesquelles doivent demeurer en tout temps à son étude, dans une voûte à l’épreuve du feu.

En bref, cette mesure n’est autorisée que dans le cadre de la production des rapports annuels de comptabilité en fidéicommis pour l’année 2020 et est justifiée dans le contexte bien exceptionnel de l’urgence sanitaire liée à la COVID-19.