Signature électronique et échange de documents : vos options en temps de pandémie

En cette période où le travail à distance est devenu la norme, on doit se tourner vers des solutions numériques pour transmettre des documents ou obtenir des signatures. Pensons notamment aux déclarations fiscales ou aux lettres mandats. Avez-vous évalué les impacts de ces changements de pratique sur vos activités? Êtes-vous bien outillé pour prendre ce virage?

Les fournisseurs de service de messagerie peuvent limiter la taille des documents échangés par courriel. De plus, les messages et leurs pièces jointes ne sont pas, par défaut, confidentiels. L’utilisation d’une plateforme de communication sécurisée est donc à privilégier pour transmettre des fichiers plus volumineux et préserver la confidentialité de vos échanges.

Voici quelques outils pour vous aider à prendre le virage numérique :

• Le Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI met en lumière certains enjeux de sécurité liés à l’utilisation des technologies de l’information au quotidien et présente les bonnes pratiques pour en assurer la gestion en tenant compte des obligations déontologiques et réglementaires du CPA. 
  
  
• Une offre de services infonuagiques négociée pour vous :  L’Ordre, le Barreau du Québec et la Chambre des notaires ont réuni leurs efforts afin d’évaluer les offres du marché et de présenter une offre de services infonuagiques clé en main à leurs membres assurant la sécurité de l’information. Ces services vous permettent notamment de stocker et de partager des documents de façon sécurisée.
  
  
• Service de signature électronique : Au cours des dernières semaines, l’Ordre a été grandement sollicité sur ce sujet. Plusieurs solutions existent sur le marché. La Chambre des notaires a notamment retenu la solution ConsignO Cloud de Notarius. Comme aucune validation formelle de l’un ou l’autre de ces produits n’a été effectuée par l’Ordre, nous n’endossons aucune solution. Il est de votre responsabilité d’effectuer les validations nécessaires pour vous assurer notamment de la compatibilité de la solution avec vos outils informatiques actuels, de la sécurité et de la confidentialité des échanges ou même de la pertinence de la solution. 

Partagez vos bonnes pratiques

Vous avez déjà adopté des solutions ou des façons de faire innovantes? Nous vous encourageons à les partager avec vos confrères et consœurs CPA sur le groupe LinkedIn de l’Ordre ou encore dans le groupe Facebook de votre regroupement régional.