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Syndic en bref

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Publié le 12 septembre 2023

Découvrez le Bureau du syndic et bénéficiez de conseils pratiques!

Voici la première édition du Syndic en bref, un outil d’information, de prévention et de communication qui vous permettra de mieux saisir le rôle du Bureau du syndic et de bénéficier de divers conseils pour bien comprendre vos obligations déontologiques.

Vous recevez une communication du Bureau du syndic? Avant de paniquer, lisez ce qui suit! 

Le Bureau du syndic
de l’Ordre des CPA

Le Bureau du syndic d’un ordre professionnel est souvent perçu négativement par ses membres et sa vocation première est parfois oubliée ou mal comprise.

Cela peut s'expliquer par le fait que seules les plaintes déposées devant le conseil de discipline sont divulguées publiquement. Cependant, les autres interactions entre les membres et le Bureau du syndic sont confidentielles. Cette confidentialité, en plus de l’accès très limité au Bureau du syndic, tend à entretenir une perception négative et un sentiment de crainte face aux actions de ce dernier.

Qui sont les syndics et syndics adjoints?
Les syndics et syndics adjoints de l’Ordre des CPA sont des CPA ayant travaillé dans différents domaines, que ce soit en entreprise (immobilier, banque, etc.), en cabinet ou dans divers secteurs reliés à la pratique (juricomptabilité, gestion de risque, fiscalité, etc.). Ils mettent leur expérience au profit de la mission de protection du public de l'Ordre et contribuent à faire grandir la profession et à améliorer la pratique.

Que fait concrètement le Bureau du syndic?
Le Bureau du syndic fait partie des mécanismes de protection du public. Il exerce à la fois un rôle de prévention et un rôle de surveillance de la conformité au Code de déontologie des CPA et aux lois et règlements applicables dans l’exercice de la profession de CPA.

En intervenant auprès des membres, le Bureau du syndic contribue à ce que la profession demeure reconnue pour la compétence et l’intégrité de ses membres.

Concrètement, le Bureau du syndic
effectue différentes actions,

de la prévention...

Prévenir, c’est éduquer en :

Vous faisant des appels de courtoisie pour dénouer une impasse;
Répondant à vos questions et à celles du public;
Agissant comme médiateur pour régler un compte d’honoraires;
Participant à la conception de formations en matière d’éthique, de déontologie et d’indépendance;
Rédigeant des articles traitant de sujets d’actualité déontologique.

Faire de la prévention nécessite d’être à l’écoute des préoccupations du public et d'informer celui-ci des défis des CPA afin d'assurer une relation d’affaires basée sur la compréhension et le respect.

… à l’enquête…

55 % des enquêtes se concluent sans manquement déontologique.

Enquêter, c’est se questionner :

Avez-vous commis une erreur? Si oui, quelle est la gravité de l’erreur?
Quelle a été la démarche que vous avez suivie?
Votre erreur est-elle une faute déontologique? Si oui, quelle est la gravité de la faute?
Avons-nous une preuve prépondérante?
Existe-t-il une mesure alternative à la plainte disciplinaire qui protège aussi bien le public?

… puis à la plainte.

Le Bureau du syndic devra déterminer si le dépôt d'une plainte devant le Conseil de discipline est requis pour protéger le public. La plainte disciplinaire est la résultante la plus connue du travail d’enquête même si elle représente à peine 6 % des cas.

SANCTION DISCIPLINAIRE
La sanction disciplinaire survient lorsqu’une ou un membre a été reconnu coupable d’un ou de plusieurs chefs d'infractions.

La sanction disciplinaire doit :

Tenir compte de la gravité des fautes commises;
Considérer la jurisprudence en pareille matière;
Atteindre les objectifs de protection du public, de dissuasion et d’exemplarité;
Être individualisée à la réalité du CPA visé, sans être punitive.

C’est le Conseil de discipline qui détermine les sanctions à imposer en ayant, au préalable, entendu la preuve et les arguments de chaque partie.

Découvrez le cheminement complet d’une d’enquête et le processus de plainte

Mythe / Réalité

L’enquête nuit à ma réputation.

Outre le demandeur d'enquête, seul le Bureau du syndic, qui compte une quinzaine de personnes, est informé d’une enquête. Celle-ci est connue du public seulement si une plainte est déposée devant le conseil de discipline.

Le Bureau du syndic enquête sur n’importe quoi.

Une enquête est ouverte seulement si la situation demande d’être approfondie ou que le contexte le justifie.

Le Bureau du syndic qui enquête manque d’objectivité parce que son rôle est de protéger le public.

L’enquête est en effet un des mécanismes de protection du public, mais elle doit être appuyée sur des faits probants et vérifiables, et non seulement sur des rumeurs.

Les sanctions imposées aux CPA sont trop clémentes.

Les sanctions sont le résultat d’analyses jurisprudentielles. Elles doivent être dissuasives et non punitives, tout en visant l’exemplarité auprès des autres professionnels. Plusieurs facteurs sont considérés dans son établissement, notamment le principe d’individualisation et de proportionnalité de la sanction.

Téléphoner au Bureau du syndic mène automatiquement à une enquête.

Au contraire, en vous informant au préalable, vous réduisez le risque de manquer à vos obligations déontologiques et de faire l’objet d’une enquête pour un quelconque manquement.

LE SAVIEZ-VOUS?

Un client à qui vous ne répondez pas risque de nous appeler. Répondez-lui. Il vaut toujours mieux que vous nous contactiez ensuite pour de l’aide sur vos obligations déontologiques.

La bataille pour récupérer des documents est sujet d’appels fréquents au Bureau du syndic. Les documents qui appartiennent au client doivent lui être remis, peu importe qu’il ait réglé vos honoraires ou non.

Si vous devenez entrepreneure ou entrepreneur, n’oubliez pas que vos décisions d’affaires doivent être prises en considérant que vous êtes toujours une ou un CPA soumis à des mécanismes de protection du public. Vous n’avez pas l’un ou l’autre des rôles, vous avez les deux.

Parmi les appels reçus en 2021-22, 18 % portaient sur les modalités des mandats et 10 % sur les honoraires. Faites connaître à votre client les limites de votre mandat dès qu’il demande un service supplémentaire et expliquez-lui bien vos honoraires, surtout s’ils sont plus élevés que prévu.

Ne pas répondre à un appel provenant du Bureau du syndic constitue une infraction susceptible de mener à une plainte disciplinaire. Si nous communiquons avec vous, répondez sans délai, quitte à suggérer un autre moment pour une discussion.

SUJETS DE L’HEURE

RARETÉ DE LA MAIN D'OEUVRE
La main d’œuvre se fait rare. Avant d’accepter un mandat, assurez-vous :

De bien connaître les activités du client;
D’avoir le personnel compétent et suffisant pour le mandat;
D’avoir des disponibilités pour compléter le mandat;
D’avoir la capacité de servir et de répondre au client dans un délai raisonnable.

ÉPUISEMENT PROFESSIONNEL
Surveillez les signes d’épuisement professionnel. C’est une conséquence directe de la rareté de la main d’œuvre. Vous ne pouvez pas exercer dans un état susceptible de compromettre la qualité de vos services et la dignité de la profession. Soyez transparent avec vos clients et réaliste dans l’établissement des délais. N’hésitez pas à faire appel au programme d’aide aux CPA.

VIEILLISSEMENT DE LA POPULATION
La population vieillit, votre clientèle aussi! Comme vous entretenez une relation privilégiée avec vos clients et avez accès à leurs informations financières, vous pourriez être témoin de maltraitance matérielle et financière envers les aînés ou autres adultes en situation de vulnérabilité. L'article 21 de la Loi visant à lutter contre la maltraitance vous oblige à signaler certaines situations, malgré le secret professionnel. Pour connaître vos obligations juridiques et savoir comment accompagner vos clients victimes de maltraitance, consultez la publication à cet effet.

Nous vous invitons également à suivre la formation gratuite sur la plateforme de développement professionnel Vivo afin de vous outiller pour contribuer à la lutte contre la maltraitance matérielle et financière. Cette formation est reconnue en éthique professionnelle aux fins du règlement sur la formation continue obligatoire.

Le Bureau du syndic :
une ressource accessible!

Le Bureau du syndic est aussi là pour vous. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, besoin d’un conseil, ou désirez simplement obtenir de l’information sur vos obligations professionnelles en lien avec le code de déontologie.

Appelez-nous
514 288-3256, poste 5049
1 800 363-4688, poste 5049

Faites une demande de références déontologiques
Pour soulever toute question relative au Code de déontologie des CPA, remplissez le formulaire en ligne. Le délai de réponse est généralement de moins de 48 heures.

N’oubliez pas de consulter régulièrement nos différents conseils déontologiques!