Syndic en bref – 4e édition

Questionnaire | Saurez-vous repérer les situations problématiques?

Prêtez-vous à l’exercice! Déterminez si les situations ci-dessous constituent ou non un manquement à vos obligations.

Survolez la case avec votre souris ou touchez-la du doigt (mobile) pour voir la réponse.

Autres sujets fréquemment abordés dans vos questions

Certains sujets reviennent souvent dans nos échanges avec vous! Voici un résumé de nos réponses aux questions récentes les plus souvent posées.

Honoraires conditionnels

Selon le Code de déontologie, ce système d’honoraires est possible et encadré. Pour répondre à vos obligations, vous devez notamment :

• Évaluer les risques relatifs à votre capacité à maintenir votre objectivité et votre indépendance face à ce type de rémunération;
• Obtenir le consentement écrit du client quant au mode de fixation de ce type d’honoraires;
• Documenter soigneusement le dossier de travail.

Pour plus de détails, consultez les articles 69 à 71 du Code de déontologie.

Nom utilisé par les CPA

En tant que CPA, vous devez utiliser le même nom que celui qui est inscrit au tableau de l’Ordre. Cette obligation touche tous les documents que vous produisez, votre signature courriel, votre site Web et/ou celui de votre employeur, votre carte d’affaires, ainsi que toutes vos communications professionnelles. 

Pour plus de détails, consultez les articles 95 à 97 du Code de déontologie.

Titre unique de CPA et abolition des titres de CA, CGA et CMA 

 

Depuis le 16 mai 2022, date de la mise en application de la Loi sur les CPA, les membres de l’Ordre des CPA du Québec doivent utiliser le titre unique de CPA, sans y adjoindre la mention des anciens titres de CA, CGA ou CMA. Il est donc important de vous assurer que vous n’utilisez plus ces derniers dans l’ensemble de vos signatures, entre autres sur les médias sociaux. L’article 188 du Code des professions prévoit une amende d’un minimum de 2 500 $ pour les personnes prises en défaut de cette exigence.

Transfert de dossiers 

 

Dans une telle situation, vous devez répondre dans un délai raisonnable à la demande de votre ancien client ou ancienne cliente en lui transmettant les documents que vous détenez dans un format répondant au mieux à ses intérêts, par exemple sous forme de dossier Taxprep, de documents PDF complets, etc. 

Seules deux exceptions sont prévues concernant cette exigence.

Consultez les articles 57 à 60 du Code de déontologie pour plus de détails et pour connaître ces exceptions.

Vous avez fait l’acquisition d’un cabinet ou de sa clientèle? Vos obligations vont bien au-delà des compétences liées à l’exercice de la profession.

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Informez l’Ordre de votre acquisition

Avant d’offrir des services à des tiers, vous devez informer l’Ordre de votre intention par écrit. L’équipe du soutien à l’exercice de la profession vous informera des exigences auxquelles vous devrez répondre concernant votre cabinet, notamment en matière d’assurance professionnelle, car vous devez contracter une assurance responsabilité professionnelle pour votre cabinet en plus de votre assurance responsabilité professionnelle à titre de CPA. 

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Avisez rapidement la clientèle de votre arrivée et des nouvelles conditions de services, le cas échéant

Peu importe de qui vous l’acquérez, vous devez aviser la clientèle du cabinet que vous êtes désormais responsable des dossiers. Cette façon de procéder permet à la clientèle de décider si elle souhaite ou non faire affaires avec vous.

Consultez l’article 54 et l’article 55 du Code de déontologie à ce sujet.

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Assurez le suivi des dossiers même durant la période de transition

Il peut arriver que la personne qui vous cède sa clientèle s’engage à assurer une période de transition. Cela ne vous dégage pas de votre responsabilité quant à la progression et au suivi des dossiers. Vous devez superviser cette personne et vous assurer qu’elle respecte les exigences de la profession et celles imposées à votre cabinet.

Consultez les articles 5 et 6 du Code de déontologie à ce sujet.

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Faites preuve de disponibilité et de diligence envers toute la clientèle

Lors de l’annonce de votre reprise du cabinet, votre nouvelle clientèle risque d’avoir beaucoup de questions. Prévoyez du temps pour y répondre et évitez de laisser votre prédécesseur(e) s’acquitter de cette tâche. Vous devez indiquer clairement à la clientèle que vous êtes désormais la personne à contacter en cas d’insatisfaction.

Consultez l’article 44 du Code de déontologie à ce sujet.

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Protégez adéquatement les renseignements de votre clientèle et respectez le secret professionnel

Vous êtes responsable des renseignements qui vous sont confiés dans le cadre de l’exercice de la profession. Vous devez donc prendre les moyens nécessaires pour protéger ceux-ci. En plus de votre obligation déontologique liée au secret professionnel, les dispositions de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels s’appliquent. 

Consultez l’article Avoir accès à de l’information confidentielle est un privilège et l’article 39 du Code de déontologie à ce sujet.

Votre cliente, la Société AB inc., est détenue par deux actionnaires. À chaque fin d’année financière, vous remettez la documentation à l’actionnaire B qui est responsable de l’administration de la société.

A et B sont en désaccord et A, actionnaire minoritaire, a finalement décidé de se retirer de la société AB inc. L’actionnaire A vous demande une copie des livres, documents et états financiers qui ne lui ont jamais été remis. L’actionnaire B vous interdit de lui remettre quelque document que ce soit. L’avocat de A vous envoie une mise en demeure.