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VERSION ANTÉRIEURE : LIGNE DIRECTRICE RELATIVE À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Accédez ci-dessous à la version antérieure de la ligne directrice relative à la protection des renseignements personnels, qui était entrée en vigueur le 2 août 2023.

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À quelles lois l'Ordre est assujetti en matière de protection des renseignements personnels?
Quand recueillons-nous vos renseignements personnels?
Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?
Comment obtenons-nous votre consentement?
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Comment conservons-nous vos renseignements personnels?
Comment pouvez-vous consulter et corriger vos renseignements personnels?
Pour terminer

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels

L’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec (l’« Ordre », « nous ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

La présente ligne directrice sur la protection des renseignements personnels (la « Ligne directrice ») a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.

La Ligne directrice ne s’applique pas aux sites Web ou applications exploités par des tiers. Nous ne sommes donc pas responsables de leurs politiques, de leurs procédures ou de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Comme la décision vous revient d’accéder à un autre site Web, il est de votre responsabilité de lire les politiques applicables à ces autres sites avant de procéder ou de fournir de l’information personnelle.

Lois applicables

Le Code des professions (RLRQ, c. C-26)¹ prévoit que l’Ordre est assujetti aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2.1) lorsque le renseignement personnel est détenu dans le cadre de son contrôle de l’exercice de la profession et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses autres fonctions et activités.

Collecte de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels de plusieurs façons, notamment lorsque vous utilisez cpaquebec.ca, equivalence.cpaquebec.ca, vivo.cpaquebec.ca, formation.cpaquebec.ca, emploicpa.cpaquebec.ca, dictionnaire.cpaquebec.ca et 20minutescpa.ca (collectivement notre « site Web »), remplissez nos formulaires, communiquez avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel ou encore lorsque vous publiez du contenu sur nos médias sociaux ou effectuez un don à la Fondation des CPA du Québec. Nous ne recueillons que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées. Bien que la majorité de l’information personnelle que nous recueillons concerne les membres et les candidats, l’information peut également viser des clients, des donateurs ou autres. L’information recueillie varie selon le moyen de communication utilisé et selon que vous êtes candidat, membre, client ou autre.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre votre nom, prénom, date de naissance, numéro d’assurance sociale, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, sexe, langue et numéro de client. Dans le cas des membres et des candidats, ces renseignements peuvent aussi inclure le numéro d’identification, le statut auprès de l’Ordre, le dossier académique relatif au parcours CPA ou autre, certains renseignements médicaux, le curriculum vitae, l’information relative à l’assurance responsabilité professionnelle ainsi que les résultats d’examens et les diplômes. Dans le cas des membres qui exercent en cabinet, que ce soit à titre de propriétaire unique ou en société, à titre d’associé ou d’actionnaire, les renseignements personnels peuvent notamment inclure le nom des associés, des actionnaires et les résultats d’inspections.

Le Code des professions² prévoit toutefois que certains renseignements personnels d’un candidat ou d’un membre de l’Ordre sont publics. En ce qui a trait au membre, cela inclut son nom, son sexe, son adresse professionnelle et son numéro de téléphone professionnel, son statut auprès de l’Ordre, la date de son inscription au tableau de l’Ordre, le fait qu’il détient une assurance responsabilité, les permis et autorisations spéciales qui lui ont été délivrés, ses antécédents disciplinaires et les restrictions à sa pratique. En ce qui a trait au candidat en stage, cela inclut son nom, son sexe, les renseignements sur le lieu où il exerce ses activités professionnelles, les activités professionnelles qu’il est autorisé à exercer, la date où il a commencé et celle où il a cessé l’exercice de ses activités professionnelles et, le cas échéant, les sanctions que lui a imposées le Conseil d’administration³. Ces renseignements sont accessibles sur notre site Web ou en communiquant avec nous, et nous devons les fournir. Dans des cas exceptionnels, il est possible d’être dispensé de la divulgation de certains renseignements personnels lorsque nous sommes d’avis qu’il existe des motifs légitimes de croire que la sécurité d’un individu pourrait être compromise. Si vous désirez demander une dispense de l’obligation de divulguer certains renseignements personnels, vous pouvez en faire la demande aux adresses suivantes :

Membres : tableauCPA@cpaquebec.ca
Candidats : candidatCPA@cpaquebec.ca

Nous pouvons recueillir certains renseignements personnels lorsque nous procédons à un sondage. Nous nous assurons d’utiliser les résultats seulement pour les fins déterminées et les renseignements personnels recueillis sont utilisés de façon dépersonnalisée. Nous pouvons également recueillir certains renseignements personnels concernant votre navigation sur notre site Web, votre navigateur Web et sur vos habitudes de navigation sur Internet. Dans la mesure où cela serait fait à l’aide d’outils technologiques, tels que des témoins de connexion, afin d’effectuer du profilage, de vous localiser et/ou de vous identifier, cette collecte sera effectuée dans la seule mesure où vous consentez à l’activation de ces outils technologiques. Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins de connexion que nous utilisons, veuillez consulter notre Ligne directrice sur les témoins de connexion, laquelle doit être lue conjointement avec la présente ligne directrice.

Utilisation des renseignements

Nous prenons des mesures pour que seuls nos employés ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions y aient accès. Tous nos employés sont assujettis à un code d’éthique qui requiert de protéger l’information confidentielle que nous détenons et ont signé un engagement à cet effet.

Nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels principalement :

• pour confirmer votre identité, répondre à des demandes d’information, effectuer des paiements ou des inscriptions (cotisations, formations, événements, dons, etc.) et maintenir à jour le tableau de l’Ordre;
• pour exploiter, maintenir, améliorer et offrir toutes les fonctionnalités du site Web, fournir les services et l’information que vous demandez, répondre aux commentaires et aux questions et fournir du soutien aux utilisateurs du site Web;
• sous réserve de votre consentement à l’activation des technologies sous-jacentes, pour comprendre et analyser les tendances d’utilisation et les préférences des utilisateurs de notre site Web, créer de nouveaux produits et services et concevoir de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités;
• pour vous transmettre des communications, notamment à des fins réglementaires, en conformité avec la loi applicable;
• sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, pour vous présenter des occasions de carrière, de développement, ou d’implication bénévole;
• pour vous demander de faire toute autre déclaration nécessaire à l’Ordre pour le contrôle de l’exercice de la profession et protéger autrement le public;
• à toute autre fin permise ou requise par la loi.

Consentement

En visitant notre site Web, en communiquant avec nous, en nous fournissant des renseignements personnels (par courriel, à travers nos médias sociaux, en personne ou par téléphone) ou en acceptant de recevoir des courriels de la part de l’Ordre, vous consentez aux modalités et aux conditions de la Ligne directrice. Toutefois, nous vous demanderons un consentement explicite pour utiliser et communiquer vos renseignements personnels si ceux-ci s’avèrent sensibles, dans la mesure où cela est requis en vertu de la loi applicable.

Si vous désirez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, vous pouvez le faire en tout temps en modifiant l’information à ce sujet dans votre dossier membre/client ou en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Nous joindre la Ligne directrice. Le retrait de votre consentement peut impacter négativement notre habileté à vous offrir certains produits et services. De plus, même en cas du retrait d’un tel consentement, en vertu de la loi, nous pouvons avoir le droit ou l’obligation de maintenir la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de certains renseignements personnels.

Communication des renseignements

Nous pouvons communiquer les renseignements personnels de nos membres et de nos candidats aux autorités qui ont le droit de les exiger, ainsi qu’à CPA Canada et aux autres associations régionales, provinciales et internationales de CPA. Cette communication est faite afin de permettre à ces organismes d’émettre des permis et autorisations spéciales, de faciliter la mobilité des membres et des candidats, de gérer les programmes et de communiquer des informations exigées par la loi. Ces organismes peuvent aussi utiliser vos renseignements personnels pour vous contacter afin de vous offrir de l’information relative à des programmes de développement, à des fins de sondage, de statistiques ou de relations publiques.

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à :

• la Fondation des CPA du Québec afin que cette dernière puisse vous transmettre des communications ciblées portant sur la sollicitation de dons, la promotion des programmes de bourses, des reçus fiscaux et sur d’autres projets ou événements;
• nos partenaires afin qu’ils puissent vous présenter des produits et services.

Lorsque nous communiquons vos renseignements personnels à des fournisseurs de services qui agissent à titre de mandataires, nous prenons des mesures raisonnables pour que les règles énoncées dans la Ligne directrice soient respectées, et ces tiers nous fournissent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Conservation des renseignements

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans la Ligne directrice selon la nature et l’objet de la conservation, notamment pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et exécuter les contrats avec nos clients ou partenaires et dans la mesure autorisée par les lois applicables. Nous pouvons conserver les renseignements personnels pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et de la raison pour laquelle ils sont détenus en conformité avec notre calendrier de conservation.

Vos renseignements personnels sont stockés et traités au Québec. Lorsque nous engageons des fournisseurs de services tiers, il peut arriver, dans des cas particuliers et après une analyse des enjeux de sécurité et de la loi applicable, que nous acceptions que certaines données soient stockées et traitées à l’extérieur du Québec, par exemple, ailleurs au Canada ou aux États-Unis ou transitent temporairement à l’étranger. En utilisant notre site Web, vous consentez au transfert de renseignements dans d’autres provinces canadiennes et pays autres que ceux de votre résidence, où les règles de protection des données peuvent être différentes. Lorsque des renseignements se trouvent à l’extérieur du Québec, ils sont assujettis aux lois de la province, du territoire ou de l’état du pays où ils se trouvent et peuvent faire l’objet d’une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d’application de la loi ou de réglementation conformément à ses lois.

Nous maintenons des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. À noter qu’aucune méthode de transmission Web ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez électroniquement ou nous fournissez, et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, technologiques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis,
veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Nous joindre de la Ligne directrice.

Droits d'accès et de rectification

Sur demande écrite et présentation d’une preuve d’identité appropriée, vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s’il y a lieu, demander que les rectifications nécessaires y soient apportées, selon ce que la loi autorise ou prescrit, notamment dans votre dossier de membre/candidat/client, ou par courriel à l’adresse aprp@cpaquebec.ca. Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, vous devez nous informer de tout changement en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique Nous joindre de la Ligne directrice ou en mettant à jour votre dossier sur notre site Web.

Les membres et les candidats ont par ailleurs une obligation de maintenir leur information à jour.

Mise à jour

Nous pouvons modifier le contenu de notre site Web et notre façon d’utiliser les témoins de connexion et, par conséquent, notre Ligne directrice sur la protection des renseignements personnels et notre Ligne directrice sur les témoins de connexion pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner lorsque vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.

Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels (y compris en ce qui concerne nos fournisseurs de services), veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante : aprp@cpaquebec.ca.

¹ Articles 108.1 et 108.2
² Voir notamment les articles 46.1, 46.2, 108.7 et 108.8
³ Article 108.8 et paragraphe i de l’article 94 du Code des professions.