Foire aux questions – Conciliation de comptes d'honoraires et arbitrage des comptes
Trouvez les réponses à vos questions en consultant la foire aux questions (FAQ) ci-dessous.
CONCILIATION DE COMPTES D’HONORAIRES
La conciliation de comptes d’honoraires est un processus volontaire. Le Bureau du syndic agit comme intermédiaire pour faciliter la communication entre les parties. Il ne peut exiger du ou de la CPA qu’il ou elle réduise ou annule le compte d’honoraires en litige ni forcer le client ou la cliente à accepter une entente.
Ouverture d'un dossier de conciliation de comptes d'honoraires
Quelles sont les conditions requises pour l’ouverture d’un dossier de conciliation?
- La facture doit avoir été produite par un ou une CPA ou un cabinet dirigé par des CPA;
- La facture ne doit pas faire l’objet d’un recours judiciaire visant son recouvrement;
- La facture ne doit pas avoir été payée. Si elle est payée en tout ou en partie, la demande de conciliation doit être faite dans les 45 jours de la réception de la facture.
- Par exemple, si la facture a été reçue le 30 juin, qu’elle est payée le 31 août, et que la demande de conciliation est déposée le 1er septembre, la conciliation ne sera pas recevable, car en date du 1er septembre, il s’est écoulé plus de 45 jours depuis le 30 juin.
Qui peut demander une conciliation de comptes d’honoraires?
Seulement le client ou la cliente d’un ou d'une CPA peut demander la conciliation de comptes d’honoraires.
Est-ce que des frais sont exigés au moment de soumettre une demande de conciliation de comptes d’honoraires ou à l’ouverture du dossier?
Aucuns frais ne sont exigés pour le service de conciliation de comptes d’honoraires.
Qu'est-ce qu'un ou une CPA a le droit de facturer?
Mon CPA m’a facturé des honoraires de 300 $/l’heure! Est-ce normal?
- Les honoraires doivent être justes et raisonnables. Ils ne sont assujettis à aucun barème spécifique. Voici des éléments qui sont pris en compte dans la fixation des honoraires :
- Le temps consacré à l’exécution du service professionnel;
- La difficulté et l’importance du service;
- La prestation de services inhabituels ou exigeant une compétence ou une rapidité d’exécution exceptionnelles;
- L’expérience ou l’expertise du ou de la CPA;
- L’importance de la responsabilité assumée.
D’autres éléments, comme la structure du cabinet et la variété des services offerts, peuvent également entrer en ligne de compte.
Est-ce qu'un ou une CPA peut facturer des honoraires pour des conversations téléphoniques ou des rencontres?
Rien n’interdit au ou à la CPA de facturer des honoraires pour des conversations téléphoniques ou des rencontres.
Est-ce qu'un ou une CPA peut facturer des honoraires pour la remise de documents ou le transfert à un autre professionnel ou une autre professionnelle?
Des frais raisonnables peuvent être facturés pour la remise de documents ou le transfert à un autre professionnel ou une autre professionnelle.
Déroulement de la conciliation de comptes d'honoraires
Quels sont les délais à la suite de l’ouverture du dossier?
En vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, si la conciliation n’a pas conduit à une entente dans un délai de 60 jours à compter de la date de la réception de la demande de conciliation, le dossier est fermé et un rapport est envoyé aux parties. Ce délai n’est cependant pas de rigueur.
Comment se déroule le processus de conciliation?
- Chaque partie remplit un questionnaire.
- Le demandeur ou la demanderesse doit notamment attribuer la valeur qu’il ou elle estime juste pour le travail accompli par le ou la CPA.
- Un représentant ou une représentante du Bureau du syndic, qui agit comme conciliateur ou conciliatrice, communique par téléphone et par courriel avec chaque partie afin de voir s’il est possible d’en arriver à une entente.
- Les parties n’ont pas à communiquer directement entre elles, mais ce n’est pas interdit de le faire.
- La conciliation de comptes d’honoraires est un processus confidentiel : seuls les parties impliquées (client ou cliente et CPA) et le personnel du Bureau du syndic en ont connaissance.
Ce qui n'est pas couvert par la conciliation de comptes d'honoraires
Le travail facturé par le ou la CPA n’est pas terminé. Le processus de conciliation de comptes d’honoraires permet-il de l’obliger à finir le travail entrepris?
Non, le processus de conciliation de comptes d’honoraires ne peut obliger un ou une CPA à terminer le travail. Il est également possible que la demande de conciliation rompe le lien de confiance et mette fin à la relation entre le client ou la cliente et le ou la CPA. Toutefois, s'il y a des enjeux de diligence, une demande d'enquête peut être faite au Bureau du syndic.
Le processus de conciliation permet-il d’obtenir un dédommagement pour une faute professionnelle commise par un ou une CPA ou pour les inconvénients subis?
Non, le processus ne permet pas d’obtenir un dédommagement pour une faute professionnelle commise par un ou une CPA ou pour les inconvénients subis.
Le processus de conciliation de comptes d’honoraires permet-il de se prononcer sur des fautes professionnelles ou déontologiques du ou de la CPA?
- Non. Le processus de conciliation de comptes d’honoraires a pour seul but de trouver un terrain d’entente quant au montant des honoraires qui ont été facturés.
- Consultez notre site Web pour en savoir plus sur les recours possibles si vous croyez qu’un ou une CPA :
- a manqué à ses obligations déontologiques ou a enfreint la loi;
- a fait un usage inapproprié de fonds;
- a commis une erreur qui vous cause un dommage pécuniaire.
Fermeture du dossier de conciliation de comptes d'honoraires
À la suite d’une conciliation de comptes d’honoraires qui se conclut par une entente, est-ce que le ou la CPA a le droit de poursuivre le client ou la cliente pour lui réclamer le solde de la facture?
Non. L’entente est finale : c’est une transaction au sens du Code civil du Québec.
Que se passe-t-il si l'on ne parvient pas à une entente?
S’il n’y a pas d’entente, le client ou la cliente a la possibilité de demander un arbitrage de compte, dans les 20 jours de la réception du rapport.
S’il n’y a pas d’entente, est-ce que le ou la CPA a le droit de poursuivre le client ou la cliente pour lui réclamer le montant de la facture?
Oui, une fois le délai de 20 jours suivant la fermeture du dossier de conciliation de comptes d’honoraires écoulé.
Pour en savoir plus sur la conciliation de comptes d'honoraires, consultez le Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des membres de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec ou communiquez avec le Bureau du syndic à conciliationhonoraires@cpaquebec.ca.
Arbitrage des comptes
Par souci d’indépendance, ce processus est géré par les greffes et non par le Bureau du syndic.
Rôle de l'arbitre
Qui va rendre la décision dans mon dossier d’arbitrage?
- Un ou une ou trois arbitres (si le montant en litige est supérieur à 15 000 $).
- L’arbitre, qui ne travaille pas à l’Ordre, est un ou une CPA qui a une expérience dans tous les champs d’expertise de la profession.
Quel est le rôle de l’arbitre?
Outre rendre la sentence arbitrale, il ou elle entend tout différend relatif à un compte d’honoraires d’un ou d'une CPA dans le cadre d’une audience, reçoit les documents déposés en preuve par les parties et les analyse. L’arbitre peut agir comme amiable-compositeur avant une audience ou lors de celle-ci.
Ouverture d'un dossier d'arbitrage des comptes
Le processus de conciliation de comptes d’honoraires est-il obligatoire avant le dépôt d’une demande d’arbitrage?
Oui, un compte d’honoraires qui n’a pas été traité lors de la conciliation ne peut faire l’objet d’un arbitrage par la suite.
Qui peut demander un arbitrage des comptes?
Ce recours est réservé au client ou à la cliente du ou de la CPA.
Puis-je retirer ma demande d’arbitrage?
Non, à moins d’obtenir l’autorisation du ou de la CPA.
Si le dépôt de ma demande d’arbitrage dépasse les 20 jours prévus au règlement, puis-je tout de même la déposer?
Oui. Cependant, vous devrez fournir les motifs justifiant le dépôt de votre demande à l’extérieur du délai prévu. Il appartiendra au président ou à la présidente du Conseil d’arbitrage de décider de la recevabilité de votre demande.
Pourrais-je déposer une demande d’arbitrage non signée par un ou une commissaire à l’assermentation?
Non, cette signature est obligatoire. Si vous éprouvez de la difficulté à trouver un ou une commissaire à l’assermentation, nous vous invitons à visiter le site Web de Justice Québec. Un ou une notaire ou un avocat ou avocate peut aussi vous assermenter.
Conciliation de comptes d'honoraires vs arbitrage des comptes
Est-ce que l'arbitre tient compte des pourparlers faits pendant la conciliation de comptes d’honoraires?
Les arbitres n’ont pas l’obligation d’en tenir compte. Le Conseil d’arbitrage des comptes n’est pas lié par le rapport de conciliation du représentant ou de la représentante du Bureau du syndic.
La personne du Bureau du syndic qui a agi comme intermédiaire lors de la conciliation de comptes d’honoraires sera-t-elle présente dans le processus d’arbitrage?
Non, puisque ce sont deux processus distincts et que le Bureau du syndic n’est pas une partie prenante au dossier d’arbitrage.
Le Conseil d’arbitrage peut-il décider des demandes relatives à des questions disciplinaires, des actions en dommages-intérêts ou à d’autres litiges?
Non, le Conseil d’arbitrage ne peut être saisi que pour traiter une demande de contestation du compte d’honoraires du ou de la CPA.
Entente entre les parties
Si les parties s’entendent entre elles, quelles sont les prochaines étapes?
- Si le Conseil d’arbitrage n’est pas encore saisi du dossier, l’entente est consignée par écrit et déposée au dossier en prévision de sa fermeture.
- Si le Conseil d’arbitrage est saisi du dossier, l’entente sera consignée dans une sentence arbitrale et envoyée aux parties en prévision de sa fermeture.
Documents transmis dans le cadre d'une audience en arbitrage
Les documents envoyés au Bureau du syndic dans le cadre de la conciliation sont-ils automatiquement transmis au Conseil d’arbitrage?
Non. Considérant que ces deux processus sont distincts et que le processus de conciliation est confidentiel, le client ou la cliente et le ou la CPA doivent autoriser par écrit la transmission du dossier de conciliation à l’arbitre et à la partie adverse.
Si je n’autorise pas la transmission du dossier de conciliation, que se passera-t-il?
Le Conseil d’arbitrage et la partie adverse ne recevront que les documents de la partie qui l’autorise. De plus, si les parties le jugent nécessaire, elles auront la possibilité de faire parvenir avant l’audience tous documents qui ne font pas partie du dossier de conciliation.
Est-ce que les documents d’audience envoyés au greffe sont automatiquement transmis à la partie adverse?
Oui, tous les documents transmis au greffe font partie du dossier d’arbitrage et sont partagés avec l’autre partie et avec l’arbitre afin que tous aient en main les mêmes documents lors de l’audience.
Quelle est la date limite pour remettre des documents dont je compte faire usage au cours de l’audience?
Deux semaines avant l’audience, un lien sécurisé vers le dossier électronique du greffe est envoyé aux parties afin d’y déposer tous les documents souhaités. Bien qu’il soit possible de déposer des documents la journée même de l’audience, cela pourrait justifier une demande de remise si l’arbitre le juge nécessaire.
Le Conseil d’arbitrage peut-il exiger d’obtenir des documents?
Oui, le Conseil d’arbitrage peut demander aux parties de lui communiquer un exposé des prétentions de même que la communication de tous dossiers, documents ou renseignements qu’il estime nécessaires à la disposition du litige.
Déroulement de l'audience en arbitrage
Est-il possible que le Conseil d’arbitrage tienne une rencontre en présence des parties préalablement à la tenue d’une audience?
Oui, une conférence de gestion peut être demandée par le Conseil d’arbitrage ou par une partie. Plusieurs éléments peuvent être traités lors de celle-ci, notamment, le nombre de témoins à présenter par chacune des parties, la durée estimée de leur témoignage, la durée prévue pour l’audience, les pièces que les parties entendent produire au soutien de leurs prétentions, la fixation d’une date d’audience, etc.
Quel est le déroulement habituel d’une audience en arbitrage?
- Les demandes préliminaires (ex. demande de remise de l’audience) seront d’abord entendues avant de procéder sur le fond de la demande d’arbitrage.
- Le Conseil d’arbitrage entendra ensuite la preuve de la partie réclamante (le client ou la cliente) avant d’entendre celle de la partie défenderesse (le ou la CPA). Au stade de la preuve, les parties pourront faire leurs représentations, déposer des documents, présenter des témoins et contre-interroger ceux de la partie adverse. Les parties concluront leurs demandes respectives par la présentation de leurs plaidoyers.
Est-ce que les audiences en arbitrage sont enregistrées?
- Les audiences en arbitrage sont enregistrées par le greffe uniquement aux fins de la rédaction du procès-verbal d’audience. Néanmoins, les parties peuvent obtenir l’enregistrement audio. À noter que l’enregistrement de l’audience est conservé jusqu’à 30 jours à compter de la date de fermeture du dossier.
- Les parties peuvent également retenir, à leurs frais, les services d’un sténographe qui assurera l’enregistrement de l’audience.
Je suis l’une des parties au dossier, dois-je obligatoirement me présenter à l’audience?
- Oui, votre présence est requise pour faire valoir vos représentations et déposer tout document au soutien de vos prétentions.
- Si l’une des parties est absente, sans motifs valables, le Conseil d’arbitrage pourrait procéder en son absence et rendre par la suite une sentence arbitrale.
Est-ce qu'un avocat ou une avocate peut m'assister dans le processus d’arbitrage?
Chaque partie peut être assistée d’un avocat ou d’une avocate.
Est-ce qu'une personne peut m'accompagner au cours de l’audience?
Considérant la confidentialité de l’audience, les parties ne peuvent être accompagnées d’une personne autre qu’un avocat ou une avocate, à moins que le Conseil d’arbitrage l’autorise.
Pourrais-je faire entendre des témoins lors d’une audience devant le Conseil d’arbitrage?
Oui. Toutefois, il appartient à chaque partie, et non au greffe, d’assigner ses témoins à comparaître devant le Conseil d’arbitrage à la date déterminée pour l’audience.
Puis-je demander une remise de l’audience?
- Oui. Cependant, il revient au Conseil d’arbitrage d’accepter ou de refuser la demande de remise selon les motifs présentés.
- La demande de remise doit être transmise par courriel au greffe le plus tôt possible.
Sentence arbitrale et frais possibles
Quel est le délai pour recevoir la sentence arbitrale du Conseil d’arbitrage?
- Le Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des membres de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec prévoit que le Conseil d’arbitrage doit rendre sa sentence dans les 45 jours de la fin de l’audience.
- À noter que ce délai n’est pas de rigueur et qu’il arrive dans certains cas qu’il soit dépassé. Le cas échéant, le greffe vous avisera de la situation.
Quelles sont les conclusions possibles d’une sentence arbitrale?
Le Conseil d’arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte en litige et/ou déterminer le remboursement ou le paiement auquel une partie peut avoir droit.
Quels sont les frais que le Conseil d’arbitrage pourrait m’imposer?
Le dépôt d’une demande d’arbitrage est sans frais. Cependant, une partie peut se voir condamner à un maximum de 15 % du montant qui fait l’objet de l’arbitrage pour les dépenses encourues par l’Ordre pour la tenue de l’arbitrage (ex. location d’une salle pour l’audience). De plus, le Conseil d’arbitrage peut, selon certains critères, ajouter l’intérêt et une indemnité.
La sentence arbitrale peut-elle être portée en appel?
Non. La sentence arbitrale est finale et sans appel.
Est-ce que le Conseil d’arbitrage ou le greffe peut conseiller les parties ou intervenir à la suite d’une sentence arbitrale?
Non, le Conseil d’arbitrage et le greffe ne peuvent conseiller les parties de quelque façon que ce soit ni intervenir auprès d’une partie qui ne respecte pas la sentence. Il revient aux parties de consulter un avocat ou une avocate au besoin.
Pour plus d’informations sur l'arbitrage des comptes, veuillez consulter le Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des membres de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec et communiquer avec le greffe de l’Ordre à greffes@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288-3256, poste 2617 ou sans frais au 1 800 363-4688.