Syndic en bref – 2e édition
Mise à jour : 9 mai 2024
Découvrez le Bureau du syndic et bénéficiez de conseils pratiques!
Voici la deuxième édition du Syndic en bref, un outil d’information, de prévention et de communication qui vous permettra de mieux saisir le rôle du Bureau du syndic et de bénéficier de divers conseils pour bien comprendre vos obligations déontologiques.
Vous recevez une communication du Bureau du syndic? Avant de paniquer, lisez ce qui suit!
Le Bureau du syndic :
Un rôle qui va au-delà des sanctions disciplinaires
Tout comme l’Ordre, le Bureau du syndic est investi d’une même mission : protéger le public. Il exerce à la fois un rôle de prévention et un rôle de surveillance pour que les CPA respectent leurs devoirs et obligations professionnelles. Les chroniques, les lettres, les appels téléphoniques et les enquêtes sont autant de moyens d'y parvenir. Le Bureau du syndic exerce ses fonctions de façon indépendante de l’Ordre.
L'indépendance du Bureau du syndic
C’est en octobre 1994 que l’Office des professions du Québec a introduit le principe d’indépendance au Code des professions. Depuis, les ordres professionnels doivent s’assurer de tout mettre en place pour préserver en tout temps l’indépendance du Bureau du syndic. Voici les moyens pour y parvenir :
Le principe d'indépendance...
Le principe d’indépendance du syndic implique qu’il puisse être en mesure de mener son enquête sans subir d’influence de la part d’un employé ou du Conseil d’administration de l’Ordre, du membre faisant l’objet de l’enquête, de la personne qui a demandé la tenue de l’enquête ou de qui que ce soit lié personnellement ou professionnellement avec ces personnes.
Ce que l’Office des professions du Québec dit :
L’article 80 du Code des professions précise que le président ou la présidente du Conseil d'administration de l'Ordre peut requérir des informations à un syndic en ce qui regarde l’existence d’une enquête ou le progrès de celle-ci. Là s’arrête toute intervention possible de sa part dans les affaires du syndic.
L’article 80 du Code des professions précise que le président ou la présidente du Conseil d'administration de l'Ordre peut requérir des informations à un syndic en ce qui regarde l’existence d’une enquête ou le progrès de celle-ci. Là s’arrête toute intervention possible de sa part dans les affaires du syndic.
La législation…
Le rôle et les pouvoirs du syndic sont définis dans le Code des professions, loi qui régit tous les ordres professionnels du Québec.
- nommer le syndic, les syndics adjoints et les syndics correspondants parmi les membres de l’Ordre afin de composer le Bureau du syndic de l’Ordre (art. 121);
- préserver en tout temps l’indépendance du Bureau du syndic dans l’exercice des fonctions des personnes qui le composent (art. 121.1);
- destituer, s'il y a lieu, un syndic par un vote des deux tiers de ses membres (art. 85).
Les procédures internes...
Les mesures internes comportent notamment les éléments suivants :
- Le syndic communique avec le président du CA.
- Le syndic rend des comptes au Conseil d’administration.
- Le Bureau du syndic dispose de :
- serveurs distincts;
- bureaux à l’usage exclusif de son personnel.
Le syndic jouit d’une indépendance décisionnelle et opérationnelle relative à l’exercice de sa fonction. Il est la seule personne qui peut décider, s’il y a lieu, de saisir le conseil de discipline d’une situation donnée, sans intervention extérieure (membres du Conseil d’administration, dirigeants de l’Ordre ou autre). C’est un maillon essentiel dans la fonction de protection du public du système professionnel québécois.
Mythe / Réalité
Le délai de réponse à des messages téléphoniques ou des courriels dépend des disponibilités du ou de la CPA.
C’est exact, mais vous devez répondre dans un délai raisonnable. La disponibilité est une obligation déontologique. Les CPA injoignables ou qui omettent les suivis sont l’un des principaux sujets d’appel au Bureau du syndic. La répétition du comportement peut entraîner une plainte devant le conseil de discipline.
Le manque de personnel me permet de mettre fin à un mandat sans préavis.
En mettant fin abruptement à un mandat, vous risquez de causer un préjudice à votre client ou cliente. Le Code de déontologie exige qu’un avis écrit lui soit transmis dans un délai raisonnable. Une bonne planification est de mise. Soyez prévoyant.
Je peux consulter les dossiers fiscaux d’une personne ou d’une société, aussi longtemps que j’ai une autorisation d’accès valide.
Si vos liens ont changé depuis l’obtention de l’autorisation, vous devriez obtenir un consentement écrit pour continuer d’en bénéficier ou aviser les personnes concernées de la retirer. Agir à l’insu d’une personne qui a oublié d’annuler une autorisation est contraire à l’éthique.
Il est permis de conserver les documents d’un client ou d’une cliente jusqu’à ce que toutes ses factures soient acquittées.
Non, cela n’est pas permis. Les documents doivent être remis sur demande. Pour récupérer le solde dû, il faudra entreprendre des démarches légales.
Apposer sa signature avec son titre sur un document personnel comporte moins d’exigences que professionnellement.
Signer en tant que CPA fait autorité et requiert de la rigueur en tout temps. La confiance associée à la signature d'un ou une CPA n'est pas à géométrie variable. Vous devez vous assurer de ne pas associer votre nom à un document faux ou trompeur.
LE SAVIEZ-VOUS?
En tant que membre CPA, vous ne pouvez pas fermer les yeux sur l’incompétence ou la conduite dérogatoire d’un ou une autre CPA. Vous devez faire un signalement à l’Ordre de toute conduite qui pourrait porter préjudice à des clients ou clientes, un employeur ou au public. Ne pas le faire constitue une dérogation au Code de déontologie des CPA.
L’évaluation d’entreprises nécessite des compétences spécifiques et l’application de normes précises. Celles-ci sont établies par l’Institut des experts en évaluation d’entreprises (IEEE). L’élément évalué, le mandat confié et le but recherché orienteront les méthodes à utiliser et le type de rapport à produire. Dans tous les cas, le rapport doit respecter les normes de l’IEEE. Ne prenez pas de risques inutiles si vous ne les connaissez pas.
Mettre à jour le registre des entreprises du Québec pour votre client ou cliente est un geste illégal. Tout comme l’incorporation, cet acte est réservé aux avocats et avocates et aux notaires. Toutefois, dans la mesure où vous respectez les modalités, vous pouvez cocher la case de la CO-17 réservée à cette fin.
À la suite de l’adoption de la Loi sur la maltraitance en 2017, l’Ordre s’est engagé avec ses partenaires dans la conception d’une formation visant à sensibiliser et outiller les CPA pour lutter contre la maltraitance matérielle et financière. Aujourd’hui, c’est plus de 5 000 membres qui y ont participé et qui peuvent contribuer à réduire ce fléau. Inscrivez-vous via Vivo, c’est gratuit!
La lourdeur de vos tâches vous épuise? Vous avez de la difficulté à concilier travail et vie personnelle? Besoin de conseils juridiques? Si vous vous reconnaissez, n’hésitez pas à profiter des ressources à votre disposition via le Programme d’aide aux CPA (PACPA).
Discipline
Les infractions ayant le plus fait l’objet de chefs de plainte au cours de l’exercice 2023-2024 étaient liées :
- au comportement du ou de la membre (15)
- Manque d’intégrité et d’objectivité
- Manque de loyauté
- Association à des documents faux ou trompeurs
- Refus de remettre des documents.
- à la qualité des services rendus (11)
- Évaluation d’entreprise
- Liquidation de succession
- Indépendance
- Non-respect des normes
- Maintien des compétences
- à de l’entrave à l’inspection et au Bureau du syndic (10)
- Omissions dans le questionnaire de renseignements confidentiels de l’inspection
- Renseignements inexacts ou incomplets
- Omission de répondre
- à l’aspect technique et administratif (7)
- Déclaration annuelle obligatoire erronée
- Engagement envers l’Ordre non respecté
Passez le mot!
SUJETS DE L’HEURE
CODE DE DÉONTOLOGIE DES CPA
Le nouveau Code de déontologie des comptables professionnels agréés est entré en vigueur le 9 mai 2024. Un guide de référence proposant des explications claires et des exemples pratiques, un tableau de concordance entre les articles de l’ancien Code et du nouveau, un article pour annoncer les principaux changements, ainsi que des formations obligatoires sont offerts par l'Ordre pour vous aider à bien comprendre vos devoirs et obligations et faciliter la transition. Prenez connaissance des bulletins et communications qui vous ont été envoyés et qui vous expliquent les changements applicables à votre déontologie professionnelle. Il est de votre responsabilité de prendre connaissance du Code dès maintenant afin de vous conformer à vos nouvelles obligations déontologiques.
Le nouveau Code de déontologie des comptables professionnels agréés est entré en vigueur le 9 mai 2024. Un guide de référence proposant des explications claires et des exemples pratiques, un tableau de concordance entre les articles de l’ancien Code et du nouveau, un article pour annoncer les principaux changements, ainsi que des formations obligatoires sont offerts par l'Ordre pour vous aider à bien comprendre vos devoirs et obligations et faciliter la transition. Prenez connaissance des bulletins et communications qui vous ont été envoyés et qui vous expliquent les changements applicables à votre déontologie professionnelle. Il est de votre responsabilité de prendre connaissance du Code dès maintenant afin de vous conformer à vos nouvelles obligations déontologiques.
RARETÉ DE LA MAIN-D'ŒUVRE
La rareté de la main-d’œuvre demeure un sujet d’actualité.
Dans tous les cas, une bonne communication vous évitera bien des tracas.
La rareté de la main-d’œuvre demeure un sujet d’actualité.
- Si vous avez dû ajuster les salaires à la hausse pour retenir votre personnel, l’effet sur les honoraires doit être expliqué à la clientèle.
- Si vous avez plutôt choisi de diminuer votre clientèle, n’oubliez pas qu’il y a des règles à respecter pour mettre fin à la relation client.
Dans tous les cas, une bonne communication vous évitera bien des tracas.
RETRAITE DES CPA
Voici quelques exemples d’éléments à considérer si vous songez à la retraite.
Vos obligations envers l’Ordre, en assurance responsabilité professionnelle et en formation continue, diffèrent selon que :
Vous offrez des services à des tiers à votre compte ou en cabinet : que vous transfériez, vendiez ou donniez votre clientèle, dans tous les cas vous devez dès que possible :
Vos clients et clientes doivent avoir le temps de déterminer s’ils continueront ou non à faire affaire avec votre remplaçant ou remplaçante.
MODERNISATION DU SYSTÈME PROFESSIONNEL
Le 6 septembre 2023, la ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor, également ministre responsable de l'application des lois professionnelles, Mme Sonia LeBel, a annoncé un grand chantier de modernisation du système professionnel. Les ordres ont été invités à s’exprimer et la population sera également sondée. Le point central est de redonner confiance aux Québécois et Québécoises en un système professionnel plus efficace et agile.
Voici quelques exemples d’éléments à considérer si vous songez à la retraite.
Vos obligations envers l’Ordre, en assurance responsabilité professionnelle et en formation continue, diffèrent selon que :
- vous demeurez ou non membre de l’Ordre des CPA;
- vous offrez des services à des tiers (ex. : impôts des particuliers, missions de compilation);
- la valeur annuelle des services à des tiers est égale ou supérieure à 25 000 $.
Vous offrez des services à des tiers à votre compte ou en cabinet : que vous transfériez, vendiez ou donniez votre clientèle, dans tous les cas vous devez dès que possible :
- en aviser votre clientèle, ainsi que l'Ordre; et,
- leur présenter la personne qui vous remplacera.
Vos clients et clientes doivent avoir le temps de déterminer s’ils continueront ou non à faire affaire avec votre remplaçant ou remplaçante.
Liens utiles
Le 6 septembre 2023, la ministre responsable de l’Administration gouvernementale et présidente du Conseil du trésor, également ministre responsable de l'application des lois professionnelles, Mme Sonia LeBel, a annoncé un grand chantier de modernisation du système professionnel. Les ordres ont été invités à s’exprimer et la population sera également sondée. Le point central est de redonner confiance aux Québécois et Québécoises en un système professionnel plus efficace et agile.
Le Bureau du syndic :
une ressource accessible!
Le Bureau du syndic est aussi là pour vous. Si vous avez des questions, besoin d’un conseil, ou désirez simplement obtenir de l’information sur vos obligations professionnelles en lien avec le Code de déontologie des CPA, n’hésitez pas à nous contacter en remplissant le formulaire de demande de références déontologiques en ligne. Le délai de réponse est généralement de moins de 48 heures.
N’oubliez pas de consulter régulièrement nos différents conseils déontologiques!