Accès au dossier du client : obligation ou courtoisie professionnelle?

Mis à jour le 1^er mai 2024.

Vendredi midi, vous apprenez que vous avez un nouveau client d’audit. Voilà une excellente façon de conclure la semaine!

Après avoir terminé votre processus d’acceptation de client, vous communiquez avec le CPA précédent pour lui demander s’il y a des facteurs dont vous devez tenir compte avant d’accepter la mission d’audit. Lorsque vous lui téléphonez pour convenir de la date à laquelle vous pourrez avoir accès au dossier d’audit de l’année précédente, vous êtes surpris d’apprendre qu’il refuse de vous donner accès à son dossier d’audit de l’année précédente.

Que vous soyez dans le cas de l’ancien ou du nouveau CPA, voici ce que vous devez savoir quant à l’accès au dossier de travail d’un CPA (ex : dossier d’audit) :

Client

• En tant que CPA, vous devez permettre au client, ou à toute personne autorisée par écrit par celui-ci, de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet dans l’exécution du contrat. Il peut obtenir les documents ou en demander une copie, et ce, même si ses honoraires sont impayés. À cet effet, informez-le sans délai des honoraires et débours impayés;² 
  
  Si le client demande une copie des éléments contenus dans son dossier, il peut le demander sur un support répondant à ses besoins. En effet, il pourrait préférer avoir accès aux documents sur une plateforme en ligne plutôt qu’obtenir une copie PDF ou papier. Demandez-lui le support dont il a besoin. 

• Outre ses états financiers et sa déclaration fiscale, vous devez remettre à votre client tous les documents et les biens qui le concernent, entre autres :
  • tous les documents originaux qu’il vous a remis (ex. : contrat de location, entente bancaire, factures, etc.); et
  • tous les documents que vous avez créés qui supportent les états financiers (ex : écritures de journal, fichiers de consolidation, supports pour les notes aux états financiers, feuilles maîtresses, détail du calcul de l’impôt reporté, etc.) ou tout autre document de cet acabit qui ne serait pas déjà énuméré plus haut.

Successeur

• Les normes de certification (audit et examen) mentionnent que le CPA doit faire du travail sur les soldes d’ouverture et donnent à titre d’exemple la révision du dossier du prédécesseur comme une façon d’obtenir des éléments probants, suffisants et appropriés dans les circonstances.³
• Vous devez faciliter la tâche à votre successeur et collaborer avec lui, pour le transfert des documents, dans un délai raisonnable⁴ et selon les instructions du client². Notamment, vous devez donner accès au CPA successeur à votre dossier d’audit ou d’examen. 
• Vous pouvez refuser de transmettre des informations divulguant des procédures ou méthodes que vous avez établies et développées, par exemple vos documents de travail illustrant votre évaluation de risque, vos analyses, vos méthodes de calculs ou votre base pour la sélection d’échantillons. Toutefois, votre successeur doit pouvoir consulter votre dossier de travail afin de pouvoir accomplir son mandat.
• Rappelez-vous que le CPA est lié par le secret professionnel. Vous devez donc obtenir l’autorisation de votre client, de préférence par écrit, avant de remettre les documents qui le concernent ou de donner accès à votre dossier de travail. Des exemples de lettre d’autorisation de client et de lettre à faire signer par le CPA successeur sont disponibles dans les modèles de lettres pour les missions d’audit, d’examen et de compilation disponibles sur le portail de développement professionnel Vivo.

Alors… Obligation ou courtoisie professionnelle? Donner accès à votre dossier de travail ou à une partie de votre dossier de travail est une obligation. C’est également empreint de courtoisie professionnelle envers un collègue et cela démontre que, malgré le fait d’avoir perdu un client, vous continuez d’agir dans l’intérêt de celui-ci. Vous êtes un professionnel et vous agissez comme tel!

¹ Code de déontologie, articles 58 et 59
² Code de déontologie, article 60
³ NCA 510 paragraphe 6 et NCME 2400 paragraphe 55
⁴ Le caractère raisonnable du délai dépend des circonstances. À quelques semaines de l’échéance, il est urgent de répondre en transmettant les documents demandés à votre successeur dans les meilleurs délais.