Contrat de services professionnels et honoraires : c'est payant de respecter ses obligations!
Publié le 29 mai 2024
Le nouveau Code de déontologie des CPA (Code) en vigueur depuis le 9 mai 2024 clarifie les obligations déontologiques des membres et vise à assurer la protection du public. À propos du contrat de services professionnels1 et des honoraires2, le Code stipule, essentiellement, que la cliente ou le client doit être en mesure de prendre une décision libre et éclairée concernant, tant la nature et l’étendue des services que les honoraires s’y rattachant. De plus, le tout doit être confirmé par écrit3. Voici une liste de questions afin de vous aider à respecter vos obligations et d’éviter tout malentendu avec votre clientèle.
Bien qu’ajuster vos processus et comportements pour vous conformer à vos obligations puisse demander un peu de votre temps, cela vous aidera à optimiser votre relation client tout en vous assurant efficacité et tranquillité d'esprit. Les risques d’insatisfaction de la part de votre clientèle et de disputes d’honoraires devraient être atténués, ou même prévenus, vous sauvant ainsi du temps, du stress et de l'énergie à gérer des situations parfois difficiles.
Suis-je dans l’obligation de rédiger une lettre mandat?
- Oui, pour les mandats d’audit, d’examen et de compilation en vertu des normes qui y sont applicables.
- Pour tous les autres types de mandat, c’est préférable et peut-être même plus efficace :
- Vous devez déterminer avec votre cliente ou client les conditions, les modalités et l’étendue du contrat de services professionnels.
- Si vous préférez ne pas utiliser de lettre mandat, vous devrez confirmer aussitôt que possible par écrit le consentement de votre cliente ou client.
J’ai discuté de mes honoraires avec ma cliente ou mon client, est-ce suffisant?
- Non. C’est un bon début, mais ce n’est pas suffisant.
- Vous devez obtenir le consentement libre et éclairé de votre cliente ou client.
- Si le consentement est donné verbalement, vous devez confirmer l’entente par écrit dès que possible, que ce soit par une lettre mandat ou par un courriel.
Qu’est-ce que le consentement de la cliente ou du client?
- Dans un premier temps, vous devez donner des explications claires et adaptées à votre cliente ou client afin d’obtenir de sa part un consentement libre et éclairé.
- Un consentement « libre » est celui qui a été donné en toute liberté, en ayant eu le temps de réfléchir sans se sentir pressé.
- Un consentement « éclairé » est celui qui a été donné en toute connaissance de cause.
Une partie des travaux de tenue de livre est exécutée par un sous-traitant, est-ce que je dois en aviser ma cliente ou mon client?
- Oui. Si une partie essentielle des services est exécutée par une personne n’exerçant pas au sein du même cabinet, vous devez en informer la cliente ou le client et obtenir son consentement.
- Vous devez aussi vous assurer que le sous-traitant respecte les obligations concernant le secret professionnel et la confidentialité des informations.
Est-ce que je peux demander une avance?
- Oui, c’est possible. Celle-ci doit être juste et raisonnable.
- Cependant, vous devez disposer d’un compte en fidéicommis dans lequel les sommes devront être déposées.
- Vous ne pouvez utiliser les sommes qu’aux fins pour lesquelles elles vous ont été confiées, soit pour payer une facture transmise à cette même cliente ou ce même client.
- Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter la page Comptabilité en fidéicommis et la page Administration et détention de biens et sommes appartenant à des tiers.
Lorsqu’il est difficile d’estimer le coût des travaux, je donne à ma cliente ou mon client le taux horaire des personnes qui seront impliquées dans le mandat, est-ce suffisant?
- Non. Vous devez l’informer du coût approximatif et prévisible des services.
- Le fait que ce soit difficile à évaluer n’est pas une excuse pour vous soustraire à vos obligations.
- Donner une estimation pour la première phase du mandat et une échelle pour la totalité du mandat basé sur votre expérience passée peut être une piste de solution.
Avant la fin du mandat, je constate que le montant d’honoraires estimé avec ma cliente ou mon client sera insuffisant. Que dois-je faire?
- Vous devez en informer votre cliente ou client par écrit, et ce, dans les meilleurs délais.
Ma cliente ou mon client me téléphone souvent pour me poser des questions sur le mandat ou sur d’autres sujets. Je n’avais pas prévu ce temps dans mon estimation d’honoraires. Est-ce acceptable de facturer ces appels?
- Oui, vous pouvez facturer vos appels, mais vous devez tout d’abord l’informer que ce temps n’est pas compris dans le montant entendu pour le mandat.
Je charge des frais de 5 % en surplus des honoraires, afin de couvrir les frais administratifs de mon cabinet. Est-ce permis?
- Oui, c’est permis, mais vous devez en informer votre cliente ou client lorsque vous discutez du mandat et obtenir son consentement.
Que veut dire « facturer régulièrement »?
- La durée du mandat et du montant total des honoraires sont des éléments importants à considérer pour répondre à cette question.
- Un mandat ponctuel de courte durée comme une déclaration de revenus de particuliers peut clairement faire l’objet d’une seule facture à la fin des travaux.
- Un mandat d’audit ou de juricomptabilité sont des exemples de mandats qui s’échelonnent habituellement sur plusieurs mois et comportent des montants plus importants. Une facturation échelonnée sur la durée du mandat est probablement préférable.
- Il est important de s’entendre avec sa cliente ou son client sur la fréquence que prendra la facturation.
- Facturer de façon tardive, plusieurs mois après la fin du mandat, est non seulement une dérogation au Code, mais il peut s’avérer difficile d’expliquer vos honoraires à votre cliente ou client longtemps après la prestation de services.
J’indique simplement sur mes factures « honoraires professionnels », est-ce suffisant?
- Non. Vous devez identifier clairement les services rendus.
Les honoraires conditionnels sont-ils permis?
- Oui, si ce type de facturation n’a pas pour effet de porter atteinte à votre objectivité.
- Vous devez toujours obtenir un consentement écrit de votre cliente ou client quant à ce mode de facturation.
- La documentation de votre dossier est un élément nouveau et obligatoire.
- Si votre cliente ou client en est une ou un de certification, il est important de se référer à la Règle d’indépendance 204 avant même de penser aux honoraires conditionnels.
Pour les mandats récurrents, j’écris une lettre mandat de trois ans qui indique les honoraires pour la première année? Dois-je rédiger une lettre mandat chaque année?
- Vous devez obtenir le consentement de votre cliente ou client si les honoraires de l’année 2 ou 3 sont différents de ceux de l’année 1.
- Une augmentation de vos taux horaires et son impact sur les honoraires doivent être communiqués à la cliente ou au client.
- Vous devez aussi obtenir le consentement de votre cliente ou client si les conditions, les modalités et l’étendue du contrat de services professionnels sont modifiées.
J’ai débuté les travaux avant l’entrée en vigueur du Code. Je n’ai pas de lettre mandat ou de confirmation écrite des honoraires, mais je les ai discutés avec ma cliente ou mon client. Est-ce suffisant?
- Pour un mandat déjà débuté, il n’est pas nécessaire d’obtenir de document écrit.
- Toutes les autres obligations du Code concernant les honoraires doivent être respectées, notamment celle d’aviser immédiatement la cliente ou le client par écrit si vous risquez un dépassement de coût.
- Tout nouveau mandat ou tous mandats récurrents qui débutent après l’application du Code devront se conformer aux nouvelles exigences concernant le consentement.
- Comme vous devez obtenir le consentement de votre cliente ou client pour une modification aux conditions du contrat initial, toute modifications, comme une augmentation de vos taux horaires ou un dépassement de coûts, sont assujetties à l’obligation de confirmation par écrit.
En conclusion
Contrat de services professionnels
- Déterminez les conditions, les modalités financières et autres ainsi que l’étendue du contrat.
- Avisez votre clientèle si vous faites appel à une personne externe.
- Obtenez le consentement de votre cliente ou client.
- Un consentement verbal doit être confirmé par écrit.
Honoraires professionnels
- Faites un suivi régulier des honoraires encourus par rapport aux honoraires estimés.
- Informez votre clientèle par écrit dès que vous risquez un dépassement de coût.
- Demandez des honoraires justes et raisonnables.
- Précisez les services rendus dans votre compte d’honoraires.
- Facturez régulièrement.
Afin d’en savoir plus, nous vous invitons à consulter le guide déontologique.
____________________________
1 Articles 61 à 72 du Code de déontologie entré en vigueur le 9 mai 2024
2 Articles 61 à 72 du Code de déontologie entré en vigueur le 9 mai 2024
3 Articles 45 et 46 du Code de déontologie entré en vigueur le 9 mai 2024