Faire la paie pour un client de certification, une question d’indépendance?
En tant que CPA, vous connaissez bien sûr le concept d’indépendance et vous avez sans doute eu à évaluer des problématiques complexes au fil de votre carrière. Mais à quel point vous estimez-vous expert en la matière? À la lecture du cas qui vous est présenté ci-dessous, sauriez-vous dire si, à votre avis, il y a un problème d’indépendance?1
Mise en situation
Votre cabinet effectue une mission d’examen ainsi que la tenue de livres pour une société privée qui vous donne également les informations nécessaires à la préparation de la paie. Une fois l’information de paie saisie dans le système par l’un de vos employés, ce dernier amorce le transfert bancaire. Le paiement des salaires aux employés est alors effectué automatiquement par dépôt bancaire direct.
De plus :
- Le client approuve le résultat de la tenue de livres mensuelle, les états financiers mensuels, ainsi que toutes les écritures de journal.
- L’employé qui effectue la tenue de livres et la paie ne fait pas partie de l’équipe de mission d’examen, mais plutôt d’un groupe distinct supervisé par un autre gestionnaire.
- Tenue de livres du client : toute question à ce sujet est adressée au client directement ou au gestionnaire de l’autre groupe.
- Paie : une fois la saisie d’informations effectuée, l’employé envoie le journal de paie au client pour approbation et amorce le transfert pour le dépôt bancaire aux employés une fois l’approbation obtenue.
- Vous avez raffiné vos processus l’année dernière et vous faites maintenant deux lettres distinctes pour les missions d’examen et de tenue de livre.
Question
Est-ce que la situation décrite présente un problème d’indépendance?
Si le cabinet fait une mission de certification, il n’est pas permis qu’un membre du cabinet prépare ou modifie un document source en vertu de la règle 204.4 paragraphe 23) b), et ce, même s’il ne fait pas partie de l’équipe de mission de certification.
Il est clairement indiqué dans la règle d’indépendance qu’un chèque signé est un document source. Amorcer le transfert bancaire pour le paiement de la paie par dépôt direct dans le compte bancaire des employés est l’équivalent de signer les chèques de paie. Donc, puisqu’il s’agit d’une interdiction, aucune sauvegarde ne peut être mise en place. Vous devrez faire un choix, garder la mission d’examen, ne plus rendre le service de paie ou ne plus amorcer le transfert bancaire.
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1 Mise en garde : Le présent exemple n’est qu’à titre indicatif. Il existe de multiples situations où l’indépendance du professionnel et de son cabinet peut être affectée. Chaque situation est unique et donc, pour conclure, si vous ou votre cabinet êtes indépendant, une analyse détaillée des faits et circonstances spécifiques à la situation doit être effectuée.