Le courriel : peut-on faire rimer efficacité et qualité?

Aux yeux de nombreux professionnels, le courriel est devenu le moyen le plus simple de communiquer avec des clients. Contrairement à la lettre traditionnelle, il est facile à employer et peut être rapidement expédié. Mais ce gain en efficacité devrait-il se faire au détriment de la qualité du contenu? Apprenez à bien maîtriser le courriel pour mettre à profit ses avantages indéniables et vous éviter des ennuis professionnels!

6 conseils pour une rédaction avisée

1. Employez les formules de salutations d’usage au début et à la fin de votre message
   Un courriel qui contient uniquement le corps du message peut être perçu comme une démonstration de colère ou d’arrogance. N’oubliez pas que le client à qui vous répondez ne peut pas se fier à l’intonation de votre voix pour décoder votre intention. D’ailleurs, plusieurs appels sont placés chaque année au bureau du syndic par des clients qui croient à tort que leur CPA est en colère et qui, pour cette raison, n’osent pas le rappeler.


2. Ne conservez pas l’historique des messages dans un échange de courriels
   Vos messages et ceux de vos clients peuvent circuler et pourraient se retrouver dans les mains de gens qui ne sont pas concernés par la conversation. Lorsque c’est possible, au moment de répondre à un courriel ou de le transférer, supprimez les messages précédents s’ils ne sont plus nécessaires. C’est un moyen facile de limiter la divulgation de renseignements confidentiels, par exemple si de nouveaux destinataires sont ajoutés au fil des échanges.


3. Protégez les données sensibles que vous expédiez
   Sans chiffrement, le courriel n’assure pas la confidentialité des renseignements échangés. Pour hausser la sécurité de vos envois, protégez par un mot de passe les pièces jointes qui contiennent des données sensibles (ex. : déclarations fiscales de particuliers, états financiers, etc.). Pour en savoir plus, consultez le Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI (p. 29).


4. Assurez-vous de choisir le bon destinataire
   En tapant les premières lettres d’un nom, les logiciels de courriel suggèrent des entrées automatiques. N’allez pas trop vite : assurez-vous de choisir la bonne personne! Un particulier a récemment communiqué avec le bureau du syndic parce qu’il venait de recevoir de son CPA un courriel destiné à un tiers qui avait les mêmes initiales que lui. Il a ainsi découvert qu’une personne non autorisée avait eu accès à son dossier et a demandé l’ouverture d’une enquête. Un courriel envoyé, ça ne se rattrape pas!


5. Faites attention aux fournisseurs de services hors Canada
   Les adresses courriel gratuites et dont les serveurs ne sont pas localisés au Canada devraient être évitées. Optez pour un fournisseur spécialisé vous offrant une plateforme et un service plus sécuritaires. C’est peu coûteux et personnalisé!


6. Obtenez l’autorisation avant de transmettre des documents
   La plupart des lettres de mission de compilation, de mission d’examen et de mission d’audit contiennent des dispositions concernant l’utilisation des courriels. Lorsque les mandats sortent de ces champs d’expertise, assurez-vous d’avoir obtenu l’autorisation de vos clients avant d’envoyer par courriel des documents couverts par le secret professionnel. Profitez-en pour valider avec eux l’adresse courriel de leur choix.

En résumé, le courriel se prête bien à un échange rapide et sans formalité. Tout le succès de son utilisation réside dans l’art de le rédiger avec doigté et de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires pour en préserver la confidentialité.