Conclure un contrat de services professionnels

Prendre le temps de discuter avec votre client de ses attentes et des travaux que vous devrez réaliser est une condition essentielle pour que celui-ci soit satisfait de votre prestation. 

À cette fin, vous devez vous ajuster aux connaissances et à l’expérience de votre client. Il est donc important de bien le connaître et de lui poser des questions afin de circonscrire avec lui ses besoins et déterminer l’étendue du contrat de services professionnels requis. Si votre client n’a pas une grande connaissance de la finance, de la comptabilité, de la gestion ou de la fiscalité, vous devrez sans doute lui poser plus de questions afin d’identifier les travaux à entreprendre.

Pensez à aborder notamment les points suivants :

• Quels sont les travaux requis (quels sont les livrables)? S’agit-il d’un contrat ponctuel, récurrent ou sur une base continue?
  
• Discutez des délais dans lesquels les travaux devraient être exécutés et de la fréquence des redditions de compte attendues;
  
• Discutez des informations qui devront être préparées ou fournies par le client, ainsi que des délais dans lesquels le client devra vous les transmettre afin de respecter l’échéancier convenu pour la réalisation des travaux.   
  
• Sur quel support le résultat sera-t-il remis?
  
• Quelles sont les modalités de paiement? Discutez de ce qui est couvert ou non par les honoraires estimés. 

Bien évaluer l’étendue du contrat vous permettra de planifier adéquatement les ressources et le temps nécessaires à la réalisation des travaux. Il vaut mieux refuser un mandat dès le départ plutôt que d’y mettre un terme en cours de route parce que vos ressources sont limitées et que vous ne pouvez y répondre dans les délais. 

Rappelez-vous qu’avant de conclure un contrat de services professionnels, vous devez vous assurer d’avoir les compétences et les ressources requises pour effectuer le mandat ou, au besoin, vous adjoindre un expert ou d'autres ressources externes. Dans un tel cas, vous devez en informer votre client et obtenir son consentement.
 
Celui-ci doit en effet consentir à ce que des renseignements protégés par le secret professionnel soient transmis à une autre personne qu’un employé ou associé de votre cabinet. Il doit également approuver les honoraires qui seront facturés par cette personne.

Pour établir une relation claire avec votre client, éviter toute ambiguïté quant aux modalités et à l’étendue du contrat de services professionnels et prévenir d’éventuelles mésententes, nous vous recommandons de rédiger une lettre mandat confirmant le contrat.
 
Vous pouvez vous procurer certains modèles de lettres via la plateforme Vivo.
 
Si vous pensez que la situation ne requiert pas une telle lettre et qu’une entente verbale pourrait suffire, vous devez toutefois confirmer les termes essentiels de cette entente par un échange écrit entre vous et votre client. Il peut s’agir d’un simple courriel, mais celui-ci doit contenir minimalement les informations suivantes :

• La description de l’étendue du contrat : description des services à rendre et précision de ce qui n’est pas compris dans la prestation de services.
  
• La description des conditions et modalités du contrat : 
  
  • le délai d’exécution;
    
  • les modalités financières (pour plus de détails, consultez la section « Honoraires »);
    
  • ce qui est attendu du client (p. ex. remettre des documents ou faire des analyses dans les délais demandés) pour être en mesure d’exécuter la prestation selon les délais et les montants convenus; 
    
  • le cas échéant, décrire la partie du contrat qui sera exécutée par une personne externe à votre cabinet en l’identifiant.

Que l’entente soit verbale ou écrite, vous devez en avoir discuté au préalable avec votre client et être certain qu’il en ait bien compris les différents éléments et qu’il vous ait donné son accord. 

Vous pouvez également voir avec ce dernier quels sont les meilleurs moyens de communiquer avec lui (téléphone, courriel, etc.) et les moments où il est préférable de le joindre. De la même façon, il est bon de déterminer dès le départ par quel moyen de communication il pourra vous contacter et les heures auxquelles il pourra vous rejoindre.