Signalement à l’interne
Dispositions générales (art. 43 à 51)
Extraits du code de déontologie concernés
50. Le comptable professionnel agréé signale à son client toute situation problématique dont il a connaissance dans le cadre de sa prestation de services et dont celui-ci devrait être informé, notamment :
1° un fait ou une omission qui, à sa connaissance, peut constituer une infraction à une loi ou à un règlement;
2° une erreur significative qui se retrouve dans un état financier ou tout autre document;
3° une situation qui, si elle n’est pas corrigée, peut l’amener à contrevenir à l’article 26.
Lorsque le client est une entité, le comptable professionnel agréé fait ce signalement à une personne appropriée au sein de l’entité, laquelle peut être notamment le représentant de l’entité avec lequel il est en rapport dans le cadre de ses services ou son supérieur immédiat s’il est à l’emploi de l’entité. Si, par la suite, il vient à sa connaissance que le client n’a pas remédié à la situation, le comptable professionnel agréé avise l’autorité hiérarchique appropriée au sein de l’entité.
Malgré le deuxième alinéa, le comptable professionnel agréé qui participe à l’exécution d’un contrat de services professionnels doit faire ce signalement au comptable professionnel agréé responsable du contrat ou de sa supervision.
Voici la démarche pour signaler une problématique :
Identifier et comprendre la situation problématique : quoi signaler ?
Lorsque vous avez connaissance d’une problématique dans le cadre de vos travaux, avant même de la signaler, vous devez d’abord et avant tout obtenir une compréhension de la situation, notamment de la nature du problème, de la gravité de la situation et des circonstances dans lesquelles elle est intervenue. Vous devez signaler à votre client les situations suivantes :
Un fait ou une omission qui, à votre connaissance, peut constituer une infraction à une loi ou à un règlement.
Il peut s’agir de lois et de règlements qui traitent de toutes sortes de sujets : le code de déontologie, la protection des renseignements personnels, les valeurs mobilières, le blanchiment d’argent, la protection de l’environnement, la santé publique, la fraude ou la corruption, la fiscalité, etc.
En tant que CPA, vous n’êtes pas tenu de connaître tous les règlements ou lois applicables à vos clients. Toutefois, selon vos activités professionnelles, vous ne pouvez en ignorer certains. Si vous savez qu’un élément est problématique eu égard à la loi, vous ne pouvez l’ignorer et devez le signaler à votre client. Évidemment, cette obligation vise tout fait dont votre client devrait être informé. Il doit donc s’agir d’un élément significatif ou pertinent pour l’entreprise cliente. Une contravention d’un employé à une loi sur la sécurité routière, par exemple, est sans pertinence pour une entreprise œuvrant dans le domaine de la finance et n’a donc pas à être divulguée à votre employeur.
Quelques exemples concrets
Un processus d’appels d’offres n’a pas suivi les règles établies par l’organisation.Les déclarations et réclamations de taxes de votre client ne respectent pas les règles de la taxe à la consommation.
Un employé de votre client est en situation de conflit d’intérêts contrairement au code de déontologie de l’entreprise.
Votre client a procédé au déversement d’eaux usées dans un cours d’eau contrairement aux lois environnementales.
Votre employeur dissimule de l’information aux autorités gouvernementales afin d’obtenir des subventions.
Un employé de votre client soumet de fausses réclamations de dépenses et utilise les biens de votre employeur à des fins personnelles.
Une erreur significative qui est contenue dans un état financier ou tout autre document.
Quelques exemples concrets
Une provision excessive pour les stocks.Une vente enregistrée dans la mauvaise période.
Une dépréciation qui devrait être prise en compte, mais qui ne l’est pas.
Une note non incluse aux états financiers telle la mention d’un litige important.
Une mauvaise classification d’opérations pour avantager le calcul des ratios.
Toute situation dont vous avez connaissance qui pourrait, si elle n’est pas corrigée, vous amener à préparer, produire, signer, ou même à vous associer à une déclaration, lettre, attestation, opinion, rapport, exposé, état financier, avis ou tout autre énoncé ou document faux, trompeurs, de nature à induire en erreur ou non conforme.
Pour plus d’exemples et en savoir d’avantage, consultez la fiche Intégrité.
Parce que le CPA apporte une crédibilité à l’information financière et non financière à laquelle il s’associe et qu’il est un gage de confiance, il est primordial que les situations décrites ci-haut soient signalées au client afin d’amener celui-ci à remédier à la situation problématique, dans la mesure du possible.
Signaler le problème : comment et à qui?
Votre client est une personne physique
Si votre client est une personne physique, c’est à celle-ci que vous devez dénoncer la situation.
Votre client est une organisation publique ou privée
Si votre client est une entreprise ou une organisation du secteur public, la première personne à qui signaler la situation est, a priori, le représentant de l’entité cliente avec lequel vous êtes en relation. Cette personne peut être votre supérieur immédiat si vous êtes à l’emploi de l’entreprise ou de l’entité gouvernementale. Si vous offrez des services, il peut s’agir du représentant de l’entreprise ou de l’entité gouvernementale avec lequel vous discutez du contrat et qui vous fournit l’information dont vous avez besoin. Par contre, si vous soupçonnez que cette personne est impliquée dans la situation, référez-vous au niveau hiérarchique supérieur ou à une autre personne de confiance au sein de l’entité.
Il est également possible qu’il existe, au sein de l’entreprise, un mécanisme de signalement d’actes répréhensibles qui prévoit à quelle personne vous devez signaler ce genre de situation. Le cas échéant, vous devez vous y référer.
Vous offrez des services à des tiers et n’êtes pas responsable du contrat
Enfin, si vous êtes un CPA travaillant au sein d’une équipe, qu’il s’agisse d’une équipe de mission de certification ou d’une équipe travaillant sur d’autres types de contrats, vous devez normalement signaler la situation au CPA responsable du contrat ou de la mission. Ce sera alors lui qui sera responsable de signaler la situation au client. Le même raisonnement s’applique si vous travaillez au sein d’un Bureau de vérificateur général.
Déterminer si des démarches supplémentaires sont nécessaires
Après ce premier signalement, si vous apprenez par la suite que la situation problématique n’a pas été corrigée, vous devez évaluer s’il y a lieu de rapporter le signalement à une autre autorité.
Plusieurs éléments peuvent être évalués afin de déterminer l’autorité hiérarchique appropriée à aviser, par exemple :
- l’implication ou non de niveaux hiérarchiques supérieurs dans la situation que vous désirez signaler ;
- la gravité de la situation ;
- la nature de la problématique ;
- les actions prises par la personne à qui vous avez signalé la situation ou son inaction ;
- les conséquences possibles pour le client ou pour des tiers.
Selon la gravité de la situation, ce signalement pourrait être rapporté au représentant autorisé du conseil d’administration, ou, en absence de conseil d’administration, à son premier dirigeant. S’il existe des mécanismes de signalement d’actes répréhensibles qui prévoient à quelle(s) personne(s) vous devez signaler ce genre de situation, vous devez vous y référer.
Au besoin, vous pouvez également communiquer avec le service de référence déontologique de l’Ordre. Il vous aidera à identifier la meilleure démarche à suivre. Vous pouvez aussi faire appel à un avocat.
Rappelez-vous que, si malgré vos initiatives, la situation met en péril votre intégrité, vous devrez envisager de démissionner ou de vous retirer du mandat, selon le cas.
Documenter votre démarche
Dans tous les cas, il est important de documenter votre démarche.