Les honoraires professionnels

Obtenir les informations pertinentes

Pour déterminer l’étendue du contrat,  vous devez discuter avec le client de ses attentes et des travaux à réaliser.

Cette étape est primordiale, car elle vous permet d’évaluer le coût des services à rendre et d’établir les modalités financières avec lui. Il peut être difficile d’évaluer le coût de ces services. C’est pourquoi vous devez obtenir toutes les informations pertinentes et nécessaires qui vous permettront d’évaluer adéquatement l’ampleur des travaux pour proposer des honoraires justes et raisonnables.

Si les coûts évalués dépendent de la préparation de certains documents ou de la transmission de certaines informations par votre client, convenez avec lui d’un échéancier et informez-le des coûts supplémentaires qu’il devra couvrir s’il ne vous fournit pas ces renseignements dans les délais prévus.
 
Peu importe le type de mandat, vous devez pouvoir donner une évaluation approximative des coûts des services à rendre avant de les entamer afin que le client ait une idée de grandeur quant aux montants qu’il devra débourser. En précisant à votre client qu’il s’agit d’un montant approximatif, susceptible d’être ajusté à mesure qu’avancent les travaux, et en maintenant votre client informé de l’évolution de cette estimation en cours de route, la perception de vos honoraires en sera facilitée.

Faire une évaluation adéquate des coûts approximatifs

Il peut être tentant d’évaluer les honoraires à la baisse pour obtenir le contrat, mais vous devez donner l’heure juste à votre client afin de lui éviter de mauvaises surprises et de prévenir des mésententes. Vous devez donc évaluer le mieux possible le coût approximatif du contrat et lui demander clairement les informations et documents dont vous aurez besoin pour le mandat.

S’entendre sur les modalités financières

Lorsque vous convenez avec le client du mandat à réaliser, discutez avec lui de l’ensemble des modalités financières du contrat, notamment : 

• Le mode de facturation : allez-vous appliquer une tarification forfaitaire ou sur une base horaire ? Dans le dernier cas, précisez le taux horaire. 
  
• Le coût approximatif et prévisible des services qui vont être rendus. 
  
• La fréquence de la facturation et le délai de paiement. 
  
• Le moment où la facture est payable et les intérêts en cas de défaut, le cas échéant, incluant le moment à partir duquel ils commencent à courir;

Assurez-vous que le client comprenne bien les termes convenus. Pour éviter toute ambiguïté et prévenir les mésententes, nous vous recommandons de rédiger une lettre de mandat énonçant les modalités financières convenues. Si vous ne rédigez pas de lettre mandat formelle, vous devez quand même obtenir le consentement du client et confirmer par écrit (p. ex. par le biais d’un courriel) les conditions essentielles de l’entente verbale que vous avez conclue avec lui.

Votre proposition d’honoraires, tout comme les honoraires que vous facturez et/ou percevez, devra être justifiée par l’ensemble des circonstances qui entourent l’accomplissement du mandat. À chaque étape, que ce soit lors de la détermination des coûts approximatifs des services, lors de la réalisation des travaux ou à la fin du contrat, demandez-vous si vos honoraires sont justes et raisonnables et informez régulièrement et adéquatement le client de la situation afin d’éviter des mésententes.
 
Afin d’évaluer si vos honoraires sont justes et raisonnables, voici des exemples de questions à vous poser :

• Que vaut le service rendu ? Est-il complexe ? Long à réaliser ? 
  
• Quel est mon niveau d’expertise dans le domaine en question ? 
  
• Est-ce la première fois que j’effectue ce type de contrat ?
  
• Combien de temps et de ressources ce mandat nécessite-t-il ? 
  
• Ai-je investi des montants dans de nouvelles technologies qui facilitent la réalisation du mandat et permettent de sauver du temps ?
  
• Dois-je sous-traiter certaines parties du mandat à une autre personne qui facture des honoraires ? Ces honoraires sont-ils plus élevés que
• les miens ? Est-ce justifié de faire affaire avec un autre expert qui facture des honoraires plus élevés ? 
  
• Est-ce que je prends des risques financiers en acceptant ce contrat ? 

En cours de mandat, si vous constatez que vous risquez de dépasser le coût approximatif fixé, vous devez en informer rapidement le client par écrit. Il est toujours préférable d’avoir également une discussion avec lui à ce sujet et d’obtenir son consentement pour le dépassement en question afin d’éviter un litige sur vos honoraires à la fin du contrat.
 
Afin d’évaluer s’il est juste et raisonnable de facturer ce dépassement, voici des exemples de questions à vous poser :

• Ce dépassement a-t-il été causé par des retards de transmission de documents ou de renseignements de la part du client ? Si oui, lui ai-je indiqué clairement, au début du contrat, les conséquences d’un tel retard sur le montant des honoraires ?
  
• Ai-je mal évalué la complexité du service à rendre ? 
  
• Ai-je besoin d’aller chercher une expertise d’une tierce personne que je n’avais pas anticipée ? Les travaux confiés à une personne de l’équipe en apprentissage ont-ils nécessité une révision par son superviseur ?

Si vous demandez des avances au client, celles-ci doivent également être raisonnables et justes. En principe, demander la totalité des honoraires en avance n’est pas considéré comme juste et raisonnable.

N’oubliez pas que toute avance perçue doit être versée, dès sa réception, dans un compte en fidéicommis en vertu du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des comptables professionnels agréés et sur le fonds d’indemnisation de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Ainsi, avant de demander des avances d’honoraires à un client, vous devez disposer d’un compte en fidéicommis. Vous ne pourrez utiliser ces sommes qu’aux fins pour lesquelles elles vous ont été confiées, c’est-à-dire que vous ne pourrez les décaisser que pour payer des déboursés ou une facture transmise pour des services rendus pour le compte de ce même client. Par exemple, les sommes détenues en fidéicommis ne peuvent en aucun cas être utilisées pour payer les comptes-courants du cabinet. 

Lorsque vous facturez votre client, votre compte d’honoraires doit préciser les services rendus. Vous devez également être capable de lui expliquer tout ce qui s’y trouve.
 
Ainsi, lorsque vous facturez à l’heure, vous devez effectuer une compilation pour être en mesure de répondre à ses questions, le cas échéant. Dans certaines circonstances, vous pourriez, pour des raisons de confidentialité, présenter au département des comptes payables une facture résumant les services de façon générale et conserver pour le client une facture contenant de l’information plus détaillée.

Dans tous les cas, celui-ci doit avoir accès à toute l’information pertinente pour comprendre les travaux effectués et les honoraires facturés. Il doit pouvoir obtenir des précisions s’il le souhaite.

Pour éviter les mauvaises surprises et les malentendus, le mieux est de facturer régulièrement votre client.

Vous êtes responsable de ce qui est réclamé par le cabinet qui vous emploie pour les services professionnels que vous avez rendus, que ce soient les honoraires, les déboursés, les intérêts, etc.

Vous devez donc vous assurer que les honoraires réclamés par votre cabinet respectent les règles applicables en la matière, notamment que le client soit facturé régulièrement, que la facture soit conforme à votre entente, que les honoraires facturés soient justes et raisonnables, que le compte d’honoraire soit suffisamment détaillé pour la compréhension des services rendus, etc.

Si le client décide aller en arbitrage de compte, n’oubliez pas que c’est vous qui devrez justifier vos honoraires devant le Conseil d’arbitrage.