Quelles sont vos obligations lorsque vous recevez, détenez, gardez ou administrez des biens, des sommes ou des documents pour autrui ?
Conduite (art. 4 à 16)
Extraits du code de déontologie concernés
13. Le comptable professionnel agréé doit apporter un soin raisonnable aux biens et aux documents qui lui sont confiés dans l’exercice de sa profession.
14. Le comptable professionnel agréé qui reçoit, administre ou garde, à titre de fiduciaire, de dépositaire, d’administrateur, de mandataire ou de liquidateur, des sommes d’argent ou d’autres valeurs doit tenir les registres nécessaires afin de pouvoir rendre compte de sa gestion, de sa garde, de son mandat ou de son contrat.
Les sommes d’argent ou les autres valeurs ainsi reçues, administrées ou gardées doivent être déposées dans un ou plusieurs comptes spéciaux auprès d’établissements financiers.
Sauf autorisation expresse et écrite de la personne qui les lui a confiées, le comptable professionnel agréé ne peut utiliser, transférer ou retirer ces sommes d’argent ou ces autres valeurs ou s’en servir de quelque manière que ce soit, en paiement de ses honoraires professionnels ou à des fins autres que celles pour lesquelles elles lui avaient été confiées.
- agissez à titre de tuteur ;
- agissez à titre de liquidateur d’une succession ;
- gérez une copropriété ou un bien indivis ;
- agissez à titre de fiduciaire ;
- disposez de chèques ou de codes d’accès du compte de banque d’un tiers ou de l’organisation qui l’emploie ;
- hébergez les données financières de votre client.
Que signifie apporter un soin raisonnable aux biens et aux documents qui vous sont confiés?
Vous devez toujours apporter un soin raisonnable aux biens et aux documents qui vous sont confiés, notamment en les gardant dans un endroit sécurisé, qu’il s’agisse d’un environnement informatique ou physique, que vous soyez à vos bureaux ou que vous travailliez à distance. Assurez-vous que :
- l’accès aux biens et aux documents de vos clients est limité, par exemple en fermant vos bureaux ou locaux à clé, et/ou en utilisant des mots de passe pour accéder à vos systèmes informatiques ;
- les technologies utilisées permettent de préserver la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des documents ou biens confiés. Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques dans le cadre de l’utilisation des TI, consultez le Guide de l’Ordre à ce sujet.
La reddition de compte
Les règles concernant l’administration du bien d’autrui sont prévues aux articles 1299 et suivant du Code civil du Québec. Assurez-vous de bien les connaître afin de les appliquer correctement.
Vous devez pouvoir rendre compte de la gestion ou de la garde des documents ou biens qui vous ont été confiés, notamment en tenant les registres nécessaires à cette fin. Ces biens et documents font partie d’un patrimoine distinct et ne doivent jamais être confondus avec le vôtre. En effet, les fonds détenus pour le compte d’une autre personne doivent être déposés dans un compte en fidéicommis. C’est le cas notamment des avances d’honoraires.
Si vous voulez utiliser les sommes d’argent qui vous ont été confiées pour d’autres fins que celles prévues, vous devrez d’abord obtenir une autorisation expresse, c’est-à-dire une autorisation claire, explicite et écrite de la personne qui vous a confié lesdites sommes. Par exemple, vous ne pouvez utiliser les avances d’honoraires d’un client pour payer les déboursés d’un autre de vos dossiers sans son autorisation. À ce sujet, n’oubliez pas que toute somme reçue appartenant à un tiers, même une avance d’honoraires, doit obligatoirement être déposée dans un compte en fidéicommis.
Consultez le Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des comptables professionnels agréés et sur le fonds d’indemnisation de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec pour en savoir plus sur vos obligations lorsque vous administrez ou détenez des biens appartenant à une autre personne.