Le respect du secret professionnel – Un droit quasi constitutionnel appartenant à mon client
Confidentialité et secret professionnel (art. 39 à 42)
Extraits du code de déontologie concernés
39. Le comptable professionnel agréé est tenu au secret professionnel et il ne peut divulguer les renseignements de nature confidentielle qui viennent à sa connaissance dans l’exercice de sa profession, à moins qu’il n’y soit autorisé par son client ou par une disposition expresse de la loi.
Le comptable professionnel agréé doit également faire preuve de discrétion à l’égard de tout renseignement concernant ses clients, qu’un tel renseignement soit ou non protégé par le secret professionnel.
40. À toute étape du processus de préparation, de conservation et de transmission de renseignements, le comptable professionnel agréé prend les mesures raisonnables, notamment à l’égard des personnes qui collaborent avec lui, pour assurer la protection des renseignements de nature confidentielle obtenus ou portés à sa connaissance dans l’exercice de sa profession.
42. Le comptable professionnel agréé ne doit pas faire usage de renseignements de nature confidentielle au préjudice d’un client ou en vue d’obtenir directement ou indirectement un avantage pour lui-même ou pour autrui.
Qu’est-ce que le secret professionnel?
Au Québec, en plus d’être imposé par le Code des professions et le Code de déontologie des CPA, le droit au secret professionnel est reconnu par la Charte des droits et libertés de la personne, qui prévoit non seulement l’obligation pour tout professionnel de le respecter, mais impose aussi aux tribunaux l’obligation de le faire respecter. La confidentialité des renseignements portés à la connaissance des CPA revêt donc une importance fondamentale dans le système professionnel québécois. C’est un droit quasi constitutionnel.
Cette obligation comporte deux composantes, soit :
- L’obligation de ne pas divulguer les renseignements confidentiels de votre client qui sont obtenus ou portés à votre connaissance dans le cadre de l’exercice de votre profession. Si votre client est une entité (société, organisme public, OBNL, etc.), vous ne pouvez partager ses informations confidentielles avec ses employés : ces derniers ne sont pas vos clients.
- L’obligation de protéger ces renseignements.
La raison d’être du secret professionnel
Le secret professionnel a pour objectif de protéger la relation de confiance entre vous et votre client. Il vise également à favoriser un échange d’informations transparent et complet, sans retenue de la part du client. En bref, il contribue à ce qu’un CPA fournisse des services de qualité.
En tant que CPA, vous avez accès à des informations financières et non financières hautement sensibles, que vos clients soient des individus, un organisme public ou des entreprises, incluant votre employeur. Pour qu’ils vous donnent accès à ces informations en toute confiance, vos clients doivent être sûrs que vous ne les divulguerez pas et que vous les protégerez adéquatement.
Que protège le secret professionnel ?
Pour être protégés, les renseignements doivent remplir deux conditions préalables :
- Ils sont confidentiels.
Tous les renseignements fournis par votre client sont présumés confidentiels, et donc, protégés par le secret professionnel.
- Ils ont été obtenus ou portés à votre connaissance dans l’exercice de votre profession.
La portée du secret professionnel est très large. Elle s’étend à tous les échanges, quels que soient le support et la forme que ceux-ci prennent. Le secret professionnel porte notamment sur :
- les conversations téléphoniques ;
- la correspondance (courriels, textos, lettres, etc.) ;
- les documents et rapports transmis au CPA ;
- les documents, rapports ou communications qui émanent du CPA, y compris les comptes d’honoraires ou les conseils qu’il fournit à son client (incluant un employeur).
Lorsque vous offrez des services à des tiers, le secret professionnel porte même sur l’identité de vos clients ou l’information qui permettrait de les identifier, à moins que celle-ci soit publique (p. ex. une société cotée en bourse).
Rappelez-vous que le secret professionnel survit à la relation CPA-client, même lorsque vous changez d’emploi ou cessez de desservir le client en question.
Quelques exemples concrets
Votre client, actionnaire unique, vous informe qu’il veut vendre son entreprise. Alors que cette information n’est pas encore publique, vous la dévoilez à des amis communs lors d’un souper au restaurant. L’un de vos amis en parle ensuite à une connaissance qui œuvre dans le même domaine que cette entreprise. Même s’il s’agit d’amis communs, vous ne pouvez partager les informations confidentielles de votre client. Que ce soit dans un contexte social, lorsque vous participez à des activités de réseautage ou lors d’un déjeuner avec des collègues, vous ne pouvez discuter des affaires de vos clients.
Vous êtes directrice au sein de l’équipe des finances d’une entreprise. Vous êtes responsable d’établir les revenus qui permettent de faire le calcul des rendements et bonus possibles. Avant de partager ces informations avec un collègue d’une autre équipe, que ce soit pour vérifier un élément ou réviser des calculs, vous devez en parler avec votre supérieur. Le cas échéant, vous devez également avertir ce collègue que l’information transmise est confidentielle et qu’elle ne doit pas être divulguée. C’est l’entreprise qui est votre cliente et non vos collègues de travail. Vous devez donc protéger l’information confidentielle de votre cliente, même à l’égard de ses employés.
Vous soupçonnez qu’un de vos clients de longue date devient inapte et que, par ses comportements et ses actions, il pourrait dilapider son patrimoine. Soyez prudent, vous êtes soumis au secret professionnel et ne pouvez, sans son autorisation, divulguer aux membres de sa famille les informations ou instructions qu’il vous a données et qui vous portent à croire qu’il est inapte. Dans ce contexte, vous pourriez suggérer à votre client de venir vous consulter avec un membre de sa famille ou tenter de l’amener à se faire assister par une personne de confiance dans la gestion de son patrimoine.
Vous êtes analyste financier d’une entreprise distributrice de pièces d’automobiles. Durant la saison des impôts, vous faites aussi gratuitement les déclarations de revenus de votre ami d’enfance ainsi que ceux de sa conjointe. Même s’il ne s’agit pas de votre activité principale et que vous offrez vos services à titre gratuit, ces renseignements sont protégés par le secret professionnel. Assurez-vous de conserver les documents et renseignements de votre ami et de sa conjointe de façon sécuritaire ; ils ne doivent pas demeurer sur le serveur de votre employeur ni être accessibles aux autres employés de la compagnie (ou aux membres de votre famille si vous avez utilisé l’ordinateur de votre domicile).
Vos obligations à l’égard du secret professionnel de vos clients sont doubles : vous devez non seulement ne pas divulguer les renseignements protégés par le secret professionnel, mais vous devez aussi les protéger.
Le Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI est un outil conçu pour vous aider à identifier les meilleures pratiques d’utilisation des technologies de l’information. Il permet ainsi d’assurer en tout temps la sécurité et la confidentialité des informations que vous détenez sur vos clients et que vous échangez avec eux.
Vous devez mettre en place de bonnes pratiques en vous appuyant notamment sur des politiques et des lignes directrices afin que les personnes qui sont sous votre responsabilité (adjoints administratifs, techniciens comptables, techniciens informatiques, autres professionnels, etc.) respectent le caractère confidentiel de ces informations et prennent des mesures adéquates pour les protéger.
Vous devez également établir des règles de gestion des documents afin de préserver la confidentialité des renseignements assujettis au secret professionnel, même entre les différentes équipes ou les différents départements de l’organisation ou du cabinet au sein duquel vous exercez.
Ces mêmes principes s’appliquent où que vous soyez, notamment lorsque vous faites du télétravail. Votre environnement de travail à la maison doit aussi permettre de préserver la confidentialité des renseignements de vos clients, dont votre employeur, même à l’égard des membres de votre famille.
Voici quelques exemples de bonnes pratiques à adopter lorsque vous travaillez à l’extérieur de votre bureau
Interdire aux personnes qui habitent avec vous d’utiliser votre ordinateur de travail.
Utiliser des mots de passe robustes pour votre ordinateur de travail et ne pas les partager.
Ne pas laisser des documents confidentiels sur votre bureau à la vue de tous lorsque vous avez terminé de travailler.
Conserver dans un endroit sécurisé tout document papier relatif à votre travail, par exemple dans un classeur fermé à clé.
Avoir un bureau qui peut être fermé à clé.
Vérifier que vos voisins ne peuvent voir votre écran d’ordinateur lorsque vous travaillez dans un lieu public, notamment les transports en commun (p. ex. l’autobus, le train ou l’avion).
Effectuer vos discussions de travail dans un espace privé (que ce soit au téléphone ou en vidéoconférence) lorsqu’elles portent sur des informations confidentielles.
Votre obligation de confidentialité
Au-delà du secret professionnel, vous avez également une obligation de confidentialité par rapport aux renseignements que vous détenez sur vos clients. Toute information concernant vos clients doit être considérée comme confidentielle, même si vous n’en avez pas eu connaissance à l’occasion durant l’exercice de votre profession.
Quelques exemples concrets
Lors d’une soirée entre amis, vous apprenez d’un tiers que l’entreprise pour laquelle vous travaillez comme analyste sera rachetée par une autre au cours des prochains mois. Quoique cette information n’ait pas été obtenue ni portée à votre connaissance dans l’exercice de votre profession et qu’elle n’est donc pas protégée par le secret professionnel, vous avez un devoir de discrétion à l’égard de tout renseignement concernant votre client.
Interdiction d’utiliser les renseignements confidentiels de mon client pour lui causer préjudice ou pour obtenir un avantage
Attention! Les informations confidentielles détenues en raison de votre relation privilégiée avec votre client sont susceptibles d’être utilisées pour lui causer préjudice ou obtenir un avantage.
Rappelez-vous que vous ne devez en aucun cas vous servir de ces renseignements confidentiels à d’autres fins que celles pour lesquelles vous les avez obtenus.