Le conflit d’intérêts

Comme CPA, vous devez vous poser la question : suis-je dans une situation de conflit d’intérêts ? Que ce soit, avant d’accepter de réaliser une tâche ou des travaux dans le cadre de votre emploi ou avant d’entrer dans une nouvelle relation d’affaires ou un nouveau contrat, ou encore pendant la réalisation de vos travaux. En effet, vous devez rester à l’affût des changements dans le contexte qui entoure la réalisation de vos travaux et devez en tout temps prendre les mesures raisonnables pour identifier les circonstances susceptibles de créer un conflit d’intérêts.

Il existe différents types de conflits d’intérêts :

• Conflit réel : il s’agit d’une situation avérée où le CPA risque de privilégier ses intérêts, ceux d’un tiers ou ceux d’un autre client au détriment de ses devoirs et obligations professionnelles envers un client.
  
  
• Conflit apparent : il s’agit d’une situation qui pourrait être perçue par une personne raisonnablement informée comme un conflit d’intérêts, même si vous pensez que votre jugement professionnel ne sera pas affecté par la situation.
  
  
• Conflit potentiel : il s’agit d’une situation où des circonstances raisonnablement prévisibles sont susceptibles d’entraîner un conflit d’intérêts dans le futur. Ce n’est pas un conflit d’intérêts avéré, mais cela pourrait le devenir si aucune mesure n’est prise pour le prévenir.

Pourquoi est-il utile de distinguer le conflit d’intérêts réel ou apparent du conflit potentiel ?

• Lorsqu’il y a conflit d’intérêts, qu’il soit réel ou apparent, vous devez identifier s’il est possible de mettre en place des mesures de sauvegarde pour y remédier. Si cela n’est pas possible, vous devez refuser ou cesser d’agir, ou ne plus participer à la décision, selon le cas. 
  
  
• Lorsqu’il y a un conflit potentiel, vous n’avez pas à cesser d’agir sur le champ, mais il est important d’identifier ce conflit afin de mettre en place les mesures appropriées visant à prévenir une situation de conflit d’intérêts réel ou apparent. Le seul fait d’avoir identifié la situation de conflit potentiel pourrait être suffisant, selon le cas.

Les cas spécifiques du prêt et de l’emprunt

A priori, le prêt et l’emprunt constituent une situation de conflit d’intérêts. En effet, étant celui qui organise les informations financières de votre client et qui le conseille en tant que CPA, vous pourriez être porté à profiter de la situation à ses dépens.

Il est donc important d’identifier ce type de situations afin d’analyser les risques de conflits d’intérêts qui en découlent. Sachez toutefois que, lorsque votre client est spécialisé dans le domaine du prêt et qu’il en fait son activité principale (p. ex. une banque), contracter un emprunt auprès de celui-ci ne constitue pas un conflit d’intérêts compte tenu de la faible proportion du montant de votre emprunt par rapport à l’ensemble des actifs de votre client.

Les éléments d’évaluation applicables à tous

Plus vous avez un lien de proximité étroit avec la personne dont l’intérêt entre en conflit avec celui de votre client, plus il sera difficile de mettre en place des mesures permettant de remédier au conflit. En effet, la situation qui implique les intérêts d’un ami d’enfance avec lequel vous n’avez pas discuté depuis plus de dix ans n’est pas la même que ceux de votre conjoint ou encore ceux de vos enfants. Lorsqu’il s’agit de l’intérêt d’un membre de votre famille immédiate, il est improbable que des mesures de sauvegarde puissent remédier au conflit.  

Les questions suivantes peuvent être utiles :

S’il s’agit d’un membre de votre famille 

• S’agit-il d’un parent en ligne directe ou d’un parent éloigné ?
  
• Cette personne dépend-elle financièrement de vous ?
  
• Une personne raisonnablement informée aurait-elle des craintes que vous ayez envie de privilégier les intérêts de cette personne à ceux de votre client ? 

S’il s’agit d’un ami, d’une connaissance

• Quelle est la profondeur des liens qui vous unissent à cette personne ?
  
• La fréquentez-vous régulièrement ?
  
• Quelle est la nature de votre relation ?
  
• Entretenez-vous des liens d’affaires avec cette personne ?

S’il s’agit d’un conflit d’intérêts entre deux clients (ou entre un client et un ancien client) :

• Quelle est l’importance de ces deux clients pour le cabinet ou pour vous ?
  
• S’agit-il de clients actuels ou d’anciens clients ? 
  
• Dans le cas d’un ancien client : depuis combien de temps avez-vous cessé de le desservir ?
  
• S’il s’agit d’un ancien employeur : quelles fonctions occupiez-vous auprès de lui et quelles fonctions occupez-vous maintenant ?
  
• Quelle est la nature des services requis dans l’un et l’autre des deux contrats ? 

Nature des intérêts en jeu

Vous devez également identifier la nature des intérêts en jeu et leur importance. Il s’agira souvent d’un intérêt financier ou d’un avantage pouvant se traduire par un gain financier éventuel. Il pourra aussi s’agir d’une situation convoitée ou revêtant une grande importance pour une personne sans que cela se traduise nécessairement en avantage pécuniaire ou financier.

Les questions suivantes peuvent être utiles : 

• S’agit-il d’un intérêt financier, d’un avantage, d’un poste, d’une nomination, ou d’une reconnaissance honorifique ?
  
• Quelle est la valeur de cet intérêt ?
  
• Quelle est l’importance de cet intérêt pour la personne visée ?

Les éléments d’évaluation propres à votre situation professionnelle

Fonctions occupées et décisions à prendre

Lorsque vous rendez des services à votre employeur, que ce soit un organisme gouvernemental, une PME, une multinationale, un OBNL, les questions relatives aux conflits d’intérêts devront notamment être évaluées en tenant compte des fonctions que vous occupez et des décisions que vous pouvez être appelées à prendre.

En effet, les liens qui vous lient à un fournisseur de l’entreprise n’auront pas la même implication selon que vous occupez un poste de supérieur hiérarchique impliqué dans les décisions touchant les fournisseurs, que vous agissiez comme contrôleur financier ou que vous ayez un poste d’analyse de coûts de revient ou d’auditeur interne.  

Lorsque vous offrez des services à des tiers

Taille et structure du cabinet

Lorsque vous offrez des services à des tiers par le biais d’un cabinet vous devez évaluer les situations de conflit d’intérêts à l’égard de tous les clients de ce cabinet, et pas seulement à l’égard des clients que vous desservez personnellement. 

Puisque les conflits peuvent provenir du fait que vous détenez des informations confidentielles sur un client qui pourraient être utilisées au détriment d’un autre, la taille et la structure de votre cabinet auront un impact important dans votre appréciation du conflit. En effet, plus la taille du cabinet est grande, plus il est possible de mettre en place des mesures afin d’empêcher que les informations confidentielles, concernant l’un et l’autre de ces clients, ne soient partagées par les équipes qui les desservent. 

Lorsque vous exercez seul ou dans un petit cabinet, plusieurs mesures de sauvegarde en lien avec la protection des renseignements confidentiels ne pourront être mises en place en raison de la taille et de la structure du cabinet. Souvent, vous ne pourrez remédier à la situation de conflit d’intérêts. Vous devrez donc refuser le contrat. Il vous appartient toujours d’évaluer la situation au cas par cas et d’exercer votre jugement professionnel en vous demandant si une personne raisonnablement informée conclurait qu’il est possible de remédier au conflit par des mesures de sauvegarde.

Votre expertise

Quand refuser ou cesser d’agir, ou refuser de participer à la décision ?

Conclusion

En somme, vous devez toujours comparer les éléments portant sur le conflit d’intérêts lui-même et ceux en lien avec le contexte dans lequel vous exercez votre profession. C’est ainsi que vous pourrez évaluer la situation et déterminer si vous pouvez remédier au conflit en mettant en place des mesures de sauvegarde ou bien si vous devez refuser d’agir.

Que vous exerciez en entreprise ou en cabinet, seul ou avec d’autres professionnels, vous devez toujours vous demander dans quelle mesure la situation de conflit risque d’affecter votre jugement professionnel et votre capacité à agir dans l’intérêt de votre client.

Rappelez-vous que le test ultime consiste à déterminer quelle serait la perception de la situation aux yeux d’une personne raisonnablement informée. 

Si, à la lumière de votre analyse de la situation de conflits d’intérêts, vous pensez être en mesure d’y remédier en mettant en place des mesures de sauvegarde, vous devez passer à l’étape suivante, qui consiste à : 

• identifier les mesures de sauvegarde appropriées ; 
  
• valider si elles permettront de remédier au conflit aux yeux d’une personne raisonnablement informée ; 
  
• mettre en place les mesures de sauvegarde ou vous assurer qu’elles sont déjà en place.

Vous pourriez avoir besoin de plusieurs mesures de sauvegarde pour remédier au conflit. Vous en trouverez ci-dessous quelques exemples qui ne constituent pas une liste exhaustive. 

Lorsque vous rendez des services à l’entité au sein de laquelle vous exercez (votre employeur) 

• Restructurer et séparer les rôles et responsabilités des employés ;
  
• Obtenir la supervision appropriée d’une personne à l’interne ou à l’externe de l’organisation ; 
  
• Demander à une autre personne compétente qui n’a pas participé à la réalisation des travaux de réviser certains éléments clés des conclusions et recommandations émises ;
  
• Se retirer d’un processus décisionnel.

Lorsque vous offrez des services à des tiers

• Demander à un CPA qui n’a pas participé à la réalisation des travaux de réviser certains éléments clés des conclusions et recommandations émises ; 
• Suggérer à votre client de consulter un autre professionnel pour qu’il effectue en tout ou en partie le mandat, ou pour qu’il obtienne une deuxième opinion.
• S’assurer de la mise en place de mesures pour prévenir la divulgation non autorisée de renseignements confidentiels, par exemple : 
  • mettre en place des politiques et procédures pour limiter l’accès aux informations confidentielles, quel qu’en soit le support, par des personnes qui ne font pas partie de l’équipe travaillant directement dans un dossier ; 
  • faire signer aux équipes des ententes de confidentialité ;
  • s’assurer de l’étanchéité entre les différents secteurs d’activités au sein de l’organisation ; 
  • utiliser des noms de code ou des numéros pour faciliter le recours au cloisonnement de l’information, dans les champs d’exercices où les possibilités de conflits d’intérêts sont nombreuses ;
  • avoir des équipes de missions séparées.

Lorsque vous élaborez une méthode de gestion des conflits d’intérêts et les mesures de sauvegarde applicables, vous devez vous assurer qu’elles sont suffisamment rigoureuses pour remédier à la situation. Pour évaluer leur suffisance, vous devez tenir compte des mêmes éléments qui ont fait partie de votre appréciation de la situation du conflit.

Lorsque vous êtes en situation de conflit d’intérêts réel ou apparent, même si vous estimez avoir remédié au conflit par des mesures de sauvegarde appropriées, vous devez en tout temps obtenir le consentement de votre client avant d’accepter ou de continuer d’agir. Rappelez-vous toutefois que le consentement de votre client n’est pas une mesure de sauvegarde suffisante et ne peut à lui seul remédier au conflit.

Pour obtenir le consentement de votre client, vous devrez avoir :

• Fourni une description du conflit d’intérêts à votre client ;
  
• Expliqué les mesures de sauvegarde que vous avez mises en place ou comptez mettre en place ; 
  
• Expliqué en quoi ces mesures remédient au conflit d’intérêts. 

Rappelez-vous que lorsqu’un consentement vous est donné verbalement, vous devez confirmer aussitôt que possible par écrit le consentement de votre client (exemple : en lui transmettant un courriel pour confirmer ce dont vous avez convenu). 

Que le consentement soit donné verbalement ou par écrit, un document confirmant le consentement devra être conservé au dossier et contenir : la date, une description du conflit d’intérêts et des mesures de sauvegarde, et indiquer explicitement le consentement obtenu. 

Il est important de documenter toutes les étapes du traitement de la situation de conflit d’intérêts, soit l’identification de sa nature, votre évaluation de la situation, la mise en place des mesures de sauvegarde et les motifs démontrant que ces mesures permettent de remédier au conflit d’intérêts, ainsi que le consentement de votre client.

La gestion des situations de conflits d’intérêts est une situation délicate qui pourrait faire surgir des problèmes ultérieurement. Il importe de consigner au dossier le processus d’appréciation et de gestion de ces conflits, afin que votre client et vous-même puissiez vous remémorer la séquence des évènements. Par ailleurs, lorsque vous consignez l’exercice de votre jugement professionnel, vous clarifiez en même temps votre analyse et les motifs qui justifient les actions que vous avez prises.