Programme de surveillance générale d'inspection professionnelle
L'inspection professionnelle est effectuée conformément au Règlement sur l’inspection professionnelle des comptables professionnels agréés1 (nouveau règlement en vigueur depuis le 1er avril 2024) et au programme de surveillance générale mis au point par le comité en vertu de l’article 12 du règlement et approuvé par le Conseil d’administration de l’Ordre.
Le programme prévoit que le comité se consacre notamment à l’inspection des membres exerçant la comptabilité publique et offrant les autres services de certification et mandats au sens du Manuel de CPA Canada, le management et la comptabilité de management, la fiscalité, la planification financière, la juricomptabilité et l’évaluation d’entreprises.
Le programme de surveillance générale répond en grande partie aux questions que peuvent se poser les membres/cabinets inspectés et le grand public.
- Généralités
- Cycles d'inspection
- Avis d'inspection
- Critères d'évaluation à remplir pour satisfaire aux exigences du programme d'inspection
- Procédures d'inspection, d'évaluation des dossiers et de recommandation d'un stage de perfectionnement
- Mesures correctives
- Contenu du dossier professionnel d'inspection
1. Généralités
1.1. Dans le cadre du programme de surveillance générale d’inspection, à moins que le contexte n'indique un sens différent, on entend par :
1.1.1. « Conseil d’administration de l'Ordre » : le Conseil d’administration de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec;
1.1.2. « Ordre »: l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec;
1.1.3. « Comité » : le comité d'inspection professionnelle;
1.1.4. « Direction de l’inspection » : le personnel attitré à l’inspection professionnelle de la vice-présidence à l'inspection et à la pratique professionnelle de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec;
1.1.5. « membre »: quiconque est inscrit au tableau de l'Ordre;
1.1.6. « cabinet » : toute unité située dans une place d'affaires et composée d'un ou de plusieurs membres offrant des services au public en tant que comptables professionnels agréés;
1.1.7. « mandataire » : les associés, actionnaires ou équivalent, les praticiens exerçant seuls et les comptables professionnels agréés employés qui pourraient être considérés par le comité comme ayant la responsabilité « d'associés »;
1.1.8. « stage de perfectionnement » : une ou plusieurs des activités suivantes, lesquelles doivent être complétées avec succès;
1.1.8.1. études ou cours dans le cadre du Programme de formation professionnelle de l'Ordre;
1.1.8.2. cours de perfectionnement professionnel;
1.1.8.3. établissement d’un programme de lignes directrices et de mesures de contrôle visant à corriger les faiblesses afin de fournir une assurance raisonnable que les normes professionnelles seront respectées;
1.1.8.4. contrôle de la qualité de dossiers par la direction de l’inspection ou une personne autorisée à cette fin par le comité d’inspection professionnelle;
1.1.8.5. exécuter des travaux liés à l'exercice de la profession sous la direction d'un membre désigné à cette fin par le Conseil d’administration de l'Ordre.
1.2. Un membre du comité ou un inspecteur qui est ou donne l’apparence d’être en situation de conflit d'intérêts doit s'abstenir de toute participation aux délibérations et aux décisions du comité.
2. Cycles d'inspection
2.1. Un cabinet doit faire l’objet d’une inspection selon une formule cyclique ajustée en fonction du risque.
2.2. Les facteurs de risque sont établis par le comité.
2.3. Tous les cabinets ont à compléter annuellement un questionnaire afin d’établir leur cycle d’inspection en fonction des facteurs de risque.
2.4. Un cabinet doit faire l’objet d’une inspection au minimum tous les quatre ans.
2.5. Un nouveau cabinet doit faire l’objet d’une inspection au cours de l’année de son ouverture.
2.6. Un cabinet qui représente certains risques selon les facteurs de risque établis à l’article 2.2 fait l’objet d’une inspection sur un cycle minimal de trois ans ou selon un cycle d’inspection plus court.
2.7. Un cabinet au sein duquel des comptables professionnels agréés procèdent à l’audit d’entreprises qui font appel publiquement à l’épargne, conformément à la Loi sur les valeurs mobilières applicable au Québec ou à l’extérieur du Québec, fait l’objet d’une inspection au moins tous les trois ans.
3. Avis d'inspection
3.1. Au moins 15 jours avant la date prévue de l'inspection, le secrétaire du comité envoie un avis, par courrier recommandé, au cabinet sujet à l'inspection, lequel renferme notamment les informations concernant les frais de l’inspection.
3.2. Un cabinet peut demander, pour des raisons exceptionnelles et selon les modalités fixées par la direction de l’inspection, que l'on retarde l'inspection pour une période raisonnable n'excédant pas deux mois à partir de la date prévue.
3.3. Tout refus ou retard injustifié du cabinet de se soumettre à l'inspection peut constituer une entrave au sens de l’article 114 du Code des professions.
4. Critères d'évaluation à remplir pour satisfaire aux exigences du programme d'inspection
4.1. Les normes professionnelles de comptabilité et de certification, les Normes canadiennes de gestion de la qualité ainsi que les normes d’exercice pour les missions d'évaluation d'entreprises et les autres normes ou règles sont celles qui sont énoncées dans le Manuel de CPA Canada et/ou aux données en vigueur selon l'état de la science;
4.2. Les normes de comptabilité de management généralement admises dans l'exercice de la profession sont celles exposées dans les Politiques de comptabilité de management ou qui ressortent de l’état actuel de la science;
4.3. Tout mandat confié doit être documenté conformément aux recommandations du Manuel de CPA Canada ou, le cas échéant, selon la loi, la réglementation ou l’état actuel de la science.
5. Procédures d'inspection, d'évaluation des dossiers et de recommandation d'un stage de perfectionnement
5.1. Inspection
5.1.1. Le cabinet inspecté est tenu de payer, pour chaque inspection, les frais établis par le Conseil d’administration de l'Ordre.
5.1.2. Un questionnaire de renseignements confidentiels doit être rempli et transmis à la direction de l’inspection 30 jours avant la date prévue de l’inspection.
5.1.3. En plus du questionnaire de renseignements confidentiels, tous les autres questionnaires et documents requis en vue de l’inspection doivent aussi être remplis et transmis à la direction de l’inspection 30 jours avant la date prévue de l’inspection. La direction peut toutefois accepter que ces questionnaires et documents lui soient transmis dans un délai plus court.
5.1.4. Après avoir procédé à l'examen des documents et questionnaires transmis et en tenant compte des autres renseignements obtenus, l'inspecteur remplit, au cours de l’inspection, un ou plusieurs questionnaires afin d’évaluer le respect, par le cabinet, des normes professionnelles et des données en vigueur selon l’état de la science.
5.1.5. Au moins un mandataire exerçant à la place d’affaires faisant l’objet de l’inspection doit être présent lors de l'inspection. La direction de l’inspection peut toutefois exiger qu’une ou plusieurs personnes exerçant à la place d’affaire soient présentes.
5.1.6. Après avoir procédé à l'inspection, l'inspecteur soumet à la direction de l’inspection les documents et les questionnaires qu'il a remplis ainsi que tout rapport présentant les constatations issues de l'inspection. Dès la remise de ces documents, tout rapport soumis à la direction de l’inspection est envoyé au cabinet.
5.1.7. Le cabinet a la possibilité de transmettre une lettre de commentaires ou un plan d’action à la suite de la réception de tout rapport le concernant. Ces documents sont joints au dossier d’inspection faisant l’objet d’un examen et d’une évaluation, selon le processus établi ci-après.
5.2. Examen et évaluation du dossier d’inspection
5.2.1. Avant chaque réunion du comité, la direction de l’inspection fait l'évaluation préliminaire des dossiers et classe chaque cabinet dans l’une des catégories suivantes :
5.2.1.1. reconnu comme ayant satisfait aux exigences du programme d’inspection pour le cycle en cours;
5.2.1.2. provisoirement reconnu comme ayant satisfait aux exigences du programme d’inspection et devant prendre des mesures déterminées afin de complètement satisfaire aux exigences du programme d’inspection pour le cycle en cours;
5.2.1.3. reconnu comme n'ayant pas satisfait aux exigences du programme d’inspection pour le cycle en cours.
5.2.2. Les dossiers classés dans la catégorie des cabinets ayant satisfait aux exigences du programme d’inspection doivent être révisés par au moins un membre du comité :
5.2.2.1. si le membre du comité est d'accord avec l'évaluation préliminaire de la direction de l’inspection, ce classement sera maintenu sans autre évaluation;
5.2.2.2. si le membre du comité n'est pas d'accord avec l'évaluation préliminaire de la direction de l’inspection, le dossier fera l'objet d'une évaluation par au moins un autre membre du comité. Le classement définitif du cabinet sera fondé sur l'opinion de la majorité des membres qui ont fait l'évaluation.
5.2.3. Tous les autres dossiers doivent être révisés par au moins deux membres du comité :
5.2.3.1. si les deux membres du comité sont d'accord avec l'évaluation préliminaire de la direction de l’inspection, ce classement sera soumis à l’ensemble du comité pour décision;
5.2.3.2. si l’un des membres du comité n'est pas d'accord avec l'évaluation préliminaire de la direction de l’inspection, le dossier fera l'objet d'une évaluation par au moins un autre membre du comité. La recommandation de la majorité des membres ayant fait l’évaluation sera soumise à l’ensemble du comité pour décision;
5.2.3.3. si les deux membres du comité ne sont pas d'accord entre eux, le dossier fera l'objet d'une évaluation par au moins un autre membre du comité. La recommandation de la majorité des membres ayant fait l’évaluation sera soumise à l’ensemble du comité pour décision.
5.2.4. L'examen et l'évaluation d'un dossier d'inspection par les membres du comité seront faits sans que ces derniers connaissent l'identité du cabinet inspecté et le nom des clients.
5.3. Recommandation d’un stage de perfectionnement et procédures d’appel :
5.3.1. Les membres qui ont été avisés, par lettre, qu'un stage de perfectionnement avec ou sans limitation du droit d'exercice sera recommandé par le comité au Conseil d’administration de l’Ordre, peuvent, selon les modalités énoncées dans la lettre, demander par écrit à être entendus par le comité ou par un groupe restreint de membres du comité, en mentionnant les raisons pour lesquelles ils demandent à être entendus. Leur demande doit être transmise, par courrier recommandé, au secrétariat de l'Ordre.
5.3.2. Lorsqu’un membre demande à être entendu, le comité avise le membre de l’heure et de la date de l'audience au cours de laquelle l'évaluation de son cabinet sera discutée.
5.3.3. Le comité informe les membres de sa décision.
5.3.4. Le comité soumet au Conseil d’administration de l’Ordre, pour décision, toutes les recommandations relatives à un stage de perfectionnement.
6. Mesures correctives
6.1. Si un cabinet ne satisfait pas aux exigences du programme d’inspection, le comité recommandera au cabinet une réinspection dans un délai raisonnable à la suite de l’inspection ou au Conseil d’administration de l'Ordre d'imposer, à l'égard des membres désignés par le comité, l'une ou l'autre des mesures suivantes, ou les deux à la fois :
6.1.1. Un stage de perfectionnement, avec ou sans limitation du droit d'exercice, sera imposé. De plus, une réinspection complète pourrait s’ensuivre dans un délai raisonnable après le stage. Le stage qui n’aura pas été complété avec succès dans les délais prévus sera automatiquement prolongé pour une période supplémentaire équivalente, sous réserve de nouvelles conditions qui pourraient être imposées par le Conseil d’administration;
6.1.2. Une plainte sera déposée auprès du syndic de l'Ordre pour que ce dernier prenne les mesures nécessaires.
6.2. Si un cabinet ne satisfait toujours pas aux exigences du programme d’inspection lors de la réinspection, le comité pourra recommander au Conseil d’administration de l'Ordre d'imposer un second stage de perfectionnement avec ou sans limitation du droit d'exercice. Ce second stage de perfectionnement sera suivi d'une troisième inspection dans un délai raisonnable après le stage.
6.3. Si le cabinet ne satisfait toujours pas aux exigences du programme d’inspection lors de la troisième inspection, le comité recommandera au Conseil d’administration de l'Ordre d'imposer un stage de perfectionnement avec limitation du droit d'exercice. Le cabinet fera l'objet d'une quatrième inspection dans une période de temps raisonnable après le stage.
6.4. Si un membre refuse de se conformer, en tout ou en partie, aux modalités du stage de perfectionnement, le comité recommandera au Conseil d’administration de l'Ordre de transmettre le dossier au syndic de l'Ordre pour que ce dernier prenne les mesures nécessaires. Toute décision du Conseil d’administration de l'Ordre est transmise sans délai au cabinet.
6.5. Toutes les lettres qui ont trait aux résultats d'inspection devront être envoyées par courrier recommandé.
7. Contenu du dossier professionnel d'inspection
7.1. Le dossier d’inspection contient :
7.1.1. tous les questionnaires dûment remplis soit par le cabinet, soit par l'inspecteur;
7.1.2. toute la correspondance ayant trait à l'inspection;
7.1.3. les rapports de l'inspecteur et l'évaluation des réviseurs.
7.2. Une fois les évaluations ratifiées, les questionnaires d'inspection remplis par l'inspecteur et les états financiers examinés lors de l'inspection sont détruits.
7.3. Un membre ayant fait l'objet d'une inspection peut accéder à son dossier professionnel d'inspection au secrétariat de l'Ordre.
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1 Ce présent règlement remplace le Règlement sur le comité d’inspection professionnelle de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec en date du 1er avril 2024. À noter que toute inspection professionnelle qui avait été entreprise avant le 1er avril 2024 se poursuit conformément à l’ancien processus d’inspection.