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Administration et détention de biens et sommes appartenant à des tiers

Lorsque vous administrez ou détenez des sommes d’argent et d’autres biens appartenant à des tiers, dans un cadre professionnel ou à titre personnel, vous pouvez être assujettis au Règlement sur la comptabilité en fidéicommis des comptables professionnels agréés et sur le fonds d'indemnisation de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec et devez respecter certaines obligations, et ce, dans le but de protéger le public.

Vous êtes assujetti au Règlement si :

Vous administrez, moyennant rémunération, des biens ou sommes appartenant à autrui, sauf si ces sommes appartiennent à votre employeur, par exemple :

dans le cadre de l’impartition de services de paie;
pour le paiement de taxes, de redevances ou de factures;
à titre de liquidateur de succession (contre rémunération);
à titre de mandataire dans le cadre d’un mandat de protection;
lors de la vente d’actifs ou d’actions pour des clients.

Vous administrez des biens ou sommes appartenant à un organisme à but non lucratif, et ce, sans rémunération par exemple :

à titre de trésorier, de signataire ou de cosignataire d’un compte bancaire, pour le compte d’un organisme communautaire, d’une fondation ou d’un groupe récréatif, d’un club de sport, d'un syndicat de copropriétaires, etc.

Vous détenez les biens ou sommes d’autrui, par exemple :

des avances d’honoraires de clients;
dans l’exercice des fonctions de séquestre ou de syndic;
lors de la vente d’actifs ou d’actions pour des clients;
pour le paiement de taxes, de redevances ou de factures.

Si l’une de ces situations s’applique à vous, vous devez la déclarer à l’Ordre à la section 6 de votre déclaration annuelle obligatoire (avant le 15 mars) et remplir le formulaire de reddition de comptes (avant le 31 mars). La période visée correspond à l’année calendrier, soit du 1^er janvier au 31 décembre précédant la période de renouvellement de votre titre de CPA.

Que vous administriez ou déteniez des biens ou des sommes appartenant à des tiers, vous devez :

Vous assurer que le mandat définit clairement l’opération à réaliser prendre les mesures nécessaires pour vous assurer que l’opération est licite.
- Ne pas confondre les biens administrés ou détenus avec vos propres biens.
- Exercer un contrôle rigoureux afin de pouvoir identifier, en tout temps, les biens administrés ou détenus.
- Fournir, sur demande, à l’Ordre les renseignements prévus à l’article 24 (1°) pour les mandats de détention de fonds appartenant à un tiers, puis les renseignements prévus à l’article 24 (2°) pour les mandats d’administration de biens appartenant à un tiers.
Conserver les livres, les pièces comptables, les registres, les relevés de l’établissement financier ou du courtier en valeurs mobilières ou tout autre document relatif à la tenue de la comptabilité en fidéicommis ou à l’administration des biens appartenant à un tiers pendant 7 ans.

Si vous détenez des fonds¹ appartenant à un tiers, vous devez, sans délai après leur réception, les déposer dans un compte en fidéicommis (art. 4).

Notes

Sont compris dans la définition de « fonds », l’argent en espèces, les effets négociables payables au membre ou au membre en fidéicommis, endossés à son ordre ou à son ordre en fidéicommis ou payables au porteur, de même que les effets et les valeurs payables au porteur ou enregistrés au nom du membre ou au nom du membre en fidéicommis et confiés comme tels au membre (art. 2).