Cessation d’exercice et fermeture d’un cabinet

Si vous êtes toujours membre de l’Ordre et avez déjà fermé votre cabinet, connectez-vous à votre dossier afin de mettre fin à votre emploi et ajouter un nouvel emploi le cas échéant. Profitez-en pour mettre à jour vos activités professionnelles.

Vous prévoyez fermer votre cabinet prochainement? Informez l’Ordre de vos intentions par courriel à sep@cpaquebec.ca et effectuez d’abord les étapes 2 à 4 de la cessation d’exercice. 

Si vous n’êtes plus membre de l’Ordre et n’avez plus accès à votre dossier en ligne, veuillez communiquer avec l’Ordre afin de l’informer de votre nouvelle situation professionnelle.

Informez le Fonds d'assurance de votre nouvelle situation professionnelle en remplissant une nouvelle déclaration.

Avisez votre fournisseur ou gestionnaire de votre assurance responsabilité professionnelle excédentaire (ACPAI Assurance ou un autre courtier le cas échéant) que vous cessez d’offrir vos services en société, s’il y a lieu. 

Assurez-vous également d’avoir la couverture subséquente de 5 ans.

Un cessionnaire est un CPA qui prend en charge les dossiers d’un membre CPA qui ferme son cabinet et qui cesse de pratiquer la profession. Compte tenu des exigences liées à ce rôle, la plupart du temps, il s’agit de membres offrant leurs services à des tiers dans les mêmes domaines que le cédant.

Il arrive qu’un CPA qui demeure membre puisse conserver lui-même ses dossiers et assumer le rôle de cessionnaire. Il doit cependant obtenir l’autorisation de l’Ordre et fournir certains renseignements à cet effet.

Si le cessionnaire choisit de démissionner pendant la période de conservation des dossiers prévue au règlement, il devra alors désigner un autre cessionnaire et céder obligatoirement tous ses dossiers. 

Le cessionnaire joue un rôle précis lors d’une cessation. Il doit notamment : 

• Éplucher les dossiers et poser les actes urgents requis pour protéger le client le cas échéant;
• Avoir et maintenir les connaissances à jour dans les domaines d’activités liés aux dossiers cédés afin de pouvoir répondre aux questions des clients;
• Conserver les dossiers pendant un minimum de 5 ans tout en respectant la durée de conservation exigée par d’autres organismes (ex. : gouvernement);
• Reprendre tous les dossiers, qu’ils soient physiques et/ou électroniques;
• Le cessionnaire n’a pas l’obligation de reprendre la clientèle du membre dont le cabinet est fermé, c’est-à-dire de poursuivre la collaboration dans le futur. Le client est libre de faire affaire avec le professionnel de son choix. Il doit cependant demeurer cessionnaire pour toute la période prévue au Règlement et ne peut transférer les dossiers à un autre CPA qui aurait repris la clientèle;
• Le cessionnaire n’est pas non plus responsable des actes posés par l’ancien CPA dans ces dossiers en cas de poursuite;
• Si une rémunération est demandée par la personne responsable du transfert/tri de dossiers, le tout doit être négocié directement entre les parties. Rien n’est prévu en ce sens au Règlement.

Selon le Règlement, le délai de conservation des dossiers est de 5 ans. Il s’agit d’un minimum. Les dossiers doivent être conservés plus longtemps, notamment si d’autres lois ou règlements l’exigent, par exemple les différents paliers de gouvernement pour les dossiers de fiscalité des particuliers qui doivent être conservés plus de 5 ans.

En tout temps, les dossiers doivent être détruits de manière confidentielle afin d’assurer la confidentialité de l’information contenue dans les documents.

• le nom du cessionnaire et ses coordonnées 
• la date de cessation d'exercice et une copie de la convention de cessation signée par les deux parties
• la liste de tous vos dossiers, actifs et inactifs, des 5 dernières années, le type de mandats réalisés, l'année où ils l'ont été ainsi que la date de fin d'exercice de chacun d'eux 
• la confirmation du transfert physique et/ou électronique de tous vos dossiers (actifs et inactifs des 5 dernières années) au cessionnaire et la confirmation de réception de ceux-ci par le cessionnaire 
• une copie de l'avis envoyé à vos clients afin de les aviser de la situation et du nom du cessionnaire et de ses coordonnées 
• une confirmation écrite de vos activités professionnelles à la suite de votre cessation

Vous devez remettre tous vos dossiers physiques et/ou électroniques au cessionnaire désigné. Toutefois, il est possible de conserver certains dossiers vous-même et d’assumer le rôle de cessionnaire si vous demeurez membre de l’Ordre. Consultez l’étape 2 pour en savoir plus.

Les documents originaux des dossiers doivent être remis aux clients. 

Le cessionnaire peut accepter de conserver seulement des dossiers en version électronique. Toutefois, les conditions de transfert, dont le délai de conservation, demeurent les mêmes. Il faudra peut-être alors détruire certains dossiers par la suite, et ce, toujours de manière confidentielle.

 IMPORTANT : Le dossier du client contient les copies des documents de travail du CPA (lettre mandat, états financiers, déclarations fiscales, etc.) et les documents originaux du client du CPA (ex. : factures, chèques, T4, talons de paye, procès-verbaux (livre de minutes, etc.)).

Le dossier de travail du CPA contient toutes les copies des échanges avec le client (lettre mandat, déclaration de la direction, courriels), les feuilles de travail, la copie signée par le client des documents résultant de son travail (états financiers, déclarations fiscales, etc.). Cette partie du dossier appartient exclusivement au CPA et il a l’obligation de la conserver. Les dossiers de travail du CPA ne peuvent être remis au client.