Cessation d’exercice et fermeture d’un cabinet

Après avoir fermé votre cabinet, connectez-vous à votre dossier afin de mettre fin à votre emploi et ajouter un nouvel emploi le cas échéant. Profitez-en pour mettre à jour vos activités professionnelles.

Informez le Fonds d'assurance de votre nouvelle situation professionnelle en remplissant une nouvelle déclaration.

Avisez votre fournisseur ou gestionnaire de votre assurance responsabilité professionnelle excédentaire (ACPAI Assurance ou un autre courtier le cas échéant) que vous cessez d’offrir vos services en société, s’il y a lieu. 

Assurez-vous également d’avoir la couverture subséquente de 5 ans.

Vous prévoyez être retiré du Tableau de l’Ordre prochainement? Informez l’Ordre de cette situation par courriel à sep@cpaquebec.ca et préparez-vous à effectuer les étapes de la cessation d’exercice. 

Avisez votre fournisseur ou gestionnaire de votre assurance responsabilité professionnelle excédentaire (ACPAI Assurance ou un autre courtier le cas échéant) que vous cessez d’offrir vos services en société.

Assurez-vous également d’avoir la couverture subséquente de 5 ans.

Un cessionnaire est un CPA qui prend en charge la conservation des dossiers d’un membre qui ferme son cabinet, qui cesse de pratiquer la profession ou qui est retiré du Tableau. Compte tenu des exigences liées à ce rôle, la plupart du temps, il s’agit de CPA offrant leurs services à des tiers dans les mêmes domaines que le cédant.

Si le cessionnaire choisit de démissionner ou est retiré du Tableau pour toute autre raison pendant la période de conservation des dossiers prévue au règlement, il devra alors désigner un autre cessionnaire CPA et lui céder obligatoirement tous ses dossiers. 

Il arrive qu’un CPA qui demeure membre puisse conserver lui-même ses dossiers et assumer le rôle de cessionnaire. Il doit cependant obtenir l’autorisation de l’Ordre et fournir certains renseignements à cet effet.

À défaut de nommer un cessionnaire CPA pour vos dossiers, c’est la Secrétaire de l’Ordre qui en prendra possession. 

Le cessionnaire joue un rôle précis lors d’une cessation. Notamment : 

• conserver les dossiers pendant un minimum de 5 ans tout en respectant la durée de conservation exigée par d’autres organismes (ex. : gouvernement);
• informer les clients qu’il a pris possession de leur dossier;
• demeurer disponible pendant la durée de conservation des dossiers afin de rendre accessible un document concernant un client.

Le cessionnaire : 

• n’a pas l’obligation de reprendre la clientèle du membre ou de l'ancien CPA en cessation d’exercice, c’est-à-dire de poursuivre la collaboration dans le futur. Le client est libre de faire affaire avec le professionnel de son choix. Il doit cependant demeurer cessionnaire pour toute la période prévue au Règlement et ne peut transférer les dossiers à un autre CPA qui aurait repris la clientèle, à moins de convenir d’une entente à cet effet;
• n’est pas responsable des actes posés par l’ancien CPA dans ces dossiers en cas de poursuite.

Si une rémunération est demandée par la personne responsable du transfert/tri de dossiers, le tout doit être négocié directement entre les parties. Rien n’est prévu en ce sens au Règlement.

Selon le Règlement, le délai de conservation des dossiers est de 5 ans. Il s’agit d’un minimum. Les dossiers doivent être conservés plus longtemps, notamment si d’autres lois ou règlements l’exigent, par exemple les différents paliers de gouvernement pour les dossiers de fiscalité des particuliers qui doivent être conservés plus de 5 ans.

En tout temps, les dossiers doivent être détruits de manière confidentielle afin d’assurer la confidentialité de l’information contenue dans les documents.

Vous devez remettre tous vos dossiers physiques et/ou électroniques au cessionnaire désigné. Toutefois, il est possible de conserver certains dossiers vous-même et d’assumer le rôle de cessionnaire si vous demeurez membre et obtenez l'autorisation de l'Ordre.

Les documents originaux des dossiers doivent être remis aux clients. 

 IMPORTANT : Le dossier du client contient les copies des documents de travail du CPA (lettre mandat, états financiers, déclarations fiscales, etc.) et les documents originaux du client du CPA (ex. : factures, chèques, T4, talons de paye, procès-verbaux, livre de minutes, etc.).

Le dossier de travail du CPA contient toutes les copies des échanges avec le client (lettre mandat, déclaration de la direction, courriels), les feuilles de travail, la copie signée par le client des documents résultant de son travail (états financiers, déclarations fiscales, etc.). Cette partie du dossier appartient exclusivement au CPA et il a l’obligation de la conserver. Les dossiers de travail du CPA ne peuvent être remis au client.

• le nom du cessionnaire et ses coordonnées 
• la liste de tous vos dossiers, actifs et inactifs, des 5 dernières années, le type de mandats réalisés et l'année où ils l'ont été
• la confirmation du transfert physique et/ou électronique de tous vos dossiers (actifs et inactifs des 5 dernières années) au cessionnaire et la confirmation de réception de ceux-ci par le cessionnaire, le cas échéant
• la confirmation que vous conserverez vos dossiers physiques et/ou électronique (actifs et inactifs des 5 dernières années), le cas échéant 
• une copie de l'avis envoyé à vos clients afin de les aviser de la situation et du nom du cessionnaire et de ses coordonnées 
• une confirmation écrite de vos activités professionnelles à la suite de votre cessation ou de votre retrait du Tableau