Le droit de votre client à l’accès au dossier et à la rectification
Accès et rectification du dossier (art. 57 à 60)
Extraits du code de déontologie concernés
57. La présente section s’applique uniquement lorsque le comptable professionnel agréé rend des services à des tiers.
58. Le comptable professionnel agréé doit, dans un délai raisonnable et sur demande de son client, permettre à celui-ci ou à toute personne autorisée par lui par écrit, de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet. Il doit, lorsque le client le demande, fournir une copie de ces documents sur un support répondant au mieux des intérêts du client. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la reproduction ou la transmission des documents.
Le premier alinéa n’a toutefois pas pour effet d’obliger le comptable professionnel agréé à :
1° divulguer des techniques, des méthodes ou des procédés qu’il a développés et qu’il traite de façon confidentielle;
2° révéler au client un programme ou des procédures de certification, sauf lorsqu’il s’agit de permettre au comptable professionnel agréé qui lui succède dans une mission de certification de prendre connaissance de son dossier de travail, dans une mesure raisonnable, afin que ce dernier puisse, selon les normes applicables, s’acquitter des responsabilités professionnelles qui lui incombent.
59. Le comptable professionnel agréé doit, dans un délai raisonnable, sur demande écrite de son client, répondre à une demande de rectification ou de suppression de renseignement formulée conformément à l’article 60.6 du Code des professions (chapitre C 26).
Il doit cependant refuser d’y donner suite dans les cas suivants :
1° la demande porte sur des éléments propres à l’exécution du contrat, relevant de son expertise ou faisant appel à son jugement professionnel et il estime qu’elle n’est pas justifiée;
2° la suppression ou la rectification demandée l’amènerait à contrevenir aux règles de l’art, aux lois, aux règlements ou aux normes applicables.
Lorsque le comptable professionnel agréé refuse une demande de rectification ou de suppression formulée en vertu de l’article 60.6 de ce code, il doit en informer son client par écrit en indiquant les motifs de ce refus.
Le comptable professionnel agréé doit donner suite à une demande de son client de verser au dossier les commentaires qu’il a formulés par écrit.
60. Le comptable professionnel agréé qui cesse d’agir pour le compte d’un client doit, même si ses honoraires n’ont pas été acquittés :
1° faciliter dans un délai raisonnable le transfert des documents visés par l’article 58 à son successeur et collaborer avec celui-ci, suivant les instructions de son client;
2° remettre à son client tous les documents et les biens qui lui appartiennent ou, suivant les instructions de ce dernier, les remettre à son successeur;
3° le cas échéant, rendre compte à son client de tous les fonds qu’il a détenus ou qu’il détient pour lui en fidéicommis relativement au contrat pour lequel il cesse d’agir, y compris le remboursement de toute avance;
4° informer son client sans délai de ses honoraires et de ses débours impayés.
Droit d’accès
En tant que CPA, vous devez respecter le droit du client :
- de prendre connaissance des documents qui le concernent dans tout dossier constitué à son sujet ;
- d’en demander une copie.
Que ce soit en cours de mandat ou à la fin de celui-ci, votre client ou son représentant autorisé, peut en tout temps avoir accès aux documents et renseignements contenus dans son dossier, et ce, même si ses honoraires sont impayés.
Ces documents et renseignements comprennent notamment :
- tous les documents originaux qu’il vous a remis (p. ex. le contrat de location, l’entente bancaire, les factures, etc.) ;
- les rapports, conclusions ou recommandations découlant de vos travaux ;
- tous les documents que vous avez créés, qui supportent vos travaux (p. ex. les écritures de journal, les fichiers de consolidation, les supports de notes aux états financiers, les feuilles maîtresses, le détail du calcul de l’impôt reporté, etc.) ;
- tout autre document de ce type qui ne serait pas déjà énuméré plus haut.
Support
Si votre client vous demande une copie d’éléments contenus dans son dossier, vous devez la lui fournir dans un format répondant à ses besoins. En effet, il pourrait préférer avoir accès aux documents sur une plateforme en ligne plutôt qu’obtenir une copie PDF ou papier. Demandez-lui le support dont il a besoin.
Refus
Vous pouvez refuser de transmettre des informations divulguant des procédures ou méthodes que vous avez établies et développées, par exemple vos documents de travail illustrant votre évaluation de risque, vos analyses, vos méthodes de calculs ou votre base pour la sélection d’échantillons.
De plus, si vous faites une mission de certification, les normes applicables (NCA260 - A16) prévoient qu’on ne doit pas compromettre l’efficacité de l’audit en rendant les procédures trop prévisibles. Il est donc légitime de ne pas donner au client l’ensemble de votre dossier d’audit.
Toutefois, votre successeur à une mission de certification doit pouvoir consulter votre dossier de travail afin de pouvoir accomplir son mandat.
Transfert de dossier
Rappelez-vous que si jamais vous cessez d’agir pour un client, vous devez vous assurer que la fin du mandat se déroule le mieux possible en collaborant avec votre successeur et en lui transmettant les documents et informations dont il a besoin dans un délai raisonnable. Celui-ci doit pouvoir prendre adéquatement la relève et agir en temps opportun. Cela s’applique également dans le cadre d’une mission de certification : le CPA qui vous succède doit pouvoir accéder au dossier du client afin de réaliser sa mission.
Par ailleurs, veillez à rendre compte à ce client des sommes que vous détenez en fidéicommis relativement au contrat pour lequel vous cessez d’agir. Si vous détenez des sommes versées en avance d’honoraires, vous devez rembourser les sommes dépassant la valeur des honoraires facturés au moment où vous mettez fin au contrat.
Droit de rectification
Le Code des professions prévoit qu’un client peut demander au professionnel d’apporter des rectifications à son dossier. Si le client veut corriger des données erronées ou qui ne sont plus à jour (par exemple sa déclaration de revenus indique qu'il était célibataire alors qu'il était marié), ou s’il estime que vous avez fait une erreur dans vos calculs et veut les faire corriger, vous devez prendre en considération sa demande et lui répondre, que vous accédiez à sa demande ou non.
Si vous estimez que sa demande n’est pas justifiée et que vous refusez d’y donner suite, vous devez lui expliquer pourquoi.
Refus
Parce que vous avez un devoir d’agir avec compétence, professionnalisme et intégrité, vous devez refuser de donner suite à une demande de votre client, si cela vous amène à contrevenir à vos obligations déontologiques, notamment celle de ne pas vous associer à un document faux ou trompeur, ou à contrevenir à une loi, une norme ou aux règles de l’art.
Délai raisonnable
Toute demande d’un client relativement à son dossier doit être traitée dans un délai raisonnable. Le caractère raisonnable du délai dépend des circonstances. Par exemple, si votre client veut confier à un autre CPA la préparation de sa déclaration de revenus et que nous sommes à quelques semaines de l’échéance, il est urgent de répondre à sa demande en transmettant les documents demandés à votre successeur dans les meilleurs délais.