Tenue et conservation des dossiers
Découvrez les bonnes pratiques et exigences en matière de tenue et de conservation de vos dossiers clients et voyez pourquoi une organisation rigoureuse est cruciale pour garantir la sécurité et l'intégrité de vos informations sensibles.
À travers la mise en situation ci-dessous, nous mettons en lumière les problèmes pouvant survenir en cas de fermeture soudaine et imprévue de votre cabinet. Cette situation souligne l'importance d'une préparation adéquate pour éviter des conséquences graves et des complications coûteuses.
Mise en situation
Être en ordre aujourd’hui, c’est offrir à vos proches la tranquillité de demain
Bonnes pratiques
Voici quelques actions que vous pouvez poser dès maintenant quant à la tenue de vos dossiers pour être déjà préparé à répondre aux exigences du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec en cas de cessation d’exercice, qu’elle soit volontaire, involontaire, temporaire ou permanente.
Garder en tête qu’en cas de cessation involontaire, que ce soit pour un décès ou une maladie, ce sont vos proches qui devront en répondre. Prévoir les points ci-dessous pourra grandement leur faciliter la tâche.
- Tenir une liste ordonnée de vos clients et dossiers à jour.
- Remettre à vos clients les documents les concernant chaque année, à la livraison de leur mandat (ex. : déclaration de revenus, avis de cotisation, rapport de mission de compilation, reçus, etc.).
- Identifier un CPA qui aura le rôle de cessionnaire à l’avance. D’ailleurs, une question est prévue à cet effet dans votre déclaration annuelle obligatoire. Ce dernier pourra conserver vos dossiers, y donner accès aux clients ou encore les transférer à leur nouveau CPA si vous êtes dans l’impossibilité d’agir.
- Informer vos proches de votre pratique.
Quel type de dossiers effectuez-vous (mission de compilation, mission d’audit, mission d’examen, fiscalité des particuliers, fiscalité des sociétés)?
Où conservez-vous vos dossiers?
Les conservez-vous de façon papier, numérique ou les deux?
Quels logiciels comptables utilisez-vous?
Conservez-vous une copie de sécurité sur un disque dur externe? Une clé USB?
Que devront-ils faire si vous n’êtes plus en mesure de répondre à vos clients?
- Prévoir l’accès aux mots de passe et en informer la personne qui s’occupera de votre dossier en cessation d’exercice avec l’Ordre.
- Prévoir auprès de votre fournisseur de services (logiciels, espace de stockage, copie de sauvegarde, serveur infonuagique, etc.) l’accès à une personne de confiance en cas de décès, d’inaptitude ou d’impossibilité d’agir.
L’infonuagique
Ce que vous devez conserver pour chaque mandat
Comme le prévoit le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, le CPA doit, pour chaque mandat ou client qu’il reçoit, tenir un dossier sur support papier ou électronique comprenant :
- Nom, adresse et numéro de téléphone du client
- Date à laquelle le mandat lui a été confié
- Date à laquelle le travail a été exécuté ou remis
- Le cas échéant, la copie du contrat de service professionnel ou la description des motifs de la consultation accompagnée, s’il y a lieu, de la convention écrite d’honoraires
- L’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus
- Le rapport ou le document remis et les recommandations faites au client
- La correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus
- Les documents fournis par le client
- Les documents et les renseignements recueillis ou vérifiés
- La compilation des heures affectées à l’accomplissement du mandat, par lui et son personnel, si la facturation est établie sur une base horaire
- La copie de la note détaillée d’honoraires et de frais transmise au client
Où devez-vous conserver vos dossiers?
Les dossiers doivent être conservés dans un local auquel le public n’a pas accès librement et pouvant être fermé à clé ou par un autre moyen équivalent. Il en va de même pour les dossiers conservés sur un support électronique (utilisation de clés d’authentification et mots de passe).
Le CPA doit employer un système qui permet un classement ordonné de ses dossiers. S’il utilise une identification codifiée, le CPA doit tenir un registre des codes correspondant aux dossiers.
Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers?
Un membre doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le mandat a été exécuté. Il doit respecter toute durée de conservation plus longue convenue avec son client ou exigée par les lois ou les normes applicables à la conservation de certains documents (ex. : délais gouvernementaux). Il est donc de la responsabilité des membres de s’assurer que la durée de conservation des dossiers est adéquate.
Pour détruire un document original appartenant à un client, le CPA doit :
- soit avoir obtenu l’autorisation de celui-ci;
- soit lui avoir donné la possibilité de le reprendre après le délai de 5 ans prévu ci-dessus.
Comment détruire vos dossiers?
La destruction doit se faire dans le respect de la confidentialité des renseignements.
S’il advenait que des informations confidentielles aient été révélées au public, le CPA doit être en mesure de démontrer qu’il a pris tout le soin nécessaire (dans la mesure du raisonnable) pour préserver la confidentialité des renseignements, en d’autres termes, qu’il a agi en professionnel et fait tout en son pouvoir pour remplir ses obligations. Voici quelques pistes pour s’en assurer :
- S’assurer de la crédibilité et de la réputation de l’entreprise de destruction.
- S’informer sur les contrôles mis en place par l’entreprise de destruction pour préserver la confidentialité, tels que :
- des enquêtes sur les employés;
- des ententes de confidentialité.
- Obtenir de l’entreprise de destruction un rapport sur les processus de contrôle en place.
- Assister à la destruction des documents.
- Obtenir un certificat de destruction.
Secret professionnel et confidentialité
Démission, retraite, décès, maladie, radiation
questions?
N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe du soutien à l’exercice de la profession par courriel à sep@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288-3256 [2611], ou sans frais au 1 800 363-4688.