Tenue et conservation des dossiers

Découvrez les bonnes pratiques et exigences en matière de tenue et de conservation de vos dossiers clients et voyez pourquoi une organisation rigoureuse est cruciale pour garantir la sécurité et l'intégrité de vos informations sensibles.

À travers la mise en situation ci-dessous, nous mettons en lumière les problèmes pouvant survenir en cas de fermeture soudaine et imprévue de votre cabinet. Cette situation souligne l'importance d'une préparation adéquate pour éviter des conséquences graves et des complications coûteuses.

Mise en situation

Être en ordre aujourd’hui, c’est offrir à vos proches la tranquillité de demain 

M. Tremblay, praticien seul, offre ses services de préparation de déclarations de revenus et de mission de compilation à sa clientèle. Habile technologiquement, il conserve uniquement ses dossiers de façon numérique sur un serveur infonuagique. À la suite d’un accident vasculaire cérébral, M. Tremblay est en perte cognitive et n’est plus en mesure de servir ses clients. L’accès à son serveur infonuagique a été coupé, comme il est en défaut de paiement. Des clients mécontents appellent fréquemment son domicile et sa conjointe, qui connait peu sa pratique, ne sait plus quoi leur répondre. M. Tremblay s’expose à d’éventuelles plaintes comme il n’est plus disponible, bien malgré lui, pour ses clients, alors que le traitement de leur dossier doit se poursuivre. 
 
Prenez connaissance des sections suivantes pour savoir ce que M. Tremblay aurait pu mettre en place afin de réduire le stress subit par sa famille ainsi que le retard et les pénalités causés à sa clientèle, qu’il sert fièrement depuis tant d’années.

Bonnes pratiques 

Voici quelques actions que vous pouvez poser dès maintenant quant à la tenue de vos dossiers pour être déjà préparé à répondre aux exigences du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec en cas de cessation d’exercice, qu’elle soit volontaire, involontaire, temporaire ou permanente.

Garder en tête qu’en cas de cessation involontaire, que ce soit pour un décès ou une maladie, ce sont vos proches qui devront en répondre. Prévoir les points ci-dessous pourra grandement leur faciliter la tâche.

  • Tenir une liste ordonnée de vos clients et dossiers à jour.
  • Remettre à vos clients les documents les concernant chaque année, à la livraison de leur mandat (ex. : déclaration de revenus, avis de cotisation, rapport de mission de compilation, reçus, etc.).
  • Identifier un CPA qui aura le rôle de cessionnaire à l’avance. D’ailleurs, une question est prévue à cet effet dans votre déclaration annuelle obligatoire. Ce dernier pourra conserver vos dossiers, y donner accès aux clients ou encore les transférer à leur nouveau CPA si vous êtes dans l’impossibilité d’agir.
  • Informer vos proches de votre pratique. 

    Quel type de dossiers effectuez-vous (mission de compilation, mission d’audit, mission d’examen, fiscalité des particuliers, fiscalité des sociétés)?
    Où conservez-vous vos dossiers? 
    Les conservez-vous de façon papier, numérique ou les deux?
    Quels logiciels comptables utilisez-vous?
    Conservez-vous une copie de sécurité sur un disque dur externe? Une clé USB?
    Que devront-ils faire si vous n’êtes plus en mesure de répondre à vos clients?
  • Prévoir l’accès aux mots de passe et en informer la personne qui s’occupera de votre dossier en cessation d’exercice avec l’Ordre.
  • Prévoir auprès de votre fournisseur de services (logiciels, espace de stockage, copie de sauvegarde, serveur infonuagique, etc.) l’accès à une personne de confiance en cas de décès, d’inaptitude ou d’impossibilité d’agir.  

L’infonuagique

Dans cette ère de transformation numérique, il est primordial d’évaluer les impacts de l’utilisation de la technologie infonuagique. Peu importe le support utilisé, le CPA doit s’assurer de la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ses données et dossiers.
 
En cas de décès ou de cessation involontaire des activités professionnelles, il est possible que votre fournisseur ferme simplement votre compte sans qu’une tierce personne puisse accéder à l’information. Afin de sauver bien du souci à vos proches et vos clients dans une situation déjà difficile, informez-vous auprès de votre fournisseur sur ce qui peut être fait dans de telles situations.
 
Consulter le Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI et la page Ère numérique pour en savoir plus.

Ce que vous devez conserver pour chaque mandat

Comme le prévoit le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation et sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec, le CPA doit, pour chaque mandat ou client qu’il reçoit, tenir un dossier sur support papier ou électronique comprenant :

  • Nom, adresse et numéro de téléphone du client
  • Date à laquelle le mandat lui a été confié
  • Date à laquelle le travail a été exécuté ou remis
  • Le cas échéant, la copie du contrat de service professionnel ou la description des motifs de la consultation accompagnée, s’il y a lieu, de la convention écrite d’honoraires
  • L’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus
  • Le rapport ou le document remis et les recommandations faites au client
  • La correspondance et les notes relatives aux services professionnels rendus
  • Les documents fournis par le client
  • Les documents et les renseignements recueillis ou vérifiés
  • La compilation des heures affectées à l’accomplissement du mandat, par lui et son personnel, si la facturation est établie sur une base horaire
  • La copie de la note détaillée d’honoraires et de frais transmise au client

Où devez-vous conserver vos dossiers?

Les dossiers doivent être conservés dans un local auquel le public n’a pas accès librement et pouvant être fermé à clé ou par un autre moyen équivalent. Il en va de même pour les dossiers conservés sur un support électronique (utilisation de clés d’authentification et mots de passe).

Le CPA doit employer un système qui permet un classement ordonné de ses dossiers. S’il utilise une identification codifiée, le CPA doit tenir un registre des codes correspondant aux dossiers.

Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers?

Un membre doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le mandat a été exécuté. Il doit respecter toute durée de conservation plus longue convenue avec son client ou exigée par les lois ou les normes applicables à la conservation de certains documents (ex. : délais gouvernementaux). Il est donc de la responsabilité des membres de s’assurer que la durée de conservation des dossiers est adéquate.

Pour détruire un document original appartenant à un client, le CPA doit :

  • soit avoir obtenu l’autorisation de celui-ci;
  • soit lui avoir donné la possibilité de le reprendre après le délai de 5 ans prévu ci-dessus.

Comment détruire vos dossiers?

La destruction doit se faire dans le respect de la confidentialité des renseignements.

S’il advenait que des informations confidentielles aient été révélées au public, le CPA doit être en mesure de démontrer qu’il a pris tout le soin nécessaire (dans la mesure du raisonnable) pour préserver la confidentialité des renseignements, en d’autres termes, qu’il a agi en professionnel et fait tout en son pouvoir pour remplir ses obligations. Voici quelques pistes pour s’en assurer :

  • S’assurer de la crédibilité et de la réputation de l’entreprise de destruction.
  • S’informer sur les contrôles mis en place par l’entreprise de destruction pour préserver la confidentialité, tels que :
    • des enquêtes sur les employés;
    • des ententes de confidentialité.
  • Obtenir de l’entreprise de destruction un rapport sur les processus de contrôle en place.
  • Assister à la destruction des documents.
  • Obtenir un certificat de destruction.

Secret professionnel et confidentialité

Comme prévu au Code de déontologie des CPA, à toute étape du processus de préparation, de conservation, de transmission et de destruction de renseignements, le CPA doit assurer, par des mesures raisonnables, la protection des renseignements de nature confidentielle recueillis ou portés à sa connaissance dans l’exercice de sa profession

Démission, retraite, décès, maladie, radiation

Lors de la fermeture de votre cabinet, que ce soit pour la retraite, une réorientation de carrière ou votre démission du Tableau de l’Ordre, vos dossiers doivent être transférés à un membre de l’Ordre des CPA, et ce, même si vous continuez de servir vos clients suite à votre retrait du Tableau
 
Prenez connaissance de la page Cessation d’exercice et fermeture d’un cabinet pour connaitre les étapes à suivre dans cette situation. Vous y trouverez également un guide sur la cessation destiné à l’entourage d’un CPA décédé ou en incapacité d’agir.


questions?

N’hésitez pas à communiquer avec l’équipe du soutien à l’exercice de la profession par courriel à sep@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288-3256 [2611], ou sans frais au 1 800 363-4688.

 
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