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Foire aux questions – Enjeux déontologiques durant la pandémie de la COVID-19

La crise actuelle nous amène tous à gérer des situations inhabituelles dans notre milieu de travail. Pour les CPA, les incidences sont nombreuses, notamment en ce qui concerne les différentes mesures gouvernementales et les demandes de clients en réaction à ces mesures. Mais quitte à adapter leurs façons de faire, les CPA doivent respecter les règles déontologiques qui encadrent la profession malgré la crise.

Quelles sont mes obligations professionnelles en contexte de crise?

Que vous soyez en télétravail, au bureau ou les deux, vous devez vous conformer en tout temps aux directives gouvernementales en matière de normes sanitaires. Puisque le non-respect de ces consignes pourrait soulever des questions quant à votre responsabilité professionnelle, tant sur le plan civil que disciplinaire, nous vous recommandons de documenter les différentes mesures mises en place dans votre cabinet ou votre organisation. À cette fin, créez un dossier où vous rassemblerez toutes les communications pertinentes envoyées à votre personnel et à votre clientèle afin de respecter les consignes du gouvernement : courriels, avis, ordre du jour de réunions, planification du télétravail, notes à la clientèle, etc.

Mon employeur ou mon client me demande de l’assister pour faire une demande d’aide financière au gouvernement. Quelles obligations professionnelles dois-je garder à l’esprit? 

Pendant la crise de la COVID-19, les gouvernements fédéral et provinciaux viennent en aide aux particuliers, aux commerces, aux organismes sans but lucratif et à d’autres entreprises par le truchement de divers programmes de subvention et d’aide financière. Par conséquent, les employeurs et les clients demandent souvent aux CPA de leur donner des indications quant à leur admissibilité à ces programmes ou de préparer les demandes de prestations pour eux.

Si vous acceptez d’offrir une telle assistance, vous devez garder à l’esprit les exigences du Code de déontologie suivantes.

Article 19 – Conformité aux normes professionnelles
En tant que CPA vous devez agir avec tout le soin nécessaire, conformément aux normes applicables et aux données en vigueur selon l’état de la science.

Article 23 – Intégrité et objectivité
L’article 23 exige des CPA qu’ils remplissent leurs obligations professionnelles avec intégrité et préservent leur jugement professionnel et leur jugement en affaires de tout parti pris, de tout conflit d’intérêts ou de toute influence indue de tiers. Étant donné que l’admissibilité d’une entité aux programmes liés à la pandémie de COVID-19 peut dépendre d’une diminution du revenu ou d’autres critères, vous devez impérativement prendre garde de ne pas laisser vos clients ou votre employeur influencer indûment votre jugement professionnel.

Article 34 – Éviter les exposés ou les documents contenant des données erronées ou fallacieuses 
Vous pourriez être amené à préparer des lettres, des rapports, des déclarations, des exposés ou des états financiers pour fournir à votre employeur ou à vos clients de l’aide concernant les programmes gouvernementaux liés à la COVID-19. Ce faisant, vous devez prendre garde de ne pas signer, préparer, produire ou même associer votre nom à des lettres, attestations, opinions, rapports, déclarations, exposés, états financiers ou tout autre document, alors que vous savez ou devriez savoir qu’ils contiennent des données erronées ou fallacieuses, par complaisance ou sans vous être assuré qu’ils sont conformes aux règles de l’art ou aux données de la science.

Enfin, vous devrez peut-être renseigner votre employeur ou vos clients quant à la nature et au traitement fiscal de ces programmes gouvernementaux afin de leur éviter des problèmes de trésorerie plus tard. Vous devez faire preuve de circonspection et respecter les normes d’éthique lorsque vous les aidez à établir leur admissibilité aux mesures d’aide gouvernementale liées à la pandémie de COVID-19, qui sont fort utiles pendant cette période de crise financière.

Je suis associé dans un cabinet ou j’exerce seul à mon compte. Y a-t-il des actions préventives que je dois mettre en place?

Oui. Désignez dès maintenant un répondant CPA au cas où vous seriez incapable de travailler, par exemple si vous deviez être atteint de la COVID-19. En tant que CPA, vous devez prendre les dispositions nécessaires pour que vos clients puissent se tourner vers un autre CPA en cas d’urgence. Bien que cela soit plus facilement réalisable dans un cabinet comptant plusieurs CPA, cela est aussi possible si vous exercez seul. Le CPA qui agira à titre de répondant n’aura pas à prendre en charge votre clientèle, mais il pourra à tout le moins aviser vos clients de votre indisponibilité afin qu’ils puissent prendre une décision éclairée quant à leurs dossiers en cours. Notez que cet arrangement devrait être pris en tout temps afin de prévenir toute situation qui vous empêcherait d’accomplir votre travail, et non seulement en situation de crise. 

Pour plus de détails sur le sujet, consultez l’article Être disponible et diligent pour ses clients, c’est gagnant.

Puis-je signer des avis au lecteur ainsi que des rapports d’examen ou d’audit pour aider un autre CPA?

C’est possible, mais vous devez respecter les règles et les normes en vigueur, comme le requiert l’article 19 du Code de déontologie. Par exemple, dans le cas d’une mission d’audit, même si vous avez révisé avec attention le dossier du client et que vous avez suggéré des corrections avant de signer votre rapport, les normes sont claires quant à la nécessité de connaître les affaires du client. Vous devrez donc bien documenter ce que vous avez fait pour connaître suffisamment les affaires du client. Vous pourriez notamment avoir discuté avec les membres de l’équipe de mission de la situation financière du client et des risques d’entreprise et/ou encore avoir eu une ou plusieurs discussions avec le client lui-même et son personnel comptable. 

Dans tous les cas, signer un rapport sans respecter les normes, même si elles sont moins exigeantes dans le cas d’une mission de compilation, est une pratique hautement risquée qui est à proscrire absolument. En effet, au sens de l’article 34 du Code de déontologie, une telle signature pourrait être considérée comme une signature de complaisance et pourrait vous exposer à une plainte disciplinaire.

Assurez-vous également d’utiliser la papeterie adéquate selon la situation (lettre de mission, rapport, etc.).

Attention 
Si vous n’exercez pas actuellement la comptabilité publique, vous devez communiquer avec l’équipe du soutien à l’exercice de la profession pour vérifier les conditions nécessaires pour prêter main-forte à un autre CPA en effectuant l’une ou l’autre des tâches mentionnées. 

T. 514 288-3256 [2611]  1 800 363-4688  sep@cpaquebec.ca
Puis-je demander des avances d’honoraires à mon client?

Oui, vous pouvez détenir pour le compte de votre client des sommes ou des biens, dont des avances d’honoraires. Ces avances d’honoraires doivent, sans délai après réception, être déposées dans un compte en fidéicommis. À ce sujet, consultez les articles 1 et 4 du Règlement sur la comptabilité en fidéicommis.

Ainsi, avant de demander des avances d’honoraires à votre client, vous devez disposer d’un compte en fidéicommis dans lequel ces avances pourront être déposées. Vous ne pouvez utiliser les sommes qu’aux fins pour lesquelles elles vous ont été confiées, c’est-à-dire que vous ne pouvez les décaisser que pour payer une facture transmise pour les déboursés ou les services rendus pour le compte de ce même client. Par exemple, les sommes détenues en fidéicommis ne peuvent en aucun cas être utilisées pour payer les comptes-courants du cabinet.  

Nous vous rappelons également que conformément à l’article 56 du Code de déontologie, vous ne pouvez jamais exiger d’avance le paiement complet de vos services.

Pour procéder à l’ouverture d’un compte en fidéicommis, communiquez avec votre institution financière. Compte tenu des circonstances exceptionnelles liées au coronavirus (COVID-19), il est possible que votre demande d’ouverture de compte doive être faite en ligne. Assurez-vous d’indiquer dans votre demande qu’il s’agit d’un compte en fidéicommis et non d’un compte commercial. 

À l’ouverture du compte en fidéicommis, vous devrez également remplir un formulaire de déclaration d’ouverture de compte en fidéicommis et le transmettre à l’Ordre et à l’institution financière. 

Plus pour de détails, nous vous invitons à consulter la page « Comptabilité en fidéicommis ».

Pour toute question au sujet des comptes en fidéicommis, veuillez communiquer avec l’équipe du soutien aux membres par courriel à redditiondecomptes@cpaquebec.ca ou par téléphone au 514 288-3256, poste 2630 ou sans frais au 1 800 363-4688.

Puis-je cesser de rendre des services aux clients qui ne sont plus en mesure de me payer à cause de la crise actuelle?

La situation exceptionnelle créée par la pandémie de la COVID-19 ne change pas les règles régissant la cessation de services prescrites aux articles 52 et 53 du Code de déontologie.

Même si un client vous doit une somme astronomique ou risque de ne pas vous payer à cause de l’impact de la crise sanitaire sur ses affaires, vous ne pouvez pas l’ignorer, arrêter de lui répondre ou même mettre fin à votre mandat. 

Bien que l’article 52 identifie notamment le refus par le client de reconnaître une obligation sur les honoraires ou, après un préavis raisonnable, de verser un montant pour y pourvoir, comme un motif juste et raisonnable pour cesser d’agir pour le compte d’un client, rappelez-vous que l’article 53 stipule que la cessation de services ne doit pas être préjudiciable à votre client et qu’elle doit être signifiée dans un délai raisonnable. 

Ainsi, ce qui détermine si votre avis de cessation a été envoyé dans un délai raisonnable dépend de plusieurs facteurs et est spécifique à chaque situation. Selon le cas, plusieurs éléments sont à considérer, par exemple :

  • Dans le cadre d'un mandat de tenue de livres : le délai de production des déclarations devant être produites à court terme, le soutien à la paie et la complexité des tâches;
  • Dans le cadre d'un mandat d'audit : la date de la prise d’inventaire, la période de l’année où le travail d’audit sera effectué, le bassin de CPA auditeurs qui sont en mesure de faire l’audit s’il s’agit d’une industrie particulière avec des exigences réglementaires spécifiques, le délai pour remettre les états financiers audités à la banque ou une autorité réglementaire;
  • Dans la cadre d’un mandat de déclarations de revenus pour un particulier : principalement, le délai de production.

Afin d’évaluer le préjudice possible envers votre client si vous cessez d’agir à son compte, vous devez considérer, entre autres, la capacité de votre client de trouver un autre CPA pour vous succéder. Il va sans dire qu’un client en difficulté financière aura probablement aussi de la difficulté à trouver un CPA pour faire auditer ses états financiers ou  pour faire sa tenue de livres pour l’année en cours. De plus, si vous avez déjà commencé votre mandat avec votre client, il sera d’autant plus difficile de démontrer que vous ne lui avez pas causé préjudice si la seule raison de la cessation de services est le non-paiement de vos honoraires. 

En résumé, avant de cesser d’agir pour un client, envoyez-lui un avis de cessation, conservez soigneusement les preuves qui justifient que le délai que vous avez donné au client pour l’aviser de la cessation est raisonnable et documentez les mesures que vous avez prises pour lui éviter tout préjudice. 

Pour plus de détails sur le sujet, consultez l’article Être disponible et diligent pour ses clients, c’est gagnant.

Quel est le délai raisonnable pour répondre à mes clients considérant le volume important d’appels liés à la COVID-19?

L’article 50 du Code de déontologie stipule que vous devez faire preuve de disponibilité et de diligence raisonnable envers vos clients. Mais, qu’est-ce qui peut être considéré comme raisonnable dans les circonstances actuelles? La meilleure piste de réponse : mettez-vous à la place de vos clients. En pareille situation, vous seriez certainement inquiet que le CPA à qui vous confiez vos affaires semble faire la sourde oreille et ne réponde pas à vos appels. Alors, en cas de débordement, n’hésitez pas à activer des messages automatisés sur votre messagerie vocale et votre boîte de courriel pour informer vos clients du volume inhabituel de demandes que vous devez traiter et qui sont liées aux nombreuses mesures mises en place par les gouvernements. 

De plus, redirigez au besoin vos clients vers des sites officiels, le temps de bien vous documenter, de comprendre tous les enjeux de ces mesures, de savoir en quoi elles touchent vos clients et de trouver la meilleure manière de les conseiller. 

Pour en savoir plus sur votre obligation de disponibilité et de diligence, consultez l’article Être disponible et diligent pour ses clients, c’est gagnant.

Les mesures gouvernementales annoncées pour gérer la crise de la COVID-19 sont nombreuses et mes clients me demandent de les aider, même si les modalités d’application sont encore incertaines. Que dois-je faire?

La rapidité à laquelle les choses évoluent actuellement ne doit pas vous faire perdre de vue vos obligations déontologiques. En tant que CPA, vos paroles ont de la valeur et une influence certaine sur vos clients et la manière dont ils mènent leurs affaires. Vos clients se fient non seulement aux opinions et aux conseils que vous leur donnez par écrit, mais aussi à ceux que vous leur donnez verbalement. Afin d’éviter les ennuis, vous devez donc toujours agir avec compétence et tout le soin nécessaire au sens de l’article 19 du Code de déontologie.

Il y a actuellement une abondance d’interprétations qui circulent concernant les différents programmes. Assurez-vous donc d’obtenir l’information que vous souhaitez partager d’une source fiable et avisez votre client des différents scénarios possibles s’il y a place à interprétation. Dans tous les cas, comme le mentionne l’article 16 du Code de déontologie, tenez compte des limites de vos aptitudes et des moyens dont vous disposez et, en cas de doute, n’hésitez pas à inviter vos clients à s’adresser à un autre professionnel.

Pour plus de détails sur le sujet, consultez l’article Les écrits restent, les paroles aussi

En raison de la pandémie de COVID-19, est-ce acceptable de demander à mes clients de laisser leurs documents dans une boîte à l’entrée de mon bureau?

Cela dépend de la façon dont vous procédez. Si les documents, par exemple ceux nécessaires à la préparation des déclarations de revenus des particuliers, sont déposés à l’intérieur de vos bureaux et que vous laissez la porte déverrouillée, vous devez vous assurer de la présence constante d’un employé de votre cabinet, dans le respect des directives gouvernementales en matière de normes sanitaires, afin que les documents ainsi déposés ne soient jamais laissés sans surveillance afin de protéger la confidentialité des renseignements fournis par vos clients.

Si les documents sont déposés à l’extérieur de votre bureau, vous devez évidemment vous assurer qu’ils ne sont en aucun cas accessibles à un tiers. Vous devez également les récupérer le plus souvent possible, même si votre boîte de dépôt est sous clé.

Il est entendu que le fait de demander à vos clients de déposer leurs documents devant la porte de votre cabinet alors que vous êtes absent est à proscrire. Si vous ne pouvez vous assurer qu’un employé est constamment présent sur place, pensez à établir des plages horaires spécifiques pour recevoir les documents, à faire la collecte directement chez vos clients en respectant strictement  les règles sanitaires ou encore à inviter vos clients à utiliser le courriel, un portail sécurisé ou la poste recommandée. Attention, si vous invitez vos clients à vous envoyer des documents par courriel, lisez la suite de cette FAQ pour savoir comment procéder de manière sécuritaire.

À cause des risques liés à la COVID-19, est-ce que je peux privilégier les courriels plutôt que les rencontres en personne avec mes clients?

Oui, car les échanges par courriel sont en effet une bonne façon de réduire les contacts et de respecter les directives gouvernementales en matière de normes sanitaires. Il est toutefois important de le faire de manière sécuritaire pour assurer la confidentialité des renseignements échangés.

Protégez les données sensibles que vous expédiez en utilisant par exemple le chiffrement et un mot de passe. Pour en savoir davantage, consultez la page 29 du Guide CPA des bonnes pratiques d’utilisation des TI. Vous pouvez également utiliser un service infonuagique sécurisé de stockage et de partage de documents tel que Docurium. Cette plateforme fait l’objet d’une offre de services négociée par l’Ordre conjointement avec le Barreau du Québec et la Chambre des notaires. 

Assurez-vous également d’avoir obtenu l’autorisation de vos clients avant d’envoyer par courriel des documents couverts par le secret professionnel. Profitez-en pour valider l’adresse courriel de leur choix pour correspondre avec eux.

Pour en savoir plus sur l’utilisation du courriel pour les CPA, consultez l’article Le courriel : peut-on faire rimer efficacité et qualité?.

Étant donné le risque de transmission de la COVID-19, dois-je remettre les documents en format papier à mes clients qui l’exigent?

L’article 46.1 du Code de déontologie vous oblige à remettre ses  documents à votre client ou à son représentant sans délai. Vous pouvez toutefois expliquer à un client que la transmission de documents par voie électronique est préférable dans le contexte actuel, autant pour votre sécurité que pour la sienne et celle de vos équipes respectives. Si malgré tout, vos clients exigent de vous un envoi papier, assurez-vous de respecter les directives gouvernementales en matière de normes sanitaires et conservez des preuves de votre tentative de les convaincre d’accepter une transmission de documents par voie électronique.

Est-il permis d'utiliser les médias sociaux pour diffuser de l'information durant la crise?

Oui, mais souvenez-vous qu'en tant que CPA, vous devez faire preuve de prudence, de modération et de professionnalisme dans leur utilisation en tout temps, y compris durant la crise alors que la communication revêt une grand importance pour maintenir le lien avec vos clients. Pour éviter les faux pas, consultez l'article 5 conseils pratiques pour éviter les faux pas sur les médias sociaux.

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