Déclaration des heures de formation
Selon le règlement en vigueur, tous les CPA ont la responsabilité de :
- déclarer leurs heures de formation chaque année avant le 30 septembre;
- conserver les pièces justificatives liées aux activités de formation suivies et déclarées.
Astuces
Il n’est pas nécessaire d’attendre un moment précis de l’année pour déclarer vos heures. Évitez d’être pris au dépourvu à la fin de l’année en inscrivant au fur et à mesure vos activités dans votre dossier.
Faites une description précise de votre activité afin de faciliter l’évaluation de son admissibilité. Vous éviterez ainsi d’avoir à fournir des renseignements complémentaires et gagnerez du temps!
Enregistrement de vos activités
Toutes les activités de formation offertes par l’Ordre et ses partenaires de formation dans son programme de développement professionnel sur Vivo sont automatiquement comptabilisées dans votre dossier pour l’année de référence concernée si elles respectent toutes les conditions énumérées ci-dessous, à moins d'une mention contraire dans la description de la formation.
Vous devrez toutefois y ajouter vous-même les activités suivies auprès d’un autre fournisseur.
Important
Notez qu'un délai est à prévoir pour le transfert automatique des heures de formation effectuées durant l'automne étant donné la période de rodage nécessaire pour l'implantation du nouveau système. Si vous terminez des formations achetées sur Vivo au cours de l’automne, vous ne devez pas les déclarer manuellement. Elles seront ajoutées automatiquement à votre sommaire ultérieurement, à moins d’une indication contraire dans la description de la formation.
Formation en ligne offerte par l'Ordre
- Complétion de tous les modules obligatoires
Formation en ligne offerte par un partenaire de formation
Avec évaluation des connaissances
- Obtention d’une note supérieure à 60 %
Sans évaluation des connaissances
- Temps de visionnement de la formation suffisant (peut varier selon les formations)
Formation
en salle
- Attestation de présence reçue
Colloque/
Grand Rendez-vous
- Attestation de présence reçue
Il est également de votre responsabilité :
- de vous assurer que le nombre d’heures comptabilisées dans votre dossier correspond au nombre d’heures effectivement réalisées. Après validation des présences, les heures correspondant aux cours auxquels vous étiez absent seront retirées.
- de classer vos activités dans la catégorie qui se rapproche le plus de la réalité.
ATTENTION – Le non-respect de l’obligation de déclarer ses heures de formation peut entraîner la suspension, la limitation du droit d'exercer des activités professionnelles ou même la radiation du tableau de l'Ordre, ou encore la suspension ou la révocation du permis de comptabilité publique pour les titulaires de ce permis.
Des frais de 175 $ sont généralement imposés aux membres qui ne déclarent pas le nombre minimal d'heures exigées par les règlements au plus tard 30 septembre de chaque année.
Pièces justificatives liées à vos activités de formation
Selon la réglementation, vous devez conserver toutes les pièces justificatives liées aux activités de formation que vous avez suivies et déclarées à l’Ordre pendant quatre ans, soit 12 mois après la période de référence mobile de trois ans concernée, puisque l’Ordre peut exiger tout renseignement ou document permettant de vérifier l’admissibilité d’une activité. Par exemple, les documents attestant d’une formation ayant eu lieu le 1er septembre 2018 doivent être conservés jusqu’au 1er septembre 2022.
Les pièces justificatives doivent permettre d’obtenir :
- le nom de l’activité
- la date à laquelle elle a eu lieu
- sa durée (excluant les pauses)
- son contenu (courte description du sujet de l’activité)
- le nom du fournisseur
- une attestation de votre présence ou du résultat obtenu lors du test final (s’il y a lieu)
Pièces justificatives acceptées
- Certificat de réussite
- Attestation de participation
- Registre des présences de votre employeur (doit inclure votre nom et la date à laquelle l’activité a eu lieu)
- Lettre du formateur/fournisseur attestant de votre participation à l’activité
- Lettre signée par votre supérieur attestant de votre présence à l’activité (doit inclure votre nom et celui de votre supérieur, le poste que vous occupez, la date de l’activité et sa durée)
- Procès-verbal de chaque rencontre
- Ordre du jour de chaque rencontre
- Lettre signée par votre supérieur attestant de votre présence aux réunions (doit inclure les dates, le contenu et la durée des réunions)
- Preuve de connexion, attestation, etc.
- Lettre signée par vous indiquant une estimation raisonnable des heures de préparation
- Plan de cours
- Confirmation de l’établissement sur la durée du cours (ex. : sommaire du cours sur le site Web de l’établissement)
- Document indiquant la durée du cours (ex. : matériel promotionnel officiel)
- Copie de l’article publié avec la date de la parution
- Copie de la table des matières de l’ouvrage publié
- Lien vers la page Web où le texte rédigé peut être consulté, avec attestation signée par vous indiquant une estimation raisonnable des heures de rédaction
Aucune pièce justificative requise
Pièces justificatives refusées
- Billet d’avion
- Confirmation d’inscription à l’activité de formation
- Reçu de chambre d’hôtel