Inspection professionnelle : résistez à l’envie de « faire le ménage » avant d'être inspecté

Vous êtes informé que votre cabinet recevra la visite d’un inspecteur au cours des prochains mois. Votre premier réflexe : vous assurer que tout est en ordre afin d’éviter de vous faire reprocher quoi que ce soit!

Mais attention : si l’organisation efficace de vos dossiers peut faciliter le processus d’inspection, certaines pratiques sont à proscrire si vous ne voulez pas vous retrouver en mauvaise posture.

Modifier vos dossiers en vue de l’inspection : une grave erreur 

Ajouter des signatures et des documents manquants ou modifier des dates peut être tentant. Mais sachez que ces gestes risquent d’avoir des conséquences bien plus lourdes que de présenter des dossiers imparfaits à l’inspecteur. 

À preuve, dans les dernières années, le Conseil de discipline a sanctionné¹ trois CPA qui ont modifié leurs dossiers de mission de certification, notamment : 

• en falsifiant la signature de clients sur des lettres de mission et d’affirmation ainsi que sur des écritures de régularisation, ou en faisant signer des documents antidatés par le client avant l’inspection;
• en  changeant le contenu des fichiers;
• en modifiant et en ajoutant des documents et des renseignements dans des dossiers;
• en impliquant en tout ou en partie les employés du cabinet dans l’opération de falsification des dossiers.

Des conséquences lourdes

Sans surprise, le Conseil de discipline a conclu que les faits reprochés constituaient des infractions graves, car ils vont à  l’encontre des valeurs et de l’essence de la profession. Ce type de comportement nuit au bon fonctionnement d’un important mécanisme de protection du public en plus d’ébranler la confiance du public. Le prix à payer est loin d’être banal :

• Plainte disciplinaire : Le manque d’intégrité est une faute grave qui se solde habituellement par une plainte devant le Conseil de discipline. 
• Sanctions : Suivant la jurisprudence, le CPA fautif s’expose à une radiation de un à quatre mois, jumelée à une amende pouvant atteindre 25 000 $.
• Décision publique : Les décisions sur culpabilité et sur sanction sont rendues publiques sur CanLII, SOQUIJ et dans le Bulletin CPA, qui est envoyé aux 45 000 CPA et futurs CPA du Québec. 
• Suivi plus rigoureux : Aux yeux de l’Ordre, le cabinet fautif présente un risque accru de récidive, de sorte qu’il sera assujetti à des visites d’inspection plus rapprochées. 

En outre, les membres de votre équipe ou vos stagiaires pourraient remettre en question votre sens de l’éthique et vos compétences,  ou encore interpréter votre façon de faire comme étant la bonne manière de se préparer à une inspection. Quant aux clients que vous approchez pour signer ou modifier un document a posteriori, il y a fort à parier qu’ils douteront de vos compétences et de votre intégrité.

En revanche, en jouant franc jeu, vous bénéficiez de la confidentialité du processus et de l’accompagnement du service d’inspection pour vous aider à améliorer la qualité de vos dossiers. Selon le cas, des mesures pourraient être prises,  notamment : 

• Plan d’action : vous pourriez devoir présenter à l’Ordre un plan d’action précisant les mesures de remédiation que vous mettrez en place pour éviter de reproduire les mêmes erreurs. 
• Réinspection : vous pourriez faire l’objet d’une réinspection afin que l’Ordre s’assure de la mise en place des mesures de remédiation. 
• Supervision : vos dossiers pourraient être soumis à la révision d’un CPA nommé par l’Ordre, avant ou après la signature des rapports de certification ou de compilation.

La prévention : le meilleur moyen d’éviter les problèmes

La meilleure façon de vous préparer à une visite d’inspection reste la prévention, par exemple en mettant en pratique ces quelques conseils :

• L’Ordre publie chaque année le bilan des lacunes relevées lors des inspections. Parcourez-le, vous y trouverez d’excellentes pistes pour améliorer vos processus.
• Tenez compte de votre connaissance du secteur d’activité du client, de la disponibilité de votre personnel expérimenté, de la possibilité de recourir à d’autres ressources et du niveau de risque avant d’accepter une mission.
• Nommez un responsable du contrôle qualité de la mission pour évaluer les travaux réalisés ou faire réviser les sections pertinentes par un expert avant de produire un rapport.

Même si la perspective d’une inspection est stressante et que vous souhaitez faire bonne figure, y faire face en toute intégrité et transparence est la seule attitude à adopter.

Il est également important de savoir que, si vous faites l’objet d’une enquête du syndic, les mêmes principes de transparence et d’intégrité doivent être respectés. La modification de documents ou d’un dossier de mission est donc à proscrire, car cette action pourrait donner lieu à de graves conséquences.

¹ 2019 CanLII 15773 (QC CPA), 2021 QCCDCPA 8 (CanLII) et 2021 QCCDCPA 26 (CanLII)